This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Refugee crime statistics for Kwai Tsing District'.

 
(Updated in February 2016) 
 
Ref. : L/M (1) to CSO/AW/GC/2/1 
Government Secretariat 
 
 
Government of the Hong Kong 
Special Administrative Region 
 
 
 
 
12 May 2010 
 
 
 
General Circular No. 2/2010 
Code on Access to Information 
 
 

(Note : Distribution of this Circular is Scale C.  It should be read by 
all  Directors  of  Bureaux,  Permanent  Secretaries,  Heads  of 
Departments  and  Directorate  Officers  in  Bureaux  and 
Departments, and all other officers who by the nature of their 
duties may be required to provide information to members of 
the public.) 
 
 
Introduction 
 
 
 
The Code on Access to Information (the Code) provides a formal 
administrative framework for the provision of information by the Government 
to members of the public with the objective of keeping the community well 
informed  about  the  Government,  the  services  it  provides  and  the  basis  for 
policies and decisions that affect individuals and the community as a whole.  
The Code was introduced, initially on a pilot scheme basis, in March 1995 and 
was  extended  progressively  to  the  whole  of  the  Government  in  December 
1996.  All government departments* should comply with the provisions of the 
Code,  which  are  elaborated  in  a  set  of  Guidelines  on  Interpretation  and 
Application of the Code (the Guidelines).  This Circular highlights the salient 
features of the Code and special areas for attention to facilitate departments to 
implement the Code. 
 
2. 
 
Attached to this Circular is Annex A to the Code which lists all 
the departments to which the Code applies. 
                                                 
*  The term “department” includes any policy bureau, department, bureau, force, service, unit, secretariat, or 
other agency of the Government. 

 
  2 
 
 
 
Salient Features of the Code 
 
3. 
 
The underlying principle of the Code is that information held by 
the Government will be made available, either routinely or on request, unless 
there are valid reasons related to public interests, commercial interests, third 
party  or  privacy  to  withhold  the  information.    The  aim  of  the  Code  is  to 
provide information as promptly and as  helpfully  as  possible.  It should 
not be used, or perceived to be used, within or outside  the Government, as a 
means to obstruct the existing practices and avenues of providing information 
routinely or informally. 
 
4. 
 
The  Code  defines  the  scope  of  information  which  departments 
are  to  provide,  either  routinely  or  on  request,  and  sets  out  procedures  and 
timeframes by which such information is to be made available.  It authorises 
and requires departments to provide access to the information requested 
unless there are reasons for not so doing
.  These reasons are set out in Part 2 
of  the  Code  and  should  normally  be  referred  to  if  a  request  for  access  to 
information is refused. 
 
5. 
 
Where a civil servantgovernment officer acts in good faith in the 
course of his/her employment and, pursuant to the Code, releases or refuses to 
release information sought, any civil liability that may ensue will be borne by 
the Government. 
 
6. 
 
All requests for information under the Code should be dealt with 
according  to  the  timeframe  as  stipulated  in  the  Code,  i.e.  information  to  be 
provided within 10 calendar days from date of receipt of the request.  If this is 
not possible, an interim reply should be provided in which case the timeframe 
will be extended to 21 days.  Responses may be deferred beyond 21 days only 
in  exceptional  circumstances,  which  should  be  explained  to  the  applicant.  
Any  extension  necessary  should  be  kept  to  a  minimum  and  should  not 
normally exceed a further 30 days. 
 
7. 
 
The  Code  provides  for  review  of  the  original  decision  by  the 
department dealing with a request for information.  It is further underpinned 
by a complaint channel through The Ombudsman who is entirely independent 
of the Government.  An applicant who considers that a department has failed 
to apply any provision of the Code properly may lodge a complaint with The 
Ombudsman. 
 
 
 

 
  3 
 
 
8. 
 
The Code does not apply to information held by courts, tribunals 
or  inquiries  which  are  defined  very  broadly  to  include  all  judicial  or 
quasi-judicial  proceedings.    The  existing  rules  governing  disclosure  of 
information in the context of judicial proceedings are not affected.  Equally the 
Code  does  not  affect  statutory  prohibitions  on  or  rights  of  access  to 
information,  or  legal  restrictions  on  access  to  information  which  may  arise 
under common or international agreements. 
 
Approach on Release of Information 
 
9. 
 
The approach to release of information under the Code should be 
positive.  Departments  should work on the basis  that  information  requested 
will be released unless there is valid reason to withhold disclosure under the 
provisions of Part 2 of the Code. 
 
10. 
 
Part 2 of the Code defines the types of information the disclosure 
of which may be withheld.  Departments should not interpret the provisions of 
Part 2 of the Code as directives to withhold  the information requested.  The 
fact that specific information  falls  within  the  areas  listed  in  Part  2  does  not 
necessarily imply that access to it should or will be refused.  The withholding 
of  information  under  most  provisions  of  Part  2  is  subject  to  a  “harm  or 
prejudice  test”
.    The  department  concerned  has  to  consider  whether  the 
public  interest  in  disclosure  of  such  information  outweighs  any  harm  or 
prejudice that could result from disclosure. 
 
11. 
 
In  general,  other  than  requests  for  personal  information  or 
commercially  sensitive  information,  the  identity  of  the  requestor  would 
normally have no bearing on whether or not the information sought should be 
released.  Similarly, the purpose of the request, or refusal to reveal the purpose 
on  the  part  of  the  requestor,  should  not  be  a  reason  for  withholding  the 
information requested. 
 
Procedures for Refusing to Disclose Information 
 
12. 
 
When  a  request  for  information  is  to  be  refused  or  partially 
refused, the applicant concerned must be informed of –   
 
(a) 
the  reasons  for  refusal,  quoting  all  the  relevant  paragraph(s)  in 
Part 2 of the Code on which the refusal is based, with appropriate 
elaboration to justify invoking the relevant paragraph(s) in Part 2 
of the Code (where applicable); 
 
 

 
  4 
 
 
 
(b) 
the avenue of internal review if the applicant is not satisfied with 
the department’s decision; and 
 
(c) 
the option of lodging a complaint with The Ombudsman.  
 
13. 
 
Paragraph 12 above also applies to cases in which there is a good 
reason for departments to  –   
 
(a) 
provide a summary of records instead of a copy of the particular 
record requested; or 
 
(b) 
refuse  to  confirm  and/or  deny  the  existence  of  information  (in 
case giving the reasons for refusal would serve to confirm that the 
information  did  or  did  not  exist,  the  point  in  paragraph  12(a) 
above does not have to be included in the reply to the applicant). 
 
Level of Decision Making 
 
14. 
 
Decision on whether a particular request for information should 
be met would be made by the subject officer responsible for the particular area 
of work covered by the request for information.  In complex cases or where a 
refusal to disclose all or part of the information is contemplated, the decision 
might best be made at the directorate (D1 or D2) level.  In deciding on the level 
of officer making decision on a request, account should also be taken on the 
requirements pertaining to the rank of the reviewing officer under the Internal 
Review Procedure (see paragraph 15 below). 
  
Internal Review Procedure 
 
15. 
 
Any  request  for  review  should  be  considered  by  a  directorate 
officer at least one rank senior to the officer who made the original decision.  
In a formal response to a review request, the availability of The Ombudsman 
complaint  channel  should  be  made  clear.    The  target  response  times  for 
handling Code cases mentioned in paragraph 6 above should be adhered to in 
handling requests for review. 
 
Non-Code Requests 
 
16. 
 
Whereas  requests  made  under  the  Code  would  be  processed  in 
accordance with the Code and related departmental administrative procedures, 
 
 

 
  5 
 
 
non-Code requests (i.e. requests which do not make specific reference to the 
Code or are not made in the specified application form under the Code) should 
be  handled  in  the  usual  manner  as  they  have  been  dealt  with.    However, 
non-Code requests should be considered on the same basis as that applicable 
to  requests  under  the  Code,  i.e.  in  deciding  the  release  or  otherwise  of  the 
requested information, consideration should be made in accordance with the 
provisions of the Code.  In line with the spirit of the Code, departments should, 
as far as  possible, adhere  to  the  same  target  response  times  specified  in  the 
Code. 
 
17. 
 
In  case  a  non-Code  request  should  be  refused,  departments 
should,  as  far  as  possible,  give  reasons  for  refusal  in  accordance  with  the 
provisions in Part 2 of the Code.  Where applicable, departments should add a 
footnote to the reasons given to the effect that the reasons are in line with those 
in  the  Code,  quoting  the  relevant  paragraph  number  of  the  Code  as  well.  
Departments  should  also  advise  the  requestor  of  the  review  and  complaint 
channels. 
 
Access to Information Officer 
 
18. 
 
Each department should designate its own Access to Information 
Officer (AI Officer) who will be responsible for promoting and overseeing the 
application  of  the  Code,  co-ordinating  internal  efforts  in  meeting  the 
requirements of the Code, ensuring that the various procedures are complied 
with and organising in-house training on the Code, etc.  The responsibilities of 
an AI Officer are set out in Annex B.  Each department should also provide the 
AI  Officer  with  appropriate  guidelines,  including  the  department’s  internal 
circular on the Code and a set of detailed guidelines for implementation of the 
Code to facilitate the AI Officer in discharging his/her duties. 
 
The Guidelines on Interpretation and Application 
 
19. 
 
The Guidelines contain useful information on the interpretation 
and application of the Code to assist departments in implementing the Code.  
They,  however,  cannot  cover  every  eventuality.    Officers  handling  requests 
made under the Code should exercise their judgement in individual cases in 
accordance  with  the  principles  of  the  Code  and  the  guidance  given  in  the 
Guidelines. 
 
 
 

 
 

 
  6 
 
 
Internet Publication 
 
20. 
 
The Code and the Guidelines have been published on the Internet 
as 

component 
of 
the 
GovHK, 
and 
can 
be 
accessed 
at 
http://www.access.gov.hk.  Departments should include a brief introduction on 
the Code in its website and build a hyperlink to the above-mentioned website 
(http://www.access.gov.hk)
 
Circulation 
 
21. 
 
Departments  are  requested  to  re-circulate  this  cCircular  on  an 
annual basis to all officers involved in implementing the Code. 
 
Advice on the Code 
 
22. 
 
Any request for legal advice (on a specific case or of a general 
nature) should be addressed to : 
 
 
Deputy Law Officer (Civil Law) (Advisory)  
 
Department of Justice 
 
(Telephone : 2867 20983918 4337   Fax : 2869 06703918 4521) 
 
23. 
 
Any request for advice on the interpretation of the Code and on 
procedural  or  general  matters  should  be  referred  to  the  AI  Officer  of  the 
department  concerned  who,  if  in  doubt,  should  contact  Senior  Executive 
Officer  (Constitutional  and  Mainland  Affairs)4  (Telephone  :  2810  2562; 
Lotus  Notes  address  :  &CMAB/SEO[CMA]4;  Internet  email  address  : 
[email address]) of the Constitutional and Mainland Affairs Bureau. 
 
24. 
 
General  Circular  No.  5/2009  dated  4 May 2009  is  hereby 
cancelled. 
 
 
 
 
 
 
( Miss Helen TANG ) 
 
for Director of Administration 
 
c.c. Judiciary Administrator 
 
 

Annex A 
 
 
DEPARTMENTS TO WHICH THE CODE APPLIES 
 
 
Agriculture,  Fisheries  and  Conservation 
Hong Kong Police Force 
Department 
Housing Department 
All  registries  and  administrative  offices  of 
Immigration Department 
courts  and  tribunals  for  which  the 
Independent Commission Against Corruption 
Judiciary Administrator has responsibility 
Information Services Department 
Architectural Services Department 
Inland Revenue Department 
Audit Commission 
Innovation and Technology Bureau 
Auxiliary Medical Service (department) 
Innovation and Technology Commission 
Buildings Department 
Intellectual Property Department 
Census and Statistics Department 
Invest Hong Kong 
Civil Aid Service (department) 
Joint  Secretariat  for  the  Advisory  Bodies  on  Civil 
Civil Aviation Department 
Service and Judicial Salaries and Conditions of 
Civil 
Engineering 
and 
Development 
Service 
Department 
Labour Department 
Civil Service Bureau 
Labour and Welfare Bureau 
Commerce and Economic Development Bureau 
Land Registry 
Companies Registry 
Lands Department 
Constitutional and Mainland Affairs Bureau 
Legal Aid Department 
Correctional Services Department 
Leisure and Cultural Services Department 
Customs and Excise Department 
Marine Department 
Department of Health 
Office of the Commissioner of Insurance 
Department of Justice 
Office of the Communications Authority 
Development Bureau 
Offices  of  the  Chief  Secretary  for  Administration 
Drainage Services Department 
and the Financial Secretary 
Education Bureau 
Official Receiver’s Office 
Electrical and Mechanical Services Department 
Planning Department 
Environment Bureau 
Post Office 
Environmental Protection Department 
Radio Television Hong Kong 
Financial Services and the Treasury Bureau 
Rating and Valuation Department 
Fire Services Department 
Registration and Electoral Office 
Food and Environmental Hygiene Department 
Secretariat,  Commissioner  on  Interception  of 
Food and Health Bureau 
Communications and Surveillance 
General Office of the Chief Executive’s Office 
Secretariat of the Public Service Commission 
Government Flying Service 
Security Bureau 
Government Laboratory 
Social Welfare Department 
Government Logistics Department 
Student Financial Assistance Agency 
Government Property Agency 
Trade and Industry Department 
Highways Department 
Transport and Housing Bureau 
Home Affairs Bureau 
Transport Department 
Home Affairs Department 
Treasury 
Hong Kong Auxiliary Police Force  
University Grants Committee, Secretariat 
Hong Kong Monetary Authority 
Water Supplies Department 
Hong Kong Observatory 
Working  Family  and  Student  Financial  Assistance 
 
Agency 
 
 
 

Annex B 
 
 
Responsibilities of Access to Information Officer 
 
 

An Access to Information Officer of a department is responsible for promoting 
and  co-ordinating  efforts  within  the  department  concerned  in  meeting  the 
requirements of the Code.  Specifically, he/she is responsible for : 
 
(1a)  ensuring  that  an  administrative  system,  including  an  internal 
circular  on  the  Code  and  a  set  of  detailed  guidelines  for  the 
implementation of the Code, is in place and up-to-date; 
 
(2b)  ensuring  that  all  requests  for  information  under  the  Code  are 
handled  promptly  and  speedily  in  accordance  with  the 
requirements of the Code; 
 
(3c)  ensuring that the administrative procedures for handling requests 
as set out in the Code are being observed; 
 
(4d)  ensuring that all requests are met within the response time limits, 
as set out in the Code, and bringing to the attention of the senior 
management those cases where such targets cannot be met; 
 
(5e)  where  appropriate,  making  recommendations  for  a  decision  by 
the relevant division/unit head on the release/refusal of release of 
information  to  which  the  provisions  in  Part  2  of  the  Code  may 
apply; 
 
(6f)  ensuring  that  all  staff  concerned  are  aware  of  their  roles  and 
responsibilities in the adoption of the Code; 
 
(7g)   assisting the reviewing officer in handling requests for review;   
 
(8h)  overseeing  the  maintenance/compilation  of  statistics  relating  to 
requests for information under the Code; and 
 
(9i)  co-ordinating staff training on all aspects of the Code.