公 開 政 府 所 持 有 的 資 料 , 有 助 增 強 對 :
政 策 及 決 定 的 了 解
決 定 及 行 動 的 責 任 承 擔
公 共 服 務 的 認 識
公 共 事 務 的 參 與
香 港 行 政 管 理 的 信 心
目 錄
引 言
第
1 部
段 數
適 用 範 圍
1.1 - 1.3
政 府 部 門
1.1
法 庭 、 審 裁 處 及 調 查 小 組
1.2 - 1.3
提 供 資 料
1.4 - 1.7
按 慣 例 公 布 或 供 查 閱 的 資 料
1.4 - 1.5
應 要 求 提 供 的 資 料
1.6
法 定 義 務 及 限 制
1.7
程 序
1.8 - 1.19
公 開 資 料 主 任
1.8
索 取 資 料 的 要 求
1.9 - 1.11
回 應 索 取 資 料 的 要 求
1.12 - 1.15
作 出 回 應 的 預 定 時 間
1.16 - 1.19
第 三 者 資 料
1.20 - 1.23
收 費
1.24
覆 檢
1.25 - 1.26
第
2 部
可 拒 絕 披 露 的 資 料
2.1 - 2.18
防 務 及 保 安
2.3
對 外 事 務
2.4
國 籍 、 出 入 境 及 領 事 事 宜
2.5
執 法 、 法 律 訴 訟 程 序 及 公 眾 安 全
2.6
對 環 境 的 損 害
2.7
經 濟 的 管 理
2.8
公 務 的 管 理 和 執 行
2.9
內 部 討 論 及 意 見
2.10
公 務 人 員 的 聘 任 及 公 職 人 員 的 委 任
2.11
不 當 地 獲 得 利 益 或 好 處
2.12
研 究 、 統 計 和 分 析
2.13
第 三 者 資 料
2.14
個 人 私 隱
2.15
商 務
2.16
過 早 要 求 索 取 資 料
2.17
法 定 限 制
2.18
引言
政 府 應 該 運 用 可 供 使 用 的 資 源 , 為 市 民 提 供 優 質 服 務 。 為 達 致 此
目 的 , 政 府 明 白 到 市 民 是 需 要 充 分 認 識 政 府 及 其 提 供 的 服 務 , 以
及 對 個 人 和 整 個 社 會 均 有 影 響 的 政 策 和 決 定 的 依 據 。
本 守 則 界 定 擬 提 供 資 料 的 範 疇,列 出 按 慣 例 或 因 應 要 求 提 供 資 料
的 方 式 , 並 訂 明 盡 快 發 放 資 料 的 程 序 。
本 守 則 授 權 和 規 定 公 務 員 除 有 特 別 理 由 外,按 慣 例 或 因 應 要 求 提
供 資 料 。 這 些 理 由 載 列 於 第 2 部 。 若 拒 絕 任 何 索 取 資 料 的 要 求 ,
通 常 會 提 述 這 些 理 由 。
任 何 索 取 資 料 的 要 求 均 會 盡 快 及 妥 善 地 處 理 , 如 有 需 要 , 有 關 人
員 會 協 助 市 民 闡 明 其 要 求 , 或 把 要 求 轉 介 至 最 適 當 的 部 門 處 理 。
有 關 的 程 序 會 盡 量 精 簡 。
本 守 則 亦 載 列 有 關 要 求 覆 檢 或 投 訴 的 程 序 , 以 便 市 民 在 認 為 守 則
的 規 定 未 獲 適 當 執 行 時 知 所 遵 循 。
本 守 則 已 上 載 於 互 聯 網 , 作 為「 香 港 政 府 一 站 通 」的 一 部 分 。 載
錄 守 則 的 網 址 為 http://www.access.gov.hk。
link to page 6
第
1 部
適 用 範 圍
政 府 部 門
1 . 1
本 守 則 適 用 於 附 件 A 所 載 列 的 所 有 政 府 部 門
1 。
法 庭 、 審 裁 處 及 調 查 小 組
1 . 2
本 守 則 不 適 用 於 法 庭 、 審 裁 處 或 調 查 小 組 所 持 有 的 資 料 。 就 法
庭 、 審 裁 處 和 調 查 小 組 所 進 行 的 聆 訊 而 言 , 本 守 則 對 現 時 有 關
披 露 資 料 的 法 規 並 無 影 響 。
1 . 3
然 而 , 本 守 則 適 用 於 司 法 機 構 政 務 長 轄 下 所 有 法 院 與 審 裁 處 的
登 記 處 及 行 政 辦 事 處 , 以 及 其 他 審 裁 處 及 調 查 小 組 的 秘 書 處 和
行 政 辦 事 處 所 持 有 的 其 他 資 料 ( 即 上 文 第 1 . 2 段 所 提 述 以 外 的 資
料 ) 。
提 供 資 料
按 慣 例 公 布 或 供 查 閱 的 資 料
1 . 4
各 部 門 每 年 均 會 公 布 :
其 組 織 結 構 的 詳 情
所 提 供 服 務 的 資 料
1
“ 部 門 ” 一 詞 包 括 任 何 部 門 、 局 、 隊 、 服 務 、 組 、 秘 書 處 或 其 他 政 府 機 構 。
1
link to page 7
其 服 務 表 現 承 諾 及 履 行 各 項 承 諾 的 情 況
此 外 , 各 部 門 亦 會 公 布 下 述 資 料 , 或 在 適 當 地 點 提 供 這 些 資 料
以 供 查 閱 :
按 類 別 劃 分 的 部 門 紀 錄
2 一 覽 表
已 公 布 或 以 其 他 方 式 提 供 的 資 料 一 覽 表,不 論 是 免 費 或 付 費
後 才 提 供
查 閱 非 按 慣 例 公 布 的 資 料 的 程 序 及 收 費
1 . 5
每 當 政 府 首 次 推 出 或 更 改 某 項 公 共 服 務 時 , 負 責 的 部 門 會 公 布
足 夠 的 資 料 , 說 明 新 增 服 務 的 性 質 或 服 務 有 何 改 變 , 以 及 哪 些
人 會 受 影 響 。
應 要 求 提 供 的 資 料
1 . 6
各 部 門 亦 會 應 要 求 就 其 政 策 、 服 務 、 決 定 及 職 責 範 圍 以 內 的 其
他 事 宜 , 提 供 額 外 資 料 。 不 過 , 若 要 求 提 供 的 資 料 屬 第 2 部 所 載
列 的 範 疇 , 則 可 予 以 拒 絕 。
法 定 義 務 及 限 制
1 . 7
本 守 則 對 市 民 查 閱 資 料 的 既 有 法 定 權 利 並 無 影 響 。 同 樣 , 守 則
亦 不 會 影 響 有 關 公 開 資 料 方 面 的 既 有 法 定 限 制 , 不 論 這 些 限 制
是 法 定 禁 令 或 任 何 根 據 普 通 法 或 適 用 於 香 港 的 國 際 協 議 所 引 起
的 義 務 。
2
“ 紀 錄 ” 一 詞 的 定 義 , 載 列 於 本 守 則 附 件 B 。
2
程 序
公 開 資 料 主 任
1 . 8
各 部 門 會 指 派 一 名 人 員 擔 任 公 開 資 料 主 任 , 負 責 促 進 和 監 督 守
則 的 執 行 。
索 取 資 料 的 要 求
1 . 9
索 取 資 料 的 要 求 可 以 口 頭 或 書 面 方 式 提 出 。
1 . 1 0
如 索 取 的 資 料 可 以 即 時 和 簡 單 地 回 應 , 例 如 口 頭 作 答 、 提 供 單
張 或 標 準 表 格 , 則 通 常 以 口 頭 方 式 提 出 便 可 。 不 過 , 在 有 需 要
或 適 當 的 情 況 下,公 務 員 可 要 求 市 民 以 書 面 確 認 他 們 的 口 頭 要
求 。
1 . 1 1
書 面 要 求 可 以 書 函 或 附 件 C 所 載 的 申 請 表 格 提 出 , 並 應 寄 交 有
關 部 門 的 公 開 資 料 主 任 。
回 應 索 取 資 料 的 要 求
1 . 1 2
當 局 會 盡 快 回 應 索 取 資 料 的 要 求 。
1 . 1 3
倘 若 口 頭 答 覆 或 提 供 標 準 單 張、表 格 等 方 式 均 不 能 完 全 滿 足 要
求 ( 不 論 是 以 書 面 或 口 頭 提 出 ),則 可 透 過 下 列 方 式 提 供 資 料 :
提 供 有 關 紀 錄 或 其 部 分 的 副 本
提 供 有 關 紀 錄 或 其 部 分 的 抄 本
給 予 合 理 機 會 查 閱 、 聆 聽 或 查 看 有 關 紀 錄 或 其 部 分 , 或
提 供 有 關 紀 錄 或 其 部 分 的 摘 要
3
link to page 9
資 料 會 盡 量 以 原 來 的 形 式 提 供 。 紀 錄 內 若 有 些 資 料 不 可 以 披
露 , 其 餘 部 分 通 常 仍 可 公 開 。
1 . 1 4
本 守 則 不 會 強 制 部 門 :
提 供 該 部 門 沒 擁 有 的 資 料
編 製 從 來 沒 有 存 在 的 紀 錄
應 要 求 提 供 已 公 布 的 資 料 ( 不 論 是 免 費 或 付 費 後 才 提 供 ) ,
或
提 供 可 透 過 收 費 服 務 獲 得 的 資 料 。
在 這 些 情 況 下 , 會 盡 量 向 申 請 人 指 出 適 當 的 資 料 來 源 處 。
1 . 1 5
不 過 , 某 部 門 若 接 獲 索 取 資 料 的 書 面 要 求 , 而 資 料 是 由 另 一 部
門 所 持 有 , 則 會 代 為 轉 介 , 並 通 知 申 請 人 有 關 情 況 。
作 出 回 應 的 預 定 時 間
1 . 1 6
在 可 能 範 圍 內 , 會 在 接 獲 書 面 要 求 後 的 1 0 日
3內 提 供 有 關 資
料 。 如 情 況 不 許 可 , 亦 會 在 接 獲 要 求 的 1 0 日 內 給 予 申 請 人 初
步 答 覆,而 作 出 回 應 的 預 定 時 間 則 會 是 接 獲 要 求 起 計 的 2 1 日 。
1 . 1 7
如 要 求 不 獲 接 納 , 則 會 在 上 文 第 1 . 1 6 段 所 述 的 時 限 內 通 知 申
請 人 。
1 . 1 8
只 有 在 特 殊 情 況 下 方 可 延 至 超 過 2 1 日 後 才 作 出 回 應 , 但 應 向
申 請 人 解 釋 有 關 情 況 , 而 再 延 長 的 期 限 通 常 不 得 超 過 3 0 日 。
3 “ 日 ” 一 詞 在 本 守 則 內 是 指 “ 曆 日 ” 。
4
1 . 1 9
為 配 合 第 1 . 2 0 - 1 . 2 3 段 所 述 有 關 索 取 第 三 者 資 料 的 程 序,或 如
申 請 人 未 有 按 照 第 1 . 2 4 段 所 述 支 付 所 徵 收 的 費 用 , 這 些 預 定
時 間 在 有 需 要 時 可 予 延 長 。
第 三 者 資 料
程 序 及 時 間 表
1 . 2 0
如 索 取 的 資 料 是 為 第 三 者 持 有 或 由 第 三 者 提 供,並 從 第 三 者 明
確 知 道 或 獲 得 暗 示 不 會 進 一 步 披 露 , 而 有 關 公 務 員 認 為 , 為 了
公 眾 利 益 或 須 披 露 這 些 資 料 , 則 有 關 人 員 會 告 知 該 第 三 者 , 請
他 表 示 同 意 或 就 反 對 披 露 這 些 資 料 作 出 陳 述 , 並 會 要 求 他 在
3 0 日 內 作 出 回 應 , 或 應 要 求 給 予 他 一 段 較 長 而 合 理 的 時 間 以
作 出 回 應 。
1 . 2 1
經 該 第 三 者 同 意 後 便 可 披 露 有 關 資 料 。
1 . 2 2
假 如 該 第 三 者 就 反 對 披 露 作 出 陳 述,或 未 有 在 規 定 時 間 內 作 出
回 應,有 關 人 員 會 以 披 露 資 料 的 公 眾 利 益 超 過 可 能 造 成 的 傷 害
或 損 害 為 理 由 , 決 定 應 否 披 露 資 料 , 並 會 通 知 該 第 三 者 有 關 的
決 定 。
1 . 2 3
如 決 定 有 關 資 料 應 予 披 露 , 便 會 通 知 該 第 三 者 , 表 示 會 在 通 知
日 期 起 計 的 3 0 日 後 披 露 這 些 資 料 。
收 費
1 . 2 4
處 理 索 取 資 料 的 要 求 需 要 使 用 資 源,因 此 各 部 門 可 能 會 按 照 提
供 所 需 資 料 的 成 本 , 向 使 用 這 項 服 務 的 人 士 收 取 費 用 , 而 有 關
資 料 會 在 所 需 的 費 用 繳 清 後 才 發 放 。
覆 檢
5
1 . 2 5
任 何 人 如 認 為 某 部 門 未 有 遵 行 守 則 的 規 定,可 要 求 該 部 門 覆 檢
有 關 情 況 。 上 文 第 1 . 1 6 至 1 . 1 9 段 所 載 作 出 回 應 的 預 定 時 間 ,
也 適 用 於 各 項 覆 檢 的 要 求 。
1 . 2 6
任 何 人 如 認 為 某 部 門 未 有 適 當 執 行 守 則 的 規 定,亦 可 向 申 訴 專
員 投 訴 。 申 訴 專 員 的 地 址 如 下 :
香 港 干 諾 道 中 1 6 8 - 2 0 0 號
信 德 中 心 招 商 局 大 廈 3 0 樓
電 話 號 碼 : 2 6 2 9 0 5 5 5
傳 真 號 碼 : 2 8 8 2 8 1 4 9
6
第
2 部
可 拒 絕 披 露 的 資 料
2 . 1
部 門 可 拒 絕 披 露 下 列 類 別 的 資 料 , 或 拒 絕 證 實 或 否 認 是 否 有 該
等 資 料 ﹔ 而 在 拒 絕 提 供 資 料 時 , 通 常 會 提 述 下 文 所 述 的 理 由 。
2 . 2
凡 本 部 提 及 的 “ 傷 害 ” 或 “ 損 害 ” , 包 括 實 際 造 成 的 傷 害 及 損 害 ,
以 及 可 能 或 有 理 由 預 期 會 造 成 的 傷 害 及 損 害 。 在 這 些 情 況 下 ,
有 關 部 門 會 考 慮 披 露 資 料 的 公 眾 利 益 是 否 超 過 可 能 造 成 的 傷 害
或 損 害 。
防 務 及 保 安
2 . 3
( a )
資 料 如 披 露 會 令 本 港 的 防 務 受 到 傷 害 或 損 害 。
( b ) 資 料 如 披 露 會 令 本 港 的 保 安 受 到 傷 害 或 損 害 。
對 外 事 務
2 . 4
( a ) 資 料 如 披 露 會 令 對 外 事 務 或 與 其 他 政 府 或 國 際 組 織 的 關
係 受 到 傷 害 或 損 害 。
( b ) 資 料 是 在 保 密 情 況 下 從 其 他 政 府、其 他 司 法 管 轄 區 的 法 庭
及 國 際 組 織 取 得 , 或 在 保 密 情 況 下 送 交 這 些 政 府 、 法 庭 及
國 際 組 織 的 。
國 籍 、 出 入 境 及 領 事 事 宜
2 . 5
( a ) 與 出 入 境 或 國 籍 事 宜 有 關 的 資 料 。
7
( b ) 資 料 如 披 露 會 令 國 籍 、 人 事 登 記 、 出 入 境 或 領 事 事 宜 的 行
政 管 理 或 代 表 其 他 政 府 執 行 的 領 事 工 作 受 到 傷 害 或 損 害 。
執 法 、 法 律 訴 訟 程 序 及 公 眾 安 全
2 . 6
( a )
資 料 如 披 露 會 令 司 法( 包 括 進 行 審 訊 和 執 行 或 施 行 法 律 的
工 作 ) 受 到 傷 害 或 損 害 。
( b ) 資 料 如 披 露 會 令 法 律 訴 訟 程 序 或 任 何 曾 經 或 可 能 會 在 審
裁 處 或 調 查 小 組 進 行 的 程 序 或 其 公 正 裁 決 受 到 傷 害 或 損
害,而 不 論 這 些 調 查 是 否 公 開 進 行 或 這 些 資 料 是 否 曾 經 或
可 能 會 在 上 述 程 序 中 考 慮 予 以 披 露 。
( c )
資 料 是 與 已 審 結 、 終 止 或 延 緩 的 法 律 訴 訟 程 序 , 或 與 引 致
或 已 可 能 引 致 法 律 訴 訟 程 序 ( 無 論 是 刑 事 或 民 事 訴 訟 程
序 ) 的 調 查 有 關 。
( d ) 因 法 律 專 業 特 權 而 獲 免 在 法 律 訴 訟 程 序 中 提 交 的 資 料 。
( e ) 資 料 如 披 露 會 令 防 止 、 調 查 和 偵 查 罪 案 及 罪 行 , 以 及 逮 捕
或 檢 控 罪 犯 的 工 作,或 任 何 羈 留 設 施 或 監 獄 的 保 安 受 到 傷
害 或 損 害 。
( f )
資 料 如 披 露 會 令 維 持 安 寧 、 公 眾 安 全 或 秩 序 、 或 保 障 財 物
的 工 作 受 到 傷 害 或 損 害 。
( g ) 資 料 如 披 露 可 能 會 危 害 他 人 ( 無 論 該 人 是 否 在 香 港 ) 的 生
命 或 人 身 安 全,或 可 能 會 透 露 為 保 安 目 的 或 為 執 行 或 施 行
法 律 而 在 保 密 情 況 下 提 供 的 資 料 或 協 助 的 來 源 。
對 環 境 的 損 害
8
2 . 7
資 料 如 披 露 會 令 環 境 、 稀 有 或 瀕 臨 絕 種 生 物 及 其 生 長 的 自 然 環
境 受 到 損 害 的 可 能 性 增 加 。
經 濟 的 管 理
2 . 8
資 料 如 披 露 會 令 貨 幣 政 策 的 推 行 、 維 持 金 融 市 場 穩 定 的 工 作 ,
或 政 府 管 理 經 濟 的 能 力 受 到 傷 害 或 損 害 。
公 務 的 管 理 和 執 行
2 . 9
( a )
資 料 如 披 露 會 令 部 門 的 談 判 、 商 業 或 合 約 活 動 , 或 批 准
酌 情 補 助 金 或 特 惠 補 助 金 的 工 作 受 到 傷 害 或 損 害 。
( b ) 資 料 如 披 露 會 令 政 府 的 競 爭 條 件 或 財 政 狀 況 或 物 業 利
益 受 到 傷 害 或 損 害 。
( c )
資 料 如 披 露 會 令 部 門 妥 善 而 有 效 率 的 運 作 受 到 傷 害 或
損 害 。
( d ) 資 料 要 透 過 不 合 理 地 使 用 部 門 的 資 源 才 能 提 供 。
內 部 討 論 及 意 見
2 . 1 0
( a ) 為 行 政 會 議 擬 備 的 文 件 , 以 及 行 政 會 議 的 會 議 和 審 議 工
作 紀 錄 。
( b ) 資 料 如 披 露 會 妨 礙 政 府 內 部 的 坦 率 討 論 , 以 及 給 予 政 府
的 意 見 。 這 些 資 料 可 包 括 :
( i )
任 何 政 府 內 部 會 議 或 政 府 諮 詢 組 織 的 會 議 紀 錄 ;
9
( i i ) 政 府 官 員 或 顧 問 向 政 府 提 出 的 看 法 、 意 見 和 建
議 , 以 及 為 政 府 所 作 的 諮 詢 和 審 議 。
公 務 人 員 的 聘 任 及 公 職 人 員 的 委 任
2 . 1 1
對 公 務 人 員 的 管 理 工 作 會 造 成 傷 害 或 損 害 的 資 料 。
不 當 地 獲 得 利 益 或 好 處
2 . 1 2
資 料 如 披 露 可 能 會 導 致 不 當 地 獲 得 利 益 或 好 處 。
研 究 、 統 計 和 分 析
2 . 1 3
( a )
如 披 露 與 不 完 整 或 未 完 成 的 分 析 、 研 究 或 統 計 有 關 的 資
料 , 可 能 會 令 人 產 生 誤 解 , 或 剝 奪 有 關 部 門 或 任 何 其 他
人 士 發 布 資 料 的 優 先 權 或 商 業 利 益 。
( b ) 只 為 編 製 統 計 數 字 或 進 行 研 究 而 持 有 與 個 人 、 公 司 或 產
品 有 關 資 料 , 而 這 些 資 料 並 不 會 在 研 究 報 告 或 公 布 的 統
計 數 字 中 提 述 。
第 三 者 資 料
2 . 1 4
( a ) 資 料 是 為 第 三 者 持 有 或 由 第 三 者 提 供 , 並 從 第 三 者 明 確
知 道 或 獲 得 暗 示 不 會 進 一 步 披 露 。 但 如 第 三 者 同 意 或 披
露 資 料 的 公 眾 利 益 超 過 可 能 造 成 的 傷 害 或 損 害 , 則 可 予
以 披 露 。
( b ) 資 料 是 由 第 三 者 私 下 提 供 , 如 向 資 料 所 述 的 當 事 人 披
露 , 會 傷 害 當 事 人 或 任 何 其 他 個 人 的 身 體 或 精 神 健 康 ,
或 只 應 由 合 適 的 第 三 者 向 當 事 人 披 露 。
個 人 私 隱
1 0
2 . 1 5
與 任 何 人 ( 包 括 已 故 人 士 ) 有 關 的 資 料 ( 除 了 向 資 料 所 述 的 當
事 人 或 其 他 合 適 人 士 披 露 外 ) , 除 非 :
( a )
披 露 這 些 資 料 符 合 蒐 集 資 料 的 目 的 , 或
( b ) 資 料 所 述 的 當 事 人 或 其 他 合 適 人 士 已 同 意 披 露 資 料 , 或
( c )
法 例 許 可 披 露 資 料 , 或
( d ) 披 露 資 料 的 公 眾 利 益 超 過 可 能 造 成 的 傷 害 或 損 害 。
商 務
2 . 1 6
資 料 ( 包 括 商 業 、 金 融 、 科 學 或 技 術 機 密 、 貿 易 秘 密 或 知 識
產 權 等 方 面 的 資 料 ) 如 披 露 會 令 任 何 人 的 競 爭 條 件 或 財 政 狀
況 受 到 傷 害 。
過 早 要 求 索 取 資 料
2 . 1 7
即 將 公 布 或 因 已 預 定 公 布 或 發 表 而 不 宜 提 前 披 露 的 資 料 。
法 定 限 制
2 . 1 8
資 料 如 披 露 會 :
( a ) 牴 觸 任 何 適 用 於 香 港 的 法 律 , 或
( b ) 違 反 任 何 根 據 普 通 法 或 適 用 於 香 港 的 國 際 協 議 所 引 起
的 義 務 。
1 1
附 件 A
(二零一五年十一月二十日)
本 守 則 對 下 述 機 構 適 用
漁農自然護理署
香港警務處
司法機構政務長轄下所有法院與
房屋署
審裁處的登記處及行政辦事處
入境事務處
建築署
廉政公署
審計署
政府新聞處
醫療輔助隊(部門)
稅務局
屋宇署
創新及科技局
政府統計處
創新科技署
行政長官辦公室
知識產權署
民眾安全服務處(部門)
投資推廣署
民航處
公務及司法人員薪俸及服務條件諮詢
土木工程拓展署
委員會聯合秘書處
公務員事務局
勞工處
商務及經濟發展局
勞工及福利局
公司註冊處
土地註冊處
政制及內地 事 務局
地政總署
懲教署
法律援助署
香港海關
康樂及文化事務署
衞生署
海事處
律政司
保險業監理處
發展局
通訊事務管理局辦公室
渠務署
政務司司長及財政司司長辦公室
教育局
破產管理署
機電工程署
規劃署
環境局
郵政署
環境保護署
香港電台
財經事務及庫務局
差餉物業估價署
消防處
選舉事務處
食物環境衞生署
截取通訊及監察事務專員秘書處
食物及衞生局
公務員敘用委員會秘書處
政府飛行服務隊
保安局
政府化驗所
社會福利署
政府物流服務署
工業貿易署
政府產業署
運輸及房屋局
路政署
運輸署
民政事務局
庫務署
民政事務總署
大學教育資助委員會秘書處
香港輔助警察隊
水務署
香港金融管理局
在職家庭及學生資助事務處
香港天文台
附 件
B
紀 錄 的 定 義
紀 錄 主 要 包 括 書 面 形 式 的 文 件 , 以 及 :
( a ) 任 何 書 籍 、 地 圖 、 圖 則 、 圖 表 或 圖 樣 ;
( b ) 任 何 照 片 ;
( c ) 任 何 標 籤 、 記 號 或 其 他 文 字 , 用 以 識 別 或 描 述 任 何 物 件 , 且
為 該 物 件 的 構 成 部 分 , 或 以 任 何 方 法 附 連 於 該 物 件 者 ;
( d ) 任 何 收 錄 聲 音 或 其 他 資 料 ( 視 像 除 外 ) 的 磁 碟 、 磁 帶 、 聲 帶 或
其 他 裝 置 , 並 能 ( 借 助 或 毋 須 借 助 其 他 設 備 ) 予 以 重 播 者 ;
( e ) 任 何 收 錄 一 個 或 多 個 視 像 的 軟 片 、 底 片 、 磁 帶 、 縮 微 膠 卷 、
縮 微 膠 片 、 唯 讀 光 碟 或 其 他 裝 置 , 並 能 ( 借 助 或 毋 須 借 助 其 他
設 備 ) 予 以 重 播 者 ; 以 及
( f )
凡 標 上 任 何 文 字 、 數 字 、 字 母 或 符 號 的 物 件 , 且 能 向 熟 悉 該
等 文 字 、 數 字 、 字 母 或 符 號 的 人 士 傳 達 明 確 意 義 者 。
附 件
C
APPLICATION FOR ACCESS TO INFORMATION
索 取 資 料 申 請 表 格
(This form can be completed either in English or Chinese. Please read the notes below before completion.)
這 份 表 格 可 用 英 文 或 中 文 填 寫 , 填 寫 前 請 細 閱 表 格 下 面 的 備 註
Applicant’s Particulars 申 請 人 個 人 資 料
Name
* Mr 先 生
# HK I/D No.
姓 名
香 港 身 份 證 號 碼
( )
Ms
女 士
Correspondence Address
通 訊 地 址
Tel. No.
Email address
Fax No.
電 話 號 碼
電 郵 地 址
傳 真 號 碼
* Please delete as appropriate
#
Complete only if the applicant’s personal data are required
請 刪 去 不 適 用 者
如 索 取 的 資 料 屬 申 請 人 的 個 人 資 料 方 需 填 寫
Information Requested 要 求 索 取 的 資 料
To : Access t o Inf or mat i on Of f i cer
致
:
公 開 資 料 主 任
(Name of department)
部 門 名 稱
Details of information requested (Please be as specific as possible. It will help us understand clearly the information
you are seeking. Use a separate sheet if necessary.)
所 需 資 料 的 詳 情 ( 請 盡 量 具 體 說 明 , 以 便 我 們 清 楚 知 道 你 需 要 的 是 甚 麼 資 料 。 如 有 需 要 , 請 另 頁 書 寫 。 )
Signature
Date
簽 署
日 期
Notes
備 註
1.
A charge reflecting the cost of reproducing the records concerned may be levied. The department will advise you in
advance of any such charge.
有 關 部 門 會 按 照 複 印 紀 錄 所 需 的 成 本 收 取 費 用 , 並 預 先 告 知 你 所 需 繳 付 的 費 用 。
2.
You may be asked to provide additional information to help us meet your request.
The department may not be able to
process your application if you do not provide sufficient information.
你 或 需 提 供 更 多 資 料 , 以 協 助 我 們 回 應 你 的 申 請 。 如 你 未 能 提 供 足 夠 資 料 , 有 關 部 門 可 能 無 法 處 理 你 的 申 請 。
3.
The information provided will be used for processing your application for access to information. It may be divulged to
other departments/agencies for the same purpose.
你 所 提 供 的 資 料 , 將 用 於 處 理 有 關 你 申 請 索 取 資 料 的 事 宜 上 。 有 關 資 料 可 能 會 向 其 他 部 門 / 機 構 透 露 , 作 同 樣 用 途 。
4.
For correction of or access to personal data contained in this application, please contact the Access to Information
Officer of the department concerned.
如 欲 更 改 或 索 取 載 列 在 本 表 格 的 個 人 資 料 , 請 與 有 關 部 門 的 公 開 資 料 主 任 聯 絡 。
Public access to information held by the Government develops -
understanding of policies and decisions
accountability for decisions and actions
awareness of public services
participation in public service issues
confidence in the administration of Hong Kong
C
ONTENTS
INTRODUCTION
PART 1
Paragraph
SCOPE
1.1 - 1.3
Government departments
1.1
Courts, tribunals and inquiries
1.2 - 1.3
PROVISION OF INFORMATION
1.4 - 1.7
Information to be published or made available routinely
1.4 - 1.5
Information to be provided on request
1.6
Legal obligations and restrictions
1.7
PROCEDURES
1.8 - 1.19
Access to Information Officer
1.8
Requests for information
1.9 - 1.11
Responses to requests for information
1.12 - 1.15
Target response times
1.16 - 1.19
THIRD PARTY INFORMATION
1.20 - 1.23
CHARGES
1.24
REVIEW
1.25 - 1.26
PART 2
Paragraph
INFORMATION WHICH MAY BE REFUSED
2.1 - 2.18
Defence and security
2.3
External affairs
2.4
Nationality, immigration and consular matters
2.5
Law enforcement, legal proceedings and public safety
2.6
Damage to the environment
2.7
Management of the economy
2.8
Management and operation of the public service
2.9
Internal discussion and advice
2.10
Public employment and public appointments
2.11
Improper gain or advantage
2.12
Research, statistics and analysis
2.13
Third party information
2.14
Privacy of the individual
2.15
Business affairs
2.16
Premature requests
2.17
Legal restrictions
2.18
I
NTRODUCTION
he Government exists to serve the community well within available resources. To
this end, it recognises the need for the community to be well informed about the
T Government, the services it provides and the basis for policies and decisions that
affect individuals and the community as a whole.
This Code defines the scope of information that will be provided, sets out how the
information will be made available either routinely or in response to a request, and
lays down procedures governing its prompt release.
The Code authorises and requires civil servants, routinely or on request, to provide
information unless there are specific reasons for not doing so. These reasons are set
out in Part 2 and will normally be referred to if a request for information is refused.
Requests for information will be handled as promptly and helpfully as possible and if
necessary, members of the public may be approached to clarify their requests or the
requests may be directed to the most appropriate department. Procedures will be
kept as simple as possible.
The Code also sets out procedures for review or complaint if a member of the public
considers that the provisions of the Code have not been properly applied.
The Code is available on the Internet as a component of the GovHK. It can be
accessed at http://www.access.gov.hk.
link to page 23 link to page 23
P
ART 1
SCOPE
GOVERNMENT DEPARTMENTS
1.1 The Code applies to all government departments
1 as listed at Annex A.
COURTS, TRIBUNALS AND INQUIRIES
1.2 The Code does not apply to information held by courts, tribunals or inquiries.
The existing legal rules governing disclosure of information in the context of
proceedings before courts, tribunals and inquiries are not affected by the Code.
1.3 The Code does, however, apply to information other than that stated in
paragraph 1.2 which is held by all registries and administrative offices of courts
and tribunals for which the Judiciary Administrator has responsibility, and
secretariats and similar offices of other tribunals and inquiries.
PROVISION OF INFORMATION
INFORMATION TO BE PUBLISHED OR MADE AVAILABLE ROUTINELY
1.4 Each year departments will publish -
details of their organisation
information on the services they provide
their performance pledges and the extent to which they have been met.
They will also publish, or make available for inspection at appropriate locations -
a list of their records
2 by category
a list of information either published or otherwise made available,
whether free or on payment
the procedures and any charges for access to information not
1 The term “department” includes any department, bureau, force, service, unit, secretariat, or other
agency of the Government.
2 The term “record” is defined at Annex B to this Code.
1
routinely published.
1.5 Whenever a service for the public is introduced or changed, the department
responsible will publish sufficient information to explain the nature of the new
service or change, and who will be affected by it.
INFORMATION TO BE PROVIDED ON REQUEST
1.6 Each department will also, on request, provide additional information relating to
its policies, services, decisions and other matters falling within its area of
responsibility, except that requests for information in the areas listed in Part 2
may be refused.
LEGAL OBLIGATIONS AND RESTRICTIONS
1.7 The Code does not affect statutory rights of access to information. Equally the
Code does not affect legal restrictions on access to information whether these
are statutory prohibitions, or obligations arising under common law or
international agreements which apply to Hong Kong.
PROCEDURES
ACCESS TO INFORMATION OFFICER
1.8 Each department will designate an Access to Information Officer who will be
responsible for promoting and overseeing the application of the Code.
REQUESTS FOR INFORMATION
1.9 Requests for information may be made orally or in writing.
1.10 Oral requests will usually suffice where the information sought can be provided
readily and simply, for example by oral replies or provision of leaflets or
standard forms. Civil servants may, however, ask for an oral request to be
confirmed in writing where necessary or appropriate.
1.11 Written requests may be made by letter or by the application form at Annex C,
and should be addressed to the Access to Information Officer of the department
concerned.
2
link to page 25
RESPONSES TO REQUESTS FOR INFORMATION
1.12 Responses to requests for information will be given as quickly as possible.
1.13 Where a request, whether written or oral, cannot adequately be met by an oral
reply or provision of a standard leaflet, form, etc., the information may be given
by -
providing a copy of the relevant record or part thereof
providing a transcript of the relevant record or part thereof
affording a reasonable opportunity to inspect, hear or view the
relevant record or part thereof, or
providing a summary of the relevant record or part thereof.
So far as possible, information will be provided in the form in which it exists.
Where disclosure of certain information in a record is to be refused, access will
normally be provided to the remaining part of the record.
1.14 The Code does not oblige departments to -
acquire information not in their possession
create a record which does not exist
provide on request information which is already published, either
free or at a charge, or
provide information available through an existing charged service.
In these circumstances, an applicant for information will, where possible, be
directed to the appropriate source of the information.
1.15 However, if a department receives a written request for information which is
held by another department, it will transfer the request to that department and so
advise the applicant.
TARGET RESPONSE TIMES
1.16 Where possible, information will be made available within ten days
3 of receipt
of a written request. If that is not possible, the applicant will be so advised by
an interim reply within ten days of receipt of the request. The target response
time will then be twenty-one days from receipt of the request.
3 Whenever the term “days” is used in the Code, this means “calendar days”.
3
1.17 If a request is to be refused, the applicant will be so informed within the
timeframe set out in paragraph 1.16 above.
1.18 Response may be deferred beyond twenty-one days only in exceptional
circumstances, which should be explained to the applicant. Any deferral
should not normally exceed a further thirty days.
1.19 These targets may be extended if necessary to accommodate the third party
procedures set out in paragraphs 1.20 - 1.23, or where the applicant fails to pay
any charges levied in accordance with paragraph 1.24.
THIRD PARTY INFORMATION
PROCEDURES AND TIMEFRAME
1.20 Where information requested is held for, or was provided by, a third party under
an explicit or implicit understanding that it would not be further disclosed, but a
civil servant considers that the public interest may require disclosure, he will so
advise the third party and invite the latter to consent to, or make representations
against disclosure. The third party will be asked to respond within thirty days
or such reasonable longer period as he may be granted on request.
1.21 On receipt of consent from the third party, the information may be disclosed.
1.22 If the third party makes representations against disclosure, or fails to respond
within the stipulated time, a decision will be taken as to whether the information
should be disclosed on the ground that the public interest in disclosure
outweighs any harm or prejudice that would result. The third party will be
advised of the decision.
1.23 If the decision is that the information should be disclosed, the third party will be
notified that disclosure will be made at the expiry of thirty days from the date of
the notification.
CHARGES
1.24 Processing requests for information uses resources and departments may
therefore require payment for this service. Any charges levied will reflect the
cost of providing the information, and the information will not be released until
the requisite payment has been made.
4
REVIEW
1.25 Any person who believes that a department has failed to comply with any
provision of the Code may ask the department to review the situation. The
target response times set out in paragraphs 1.16 to 1.19 above also apply to
requests for review.
1.26 Any person who believes that a department has failed to properly apply any
provision of the Code may also complain to The Ombudsman. The
Ombudsman’s address is -
30/F, China Merchants Tower
Shun Tak Centre
168-200 Connaught Road Central
Hong Kong
Telephone : 2629 0555
Fax
: 2882 8149
5
P
ART 2
INFORMATION WHICH MAY BE REFUSED
2.1 A department may refuse to disclose information, or may refuse to confirm or
deny the existence of information, in the categories and for the reasons set out
below, which will normally be referred to if a request is refused.
2.2 References in this Part to “harm” and “prejudice” include both actual harm and
prejudice and the risk or reasonable expectation of harm and prejudice. In such
cases, the department will consider whether the public interest in disclosure of
the information outweighs any harm or prejudice that could result.
DEFENCE AND SECURITY
2.3 (a) Information the disclosure of which would harm or prejudice Hong Kong’s
defence.
(b) Information the disclosure of which would harm or prejudice Hong Kong’s
security.
EXTERNAL AFFAIRS
2.4 (a) Information the disclosure of which would harm or prejudice the conduct
of external affairs, or relations with other governments or with
international organisations.
(b) Information received in confidence from and conveyed in confidence to
other governments, courts in other jurisdictions, and international
organisations.
NATIONALITY, IMMIGRATION AND CONSULAR MATTERS
2.5 (a) Information relating to immigration or nationality cases.
(b) Information the disclosure of which would harm or prejudice the
administration of nationality, registration of persons, immigration or
consular matters, or the performance of consular functions as an agent for
other governments.
6
LAW ENFORCEMENT, LEGAL PROCEEDINGS AND PUBLIC SAFETY
2.6 (a) Information the disclosure of which would harm or prejudice the
administration of justice, including the conduct of any trial and the
enforcement or administration of the law.
(b) Information the disclosure of which would harm or prejudice the conduct
or impartial adjudication of legal proceedings or any proceedings
conducted or likely to be conducted by a tribunal or inquiry, whether or not
such inquiry is public or the disclosure of the information has been or may
be considered in any such proceedings.
(c) Information which relates to proceedings which have been completed,
terminated or stayed, or which relates to investigations which resulted in or
may have resulted in proceedings, whether any such proceedings are
criminal or civil.
(d) Information which would be privileged from production in legal
proceedings on the ground of legal professional privilege.
(e) Information the disclosure of which would harm or prejudice the
prevention, investigation and detection of crime and offences, the
apprehension or prosecution of offenders, or the security of any detention
facility or prison.
(f)
Information the disclosure of which would harm or prejudice the
preservation of the peace, public safety or order, or the preservation of
property.
(g) Information the disclosure of which might endanger the life or physical
safety of any person (whether or not such person is in Hong Kong), or
identify the source of information or assistance given in confidence for
security purposes, or for the enforcement or administration of the law.
DAMAGE TO THE ENVIRONMENT
2.7 Information the disclosure of which would increase the likelihood of damage to
the environment or to rare or endangered species and their habitats.
MANAGEMENT OF THE ECONOMY
2.8 Information the disclosure of which would harm or prejudice the conduct of
monetary policy, the maintenance of stability in financial markets, or the ability
of the Government to manage the economy.
7
MANAGEMENT AND OPERATION OF THE PUBLIC SERVICE
2.9 (a) Information the disclosure of which would harm or prejudice negotiations,
commercial or contractual activities, or the awarding of discretionary
grants and ex-gratia payments by a department.
(b) Information the disclosure of which would harm or prejudice the
competitive or financial position or the property interests of the
Government.
(c) Information the disclosure of which would harm or prejudice the proper
and efficient conduct of the operations of a department.
(d) Information which could only be made available by unreasonable
diversion of a department’s resources.
INTERNAL DISCUSSION AND ADVICE
2.10 (a) Papers prepared for, and records of meetings and deliberations of the
Executive Council.
(b) Information the disclosure of which would inhibit the frankness and
candour of discussion within the Government, and advice given to the
Government. Such information may include -
(i)
records of discussion at any internal government meeting, or at any
meeting of a government advisory body;
(ii) opinions, advice, recommendations, consultations and deliberations
by government officials or advisers to the Government.
PUBLIC EMPLOYMENT AND PUBLIC APPOINTMENTS
2.11 Information which would harm or prejudice the management of the public
service.
IMPROPER GAIN OR ADVANTAGE
2.12 Information the disclosure of which could lead to improper gain or advantage.
8
RESEARCH, STATISTICS AND ANALYSIS
2.13 (a) Information relating to incomplete analysis, research or statistics, where
disclosure could be misleading or deprive the department or any other
person of priority of publication or commercial value.
(b) Information held only for preparing statistics or carrying out research, and
which relates to individuals, companies or products which will not be
identified in reports of that research, or in published statistics.
THIRD PARTY INFORMATION
2.14 (a) Information held for, or provided by, a third party under an explicit or
implicit understanding that it would not be further disclosed. However,
such information may be disclosed with the third party’s consent, or if the
public interest in disclosure outweighs any harm or prejudice that would
result.
(b) Information provided in confidence by a third party if disclosure to the
subject of the information would harm the physical or mental health of the
subject or any other individual, or disclosure should only be made to the
subject by an appropriate third party.
PRIVACY OF THE INDIVIDUAL
2.15 Information about any person (including a deceased person) other than to the
subject of the information, or other appropriate person, unless -
(a) such disclosure is consistent with the purposes for which the information
was collected, or
(b) the subject of the information, or other appropriate person, has given
consent to its disclosure, or
(c) disclosure is authorised by law, or
(d) the public interest in disclosure outweighs any harm or prejudice that
would result.
9
BUSINESS AFFAIRS
2.16 Information including commercial, financial, scientific or technical confidences,
trade secrets or intellectual property the disclosure of which would harm the
competitive or financial position of any person.
PREMATURE REQUESTS
2.17 Information which will soon be published, or the disclosure of which would be
premature in relation to a planned announcement or publication.
LEGAL RESTRICTIONS
2.18 Information the disclosure of which would constitute -
(a) a contravention of any law which applies in Hong Kong, or
(b) a breach of any obligation arising under common law or under any
international agreement which applies to Hong Kong.
10
Annex A
(20 NOVEMBER 2015)
ORGANISATIONS TO WHICH THE CODE APPLIES
Agriculture, Fisheries and Conservation
Hong Kong Police Force
Department
Housing Department
All registries and administrative offices of
Immigration Department
courts and tribunals for which the Judiciary
Independent Commission Against Corruption
Administrator has responsibility
Information Services Department
Architectural Services Department
Inland Revenue Department
Audit Commission
Innovation and Technology Bureau
Auxiliary Medical Service (department)
Innovation and Technology Commission
Buildings Department
Intellectual Property Department
Census and Statistics Department
Invest Hong Kong
Chief Executive’s Office
Joint Secretariat for the Advisory Bodies on Civil
Civil Aid Service (department)
Service and Judicial Salaries and Conditions of
Civil Aviation Department
Service
Civil Engineering and Development Department
Labour Department
Civil Service Bureau
Labour and Welfare Bureau
Commerce and Economic Development Bureau
Land Registry
Companies Registry
Lands Department
Constitutional and Mainland Affairs Bureau
Legal Aid Department
Correctional Services Department
Leisure and Cultural Services Department
Customs and Excise Department
Marine Department
Department of Health
Office of the Commissioner of Insurance
Department of Justice
Office of the Communications Authority
Development Bureau
Offices of the Chief Secretary for Administration
Drainage Services Department
and the Financial Secretary
Education Bureau
Official Receiver’s Office
Electrical and Mechanical Services Department
Planning Department
Environment Bureau
Post Office
Environmental Protection Department
Radio Television Hong Kong
Financial Services and the Treasury Bureau
Rating and Valuation Department
Fire Services Department
Registration and Electoral Office
Food and Environmental Hygiene Department
Secretariat, Commissioner on Interception of
Food and Health Bureau
Communications and Surveillance
Government Flying Service
Secretariat of the Public Service Commission
Government Laboratory
Security Bureau
Government Logistics Department
Social Welfare Department
Government Property Agency
Trade and Industry Department
Highways Department
Transport and Housing Bureau
Home Affairs Bureau
Transport Department
Home Affairs Department
Treasury
Hong Kong Auxiliary Police Force
University Grants Committee, Secretariat
Hong Kong Monetary Authority
Water Supplies Department
Hong Kong Observatory
Working Family and Student Financial Assistance
Agency
Annex B
DEFINITION OF RECORD
Record may include a document in writing and -
(a) any book, map, plan, graph or drawing;
(b) any photograph;
(c) any label, marking or other writing which identifies or describes anything of which it
forms part, or to which it is attached by any means whatsoever;
(d) any diskette, tape, sound-track or other device in which sounds or other data (not
being visual images) are embodied so as to be capable (with or without the aid of
some other equipment) of being reproduced therefrom;
(e) any film, negative, tape, microfilm, microfiche, CD-ROM or other device in which
one or more visual images are embodied so as to be capable (with or without the aid
of some other equipment) of being reproduced therefrom; and
(f)
anything whatsoever on which is marked any words, figures, letters or symbols which
are capable of carrying a definite meaning to persons conversant with them.
Annex C
APPLICATION FOR ACCESS TO INFORMATION
索 取 資 料 申 請 表 格
(This form can be completed either in English or Chinese. Please read the notes below before completion)
這 份 表 格 可 用 英 文 或 中 文 填 寫 , 填 寫 前 請 細 閱 表 格 下 面 的 備 註
Applicant’s Particulars 申 請 人 個 人 資 料
Name
* Mr 先 生
# HK I/D No.
姓 名
香 港 身 份 證 號 碼
( )
Ms
女 士
Correspondence Address
通 訊 地 址
Tel. No.
Email address
Fax No.
電 話 號 碼
電 郵 地 址
傳 真 號 碼
* Please delete as appropriate
請 刪 去 不 適 用 者
#
Complete only if the applicant’s personal data are required
如 索 取 的 資 料 屬 申 請 人 的 個 人 資 料 方 需 填 寫
Information Requested 要 求 索 取 的 資 料
To : Access t o Infor mat i on Off i cer
致
:
公 開 資 料 主 任
(Name of department)
部 門 名 稱
Details of information requested (Please be as specific as possible. It will help us understand clearly the
information you are seeking. Use a separate sheet if necessary.)
所 需 資 料 的 詳 情 ( 請 盡 量 具 體 說 明 , 以 便 我 們 清 楚 知 道 你 需 要 的 是 甚 麼 資 料 。 如 有 需 要 , 請 另 頁 書
寫 。 )
Signature
Date
簽
署
日
期
Notes
備 註
1.
A charge reflecting the cost of reproducing the records concerned may be levied. The department will advise you in
advance of any such charge.
有 關 部 門 會 按 照 複 印 紀 錄 所 需 的 成 本 收 取 費 用 , 並 預 先 告 知 你 所 需 繳 付 的 費 用 。
2.
You may be asked to provide additional information to help us meet your request.
The department may not be able to
process your application if you do not provide sufficient information.
你 或 需 提 供 更 多 資 料 , 以 協 助 我 們 回 應 你 的 申 請 。 如 你 未 能 提 供 足 夠 資 料 , 有 關 部 門 可 能 無
法 處 理 你 的 申 請 。
3.
The information provided will be used for processing your application for access to information. It may be divulged to
other departments/agencies for the same purpose.
你 所 提 供 的 資 料 , 將 用 於 處 理 有 關 你 申 請 索 取 資 料 的 事 宜 上 。 有 關 資 料 可 能 會 向 其 他 部 門 /
機 構 透 露 , 作 同 樣 用 途 。
4.
For correction of or access to personal data contained in this application, please contact the Access to Information Officer
of the department concerned.
如 欲 更 改 或 索 取 載 列 在 本 表 格 的 個 人 資 料 , 請 與 有 關 部 門 的 公 開 資 料 主 任 聯 絡 。
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