Appendix  I 
 
Dementia Supplement (DS) 2018-19 
Guidance Notes on Managing Allocations 
for Subvented Residential Care Homes for the Elderly (RCHEs) 
 
1.  This set of guidance notes explains the administrative arrangements in managing 
the DS allocations for subvented residential care homes for the elderly (RCHEs) 
operated by NGOs. 
 
2.  DS  is  an  additional  resource  for  subvented  RCHEs  and  private  RCHEs 
participating  in  the  Enhanced  Bought  Place  Scheme  (EBPS)  to  provide 
enhanced  care  and  training  to  elder  residents  suffering  from  dementia.    Based 
on  the  resources  available,  the  allocation  is  made  annually  to  individual 
subvented RCHE according to the number of residents eligible for DS.   
 
3.  A  resident  is  considered  eligible  for  DS  after  assessment/verification  by 
Community  Psychogeriatric  Teams  (CPGTs)  of  the  Hospital  Authority,  if 
applicable,  by  using  the  prescribed  assessment  form  developed  for  the  purpose 
of DS allocation.     
 
4.  The following elderly persons are not eligible for DS: 

  those  who  are  registered  for  or  are  benefiting  from  Infirmary  Care 
Supplement (ICS); 

  those who are residing in infirmary units of subvented RCHEs; and   

  those who are residing in contract RCHEs. 
 
5.  Record of residents registered for the purpose of receiving DS should be kept 
by the RCHE for audit purpose.     
 
6.  DS  is  to  be  used  as  an  allowance  for  existing  staff  or  for  the  employment  of 
qualified staff on a part-time or temporary basis in accordance with the Guide to 
Social Welfare Subventions.    The staff should be directly involved in providing 
care  and  training  to  the  demented  elderly  persons  including  occupational 
therapist, occupational therapy assistant, social worker or nurse (registered 
nurse/enrolled  nurse).    NGOs  may  consider  employing  care  workers  so  that 
the above-mentioned professional staff can have more time to provide enhanced 
care  to  the  demented  elderly  persons,  on  condition  that  there  is  designated 
professional staff in the RCHE for such purpose.    For professional services by 
occupational  therapist,  service  operators  may  hire  services  from  qualified 
professional  organisations.    NGOs  that  wish  to  use  the  supplement  to 
employ  other  types  of  staff  should  seek  prior  approval  from  the  Social 
Welfare Department (SWD) with full justifications. 
 
 
 
1

---

7.  For the purpose of service monitoring, RCHEs are required to report the actual 
staffing  position  and  the  care/training  programmes  provided  as  a  result  of  the 
additional  resources  allocated  through  DS.    RCHEs  should  complete  the 
reporting forms, i.e. “Resources Allocated through Dementia Supplement (DS) - 
Half-Year  Report  for  2018-19”  at  Appendix  II.    The  first  half-year  report, 
reflecting  the  staffing  position  and  care/training  programmes  provided  for  the 
period of 1 April 2018 to 30 September 2018 should be completed and returned 
to  the  Elderly  Branch  of  SWD  on  or  before  30  November  2018.    The  second 
half-year  report,  reflecting  the  staffing  position  and  care/training  programmes 
provided  for  the  period  of  1  October  2018  to  31  March  2019,  should  be 
completed  and  returned  to  the  Elderly  Branch  of  SWD  on  or  before  31  May 
2019.    The reporting forms and supporting documents on DS will be examined 
by  the  Subventions  Branch  and  the  Elderly  Branch  during  the  Department’s 
review/surprise and sampled inspection visits to RCHEs. 
 
8.  The employment of new additional staff and the administration of allowance for 
existing staff are at the discretion of the NGO concerned. 
 
9.  Proper records on payment of allowance for existing staff and employment 
of part-time/temporary staff should be kept by the RCHEs concerned for audit 
purpose.    No virement of funds is allowed for the supplement and surplus will 
be  clawed  back.    Surplus  will  be  calculated  on  an  annual  basis.    NGOs  may 
juggle  the  expenditure  within  the  same  financial  year.    In  case  of 
under-spending,  the  surplus  should  be  deposited  in  an  interest  bearing  account 
and will be recovered upon submission of the annual audited accounts. 
 
10.  For NGOs receiving Lump Sum Grant, this provision is regarded as a Central 
Item.    The financial reporting format should follow the guidelines as set out in 
the  Lump  Sum  Grant  Manual.    For  NGOs  not  receiving  Lump  Sum  Grant, 
the  income  and  expenditure  of  supplement  should  appear  as  special  Other 
Charges  with  a  designated  purpose  under  the  category  of  “Item  for  Specific 
Purpose” in Statement 2 of the Accompanying Financial Statement.     
 
11.  NGOs 
are 
required 
to 
manage 
carefully 
the 
expenditure 
on 
allowance/employment  of  staff  so  as  to  avoid  over-spending.    Any 
expenditure exceeding the actual entitlement will not be recognised.   
 
12.  For  any  enquiries  relating  to  the  allocation  of  DS,  please  contact  the  Elderly 
Branch on telephone number 2892 5214. 
 
 
Elderly Branch 
Social Welfare Department 
February 2018 
 
 
2

---