This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Ivory licenses'.

-  44 
      - 
  
Third party information   
 
(a) 
Information  held  for,  or  provided  by,  a  third  party  under  an  explicit  or 
implicit understanding that it would not be further disclosed.    However such 
information may be disclosed with the third party’s consent,  or  if  the  public 
interest in disclosure outweighs any harm or prejudice that would result. 

 
2.14.1 
This  provision  will  not  apply  to  a  situation  where  information  is 
supplied pursuant to a statutory  guarantee  of  confidentiality,  as  the  information  must 
then  not  be  disclosed  and  will  be  dealt  with  pursuant  to  paragraph 2.18  of  the  Code 
(Legal restrictions).    Examples would be information supplied pursuant to the Inland 
Revenue Ordinance (Cap. 112) or the Census and Statistics Ordinance (Cap. 316). 
 
2.14.2 
This  provision  applies  therefore  only  to  information  which  has  been 
supplied  voluntarily,  and  to  information  which  has  been  supplied  under  a  statutory 
compulsion  or  the  implication  that  a  statutory  compulsion  could  have  been  invoked 
where there is no provision for confidentiality in the relevant statute. 
 
2.14.3 
Care  must  always  be  taken  in  cases  which  involve  third  party 
information.    Information  is  given  to  the  Government  in  many  different 
circumstances  by  persons,  corporations  and  organisations  on  the  explicit  or  implicit 
basis that such information, including its source, will be kept confidential.    When the 
information includes data which is personal or commercially sensitive, the provisions 
of  paragraph 2.15  of  the  Code  (Privacy  of  the  individual)  and  paragraph 2.16 
(Business affairs) may also apply. 
 
2.14.4 
Procedures  for  obtaining  the  consent  of  the  relevant  third  party  are  set 
out  at  paragraphs  1.20  -  1.23  of  the  Code  and  paragraphs 1.20.2  -  1.23.9  of  these 
Guidelines. 
 
2.14.5 
Unless  compelling  public  interest  requires  (see  paragraph 2.14.10), 
where  confidential  information  is  supplied  voluntarily  it  is  not  proper  to  disclose  it 
without the consent of the supplier, or in some cases the third party for whom it was 
received by the Government. 
 
2.14.6 
For information to be held in confidence it must be understood by both 
parties that it was held by or provided to the Government in confidence.    It will not 
therefore  be  sufficient  for  the  supplier  of  the  information  simply  to  claim 
confidentiality unless the Government also accepts that the information is held on this 
basis.    This understanding may be explicit but often it will be implicit.    It may arise 
in  the  context  of  communications  with  professionals  such  as  lawyers,  doctors, 
para-medicals, social workers, etc. 
 
2.14.7 
The duty to hold information in confidence will often be implied where 
information  is  supplied  or  prepared  for  a  particular  purpose  or  sought  by  the 

-  45 
      - 
  
Government,  as  opposed  to  where  it  is  volunteered.    It  is  obviously  preferable  that 
the basis upon which the information is held should be explicit at the time of supply or 
preparation,  and  forms,  questionnaires,  etc.  used  for  the  collection  of  information 
should therefore make this clear. 
 
2.14.8 
The  provision  will  not  apply  where  the  information  is  already  in  the 
public domain, has become widely known, or is available upon inspection of a register 
or another document which is open for public inspection. 
 
2.14.9 
This  provision  will  apply  where  the  release  of  the  information  sought 
would be likely to prejudice the future supply of such information and this would have 
a material effect on the conduct of the department’s business. 
 
2.14.10 
There  is  no  obligation  to  release  information  if  such  release  would 
render the Government liable to an action for breach of confidence unless there is an 
overriding  public  interest  in  disclosure.    Such  cases  will  not  be  common  and 
generally would involve circumstances such  as where the information would reveal a 
risk  to  public  health,  public  safety  or  to  the  environment.    However,  the  public 
interest in disclosure must be compelling and clearly override the interest in preserving 
confidentiality.    It  would  be  unusual  for  the  public  interest  in  disclosure  to  be  such 
that  it  would  outweigh  the  harm  of  exposing  the  Government  to  liability  to  pay 
damages. 
 
2.14.11 
In view of the legal constraints that apply to the disclosure of third party 
information  without  the  consent  of  the  supplier,  departments  should  have  regard  to 
any  recent  legal  advice  they  have  received.    If  in  doubt  specific  advice  should  be 
sought. 
 
(b) 
Information  provided  in  confidence  by  a  third  party  if  disclosure  to  the 
subject of the information would harm his or any other individual's physical 
or  mental  health,  or  should  only  be  made  to  him  by  an  appropriate  third 
party. 

 
2.14.12 
Government  may  frequently  have  information  relating  to  a  person’s 
medical condition, whether the person is a civil servant, an applicant for employment, 
or  in  other  circumstances.    This  information  should  be  regarded  as  having  been 
provided  to  the  Government  in  confidence  and  may  not  be  disclosed  if  disclosure 
would likely cause serious harm to the physical or mental health of the subject or any 
other individual.    This is in line with section 59(1)(a) of the Personal Data (Privacy) 
Ordinance. 
 
2.14.13 
The  provision  will  also  apply  to  information  provided  by  other 
professionals  such  as  para-medical  workers  or  social  workers  if  disclosure  to  the 
subject would be detrimental to his or any other individual's health. 

-  46 
      - 
  
2.14.14 
In appropriate circumstances, the information may be made available to 
the subject by an appropriately qualified person, such as a doctor or a social worker, 
whose relevant expertise would minimise the risk of harm to or misunderstanding  by 
the subject.    Departments should  also  consider,  where  appropriate,  the  disclosure  of 
only part of a record, under the provisions of paragraph 1.13 of the Code. 

-  47 
      - 
  
Privacy of the individual 
 
2.15.1 
This provision is intended to protect the  privacy  of  natural  persons  and 
does  not  apply  to  the  affairs  of  unincorporated  associations,  corporations  or  other 
organisations  but  may  prevent  disclosure  of  whether  any  person  is  a  member  of  any 
particular group or other type of association of persons. 
 
2.15.2 
Information  relating  directly  or  indirectly  to  a  living  individual  from 
which it is reasonably practicable to identify that individual may only be disclosed to a 
third  party  if  permitted  under  the  relevant  provisions  of  the  PDPO.    Of  particular 
relevance is Data Protection Principle 3 (use of personal data) set out in Schedule 1 to 
the PDPO : this principle provides that personal data may not, without the consent of 
the subject of the data, be  used for any purpose other than the purpose for which the 
data was to be used at the time of collection, or a directly related purpose.    It should 
be noted that as far as personal data is concerned, whether it is in the public domain or 
not is irrelevant to the consideration of release. 
 
2.15.3  
Part  VIII  of  the  PDPO  provides  for  exemptions  from  this  principle 
where  its  application  would  be  likely  to  prejudice  certain  specified  public  interests. 
Legal  advice  should  be  sought  if  it  is  proposed  to  disclose  personal  data  to  a  third 
party by applying these exemptions.         
 
2.15.4 
The PDPO does not apply to information relating to a deceased person.   
Nevertheless,  consideration  should  be  given  to  the  extent  to  which  disclosure  would 
infringe upon the privacy of close living relatives, and it may therefore be appropriate 
to decline access to information concerning a deceased person under this provision of 
the Code. 
 
2.15.5 
Where  the  person  seeking  access  to  information  is  the  subject  of  that 
information or is in relation to the subject a “relevant person” (as defined in sections 2 
and  17A  of  the  PDPO,  see  paragraph  2.15.9  below),  the  Ordinance  requires  that  the 
information be disclosed to that individual within 40 days unless otherwise permitted 
by the Ordinance.    For the purposes of the Code “relevant person” corresponds with 
other  appropriate  person  (see  para.  2.15.9  below).    This  requirement  is,  however, 
subject  to  section  20.    The  exemption  provisions  in  Part  VIII  may  also  be  relevant.   
Legal  advice  should  be  sought  if  it  is  proposed  to  deny  access  to  personal  data 
requested by the subject or “relevant person” in relation to that data subject by virtue 
of  any  of  these  exemptions.      Where  such  disclosure  cannot  be  made  without 
disclosing  personal  data  of  any  other  data  subject,  section 20(1)(b)  of  the  PDPO 
provides  that  the  access  request  shall    be  refused.    However,  this  provision  only 
operates  if  the  source  of  information  relating  to  another  data  subject  is  explicitly 
identified and in such a case the request must still be complied with to the extent that 
this  can  be  done  without  disclosing  the  identity  of  the  source  by  deleting  his  or  her 
name and any other identifying particulars, e.g. post title (section 20(2) refers) 
 

-  48 
      - 
  
2.15.6 
The restriction on disclosing information to third parties does not apply 
to information concerning an individual from which it is not reasonably practicable to 
identify  that  individual.  For  example,  statistical  data  that  has  been  anonymised  and 
from  which  it  is  not  reasonably  practicable  to  ascertain  or  deduce  the  identity  of  a 
particular individual. 
 
2.15.7 
In  any  case  where  it  is  proposed  to  disclose  personal  information  to  a 
third  party,  care  should  be  taken  to  ensure  that  Article 14  of  Section 8  of  the  Hong 
Kong  Bill  of  Rights  Ordinance  (BORO)  is  complied  with.    This  article  provides  as 
follows: 
“Protection  of  privacy,  family,  home,  correspondence,  honour  and 
reputation 
  (1)  No  one  shall  be  subjected  to  arbitrary  or  unlawful  interference 

with  his  privacy,  family,  home  or  correspondence,  nor  to 
unlawful attacks on his honour and reputation. 

(2) 
Everyone  has  the  right  to  the  protection  of  the  law  against  such 
interference or attacks.” 

 
To  disclose  confidential  personal  information  about  a  person  without  his  or  her 
consent and without good reason would be an arbitrary interference with the person’s 
privacy.    In case of doubt, legal advice should be sought. 
 
2.15.8 
This  provision  is  not  limited  to  information  provided  on  an  explicit  or 
implicit  basis  of  confidentiality.    In  order  to  determine  whether  information  of 
whatever classification that identifies an individual may be disclosed to a third party, 
the guidance set out above should be followed. 
 
2.15.9 
Other  appropriate  person,  in  relation  to  a  living  individual,  means  a 
“relevant person” as defined in sections 2 and 17A of the Ordinance, that is – 
 
(a) 
where the individual is a minor, a person who has parental responsibility 
for the minor; 
(b)  where the individual is incapable of managing his own affairs, a person 
who has been appointed by a court to manage those affairs; 
(c) 
where  the  individual  is  mentally  incapacitated  within  the  meaning  of 
section 2 of the Mental Health Ordinance (Cap. 136) - 
(i) 
a  person  appointed  under  section  44A,  59O  or  59Q  of  that 
Ordinance to be the guardian of that individual; or 
(ii) 
if the guardianship of that individual is vested in, or the functions 
of the appointed guardian are to be performed by, the Director of 
Social Welfare or any other person under section 44B(2A) or (2B) 
or 59T(1) or (2) of that Ordinance, the Director of Social Welfare 
or that other person;" or 
 
 

-  49 
      - 
  
(d)  for the purpose of Part V of the PDPO, a person authorized in writing by 
the individual to make, on behalf of the individual - 
   
(i)    a data access request; or 
 
(ii)  a data correction request.   
 
2.15.10 
In  relation  to  a  deceased  person,  other  appropriate  person  means  the 
close  living  adult  relative(s)  which  include  the  deceased’s  spouse/partner,  children, 
parents or siblings, as appropriate, executor or administrator of the deceased person’s 
estate.     
 
2.15.11 
There may be rare cases in which it is necessary to refuse disclosure of 
information  to  a  third  party  even  though  the  other  appropriate  person  has  given 
consent.    Such  circumstances  could  arise  when  the  condition  in  DPP3(3)  is  not 
satisfied, i.e. there is no reasonable ground for believing that the disclosure is clearly 
in the interest of the data subject.    In such cases legal advice should be sought as to 
whether information may legitimately be withheld.