This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Detention policy as of August 2021'.


 
 
 
 
Immigration Department 
 
Ma Tau Kok Detention Centre 
Operational Manual 
(Treatment of Detained Persons) 
 
 

 
Foreword 
 
The treatment of detainees in the Ma Tau Kok Detention Centre (“the 
MTKDC”) is specified  in the Immigration Service (Treatment of Detained 
Persons) Order, Cap. 331 sub. leg. C (“the Service Order”).    The MTKDC 
Operational  Manual  (“the  Manual”)  provides  staff  of  the  MTKDC  with 
guidance on the proper management of detainees in the MTKDC with regard 
to their daily routine and welfare as well as the security of the MTKDC.   
 
Aside  from  the  related  legislation  and  this  Manual,  staff  of  the 
MTKDC  should  always  refer  to  the  prevailing  orders  and  instructions  as 
stipulated in the Immigration Service Standing Orders or Immigration Service 
Temporary Orders, the latest departmental notices / circulars and divisional / 
sub-divisional / sectional instructions or notices in executing their duties. 
 
 
 

 

I. 
Appointment and duties of Guarding Officers 
(1)  The  Director  of  Immigration  may  appoint  members  of  the 
Immigration Service (“the Service”) to be Guarding Officers 
for the purposes of the Service Order. 
(2)  A Guarding Officer shall, while a detainee is in his custody, be 
responsible for the safe custody and welfare of the detainee 
and for discharging such other duties as are imposed on him 
by the Service Order in relation to the detainee. 
(3)  Notwithstanding  anything  in  Part  II  or  in  this  Part,  the 
Guarding  Officer  may  temporarily  place  a  detainee  in  the 
custody of another member of the Service for the purpose of 
furthering an investigation, in which case that other member 
of the Service shall, until he returns the detainee to the custody 
of  the  Guarding  Officer  at  the  Detention  Centre,  have  the 
responsibilities and duties of a Guarding Officer referred to in 
paragraph (2) in relation to the detainee. 
II. 
Detainee to be taken to MTKDC 
A member of the Service of the rank of Chief Immigration Officer 
or above who detains or authorises the detention of a detainee shall 
cause the detainee to be taken to the MTKDC and placed in the 
custody of the Guarding Officer. 
III. 
Visits by Justices of Peace 
(1)  The  Service  shall  provide  facilities  to  Justices  of  the  Peace 
appointed by the Chief Executive for that purpose (in this Part 
referred to as visiting justices) to enable them to visit detainees 
and  satisfy  themselves  that  detainees  are  held  in  accordance 
with the Service Order and any other law. 
(2)  For  the  purposes  of  paragraph  (1)  visiting  justices  shall  be 
permitted  to  visit  detainees  at  all  reasonable  time  and  for 
reasonable periods. 
 

 

(3)  A record of such a visit shall be made in the arrest/detention 
sheet of every detainee. 
(4)  There shall be kept at the offices of the Service a book to be 
known as the  “Visiting  Justices Report Book”  in English 
and  known  as  “太平紳士探訪紀錄簿”  in  Chinese,  in 
which  visiting  Justices  shall  record  their  visits  and  their 
observations and comments. 
(5)  Any adverse observation or comment recorded in the Visiting 
Justices Report Book shall as soon as practicable be brought to 
the attention of the Director or Deputy Director. 
IV. 
Notification to relatives, etc. 
Immediately after the detention of a detainee, or so soon thereafter 
as may be practicable, the member of the Service who authorised 
the detention shall— 
(a)  at the request of the detainee, cause a close relative of 
the detainee, or any other person named by the detainee 
for that purpose, to be notified of his whereabouts; and 
(b)  if the detainee is a public officer, cause the head of the 
department in which he holds office to be notified of the 
detention orally and in writing. 
V. 
Comfort of detainees 
(1)  Reasonable  arrangements  shall  be  made  for  the  comfort  of 
detainees. 
(2)  Whenever  practicable  both  a  detainee  being  questioned  or 
making a statement and the member of the Service asking the 
questions or recording the statement shall be seated. 
(3)  A  detainee  shall  be  permitted  to  receive  from  outside  such 
items  of  clothing  as  may  be  necessary,  subject  to  their 
inspection by a member of the Service. 
 

 

(4)  A detainee who has to spend a night or a substantial part hereof 
at  an office  of  the Service shall  be provided  with  a bed  and 
reasonable bedding. 
VI. 
Toilet facilities and exercise 
Subject  to  such  supervision  and  other  measures  as  may  be 
necessary to ensure that a detainee does not escape or injure himself, 
a  detainee  shall  be  provided  with  adequate  facilities  and 
opportunity  to  wash,  shower,  shave,  relieve  himself  and  take  a 
reasonable amount of exercise. 
VII. 
Complaints by detainees 
Every complaint  made  by  a detainee  about  the  conditions under 
which he is detained or the conduct of any member of the Service 
shall, if not made in writing, be reduced to writing by the member 
of the Service to whom it is made, and as soon as possible brought 
to the attention of a member of the Service not below the rank of 
Assistant  Principal  Immigration  Officer  and  recorded  in  the 
detainee’s arrest/detention sheet. 
VIII. 
Sickness or injury 
(1)  Subject to paragraphs (2) and (3), if a detainee complains of 
or appears to be suffering from sickness or injury, he shall be 
provided with adequate medical attention at an office of the 
Service. 
(2)  Where a medical practitioner so advises, or the services of a 
medical  practitioner  cannot  be  procured  at  an  office  of  the 
Service,  the  detainee  shall  be  escorted  elsewhere  to  receive 
medical attention. 
(3)  If the detainee is admitted to a hospital, he shall at all time be 
guarded  by  a  member  of  the  Service  unless  he  is  lawfully 
released on bail or otherwise. 
 

 

IX. 
Food and drink 
(1)  Reasonable  arrangements  shall  be  made  by  the  Guarding 
Officer  for  the  refreshment  of  a  detainee,  including  the 
provision of adequate food, without charge to the detainee. 
(2)  Without  prejudice  to  paragraph  (1)  a  detainee  may  be 
permitted by the Guarding Officer to obtain other food at his 
own  expense  subject  to  such  food  being  inspected  by  the 
Guarding Officer. 
(3)  Drinking water shall be supplied to a detainee on request. 
(4)  Details of all refreshment and food supplied to or received by 
a detainee shall be recorded in the arrest/detention sheet. 
(5)  Every detainee who has any complaint to make regarding the 
food furnished to him should make his complaint immediately 
when his food is handed to him.    The Guarding Officer shall 
follow up with the meal provider as soon as possible. 
X. 
Communication with legal advisers, etc. 
(1)  A  detainee  shall  be  afforded  reasonable  opportunity  to 
communicate with a legal adviser and to consult with him in 
the  presence,  but  out  of  the  hearing,  of  a  member  of  the 
Service  unless  such  communication  or  consultation  would 
cause unreasonable hindrance or delay to the investigation of 
the suspected offence or the administration of justice. 
(2)  For the purpose of preparing his defence a detainee detained 
pursuant to the order of a magistrate shall be allowed— 
(a)  a supply of writing material and to have letters to his 
legal adviser, relatives and friends posted or delivered 
with the least possible delay; and 
(b)  to speak on the telephone to his legal adviser, relatives 
and friends, unless such communication is reasonably 
likely  to  cause  hindrance  to  the  investigation  of  the 
suspected offence or the administration of justice. 
 

 

(3)  Visits by legal advisers 
(a)  The identities of the legal visitors (legal adviser plus 
any  accompanying  clerk  or  interpreter)  shall  be 
verified against the list of the legal personnel.    Legal 
visitors  should  produce  document(s)  to  prove  their 
purpose of visit; 
(b)  Legal visits will be conducted at a visit room; 
(c)  Legal visits will be conducted within the sight but out 
of the hearing of the member of the Service; and 
(d)  Proper  records  shall  be  made  in  the  “Legal  Visit 
Register” and the detainee’s arrest/detention sheet after 
the visit.    Information to be recorded shall include the 
time and date, the particular of relevant detainee and 
legal visitors. 
XI. 
Visits by friends or relatives 
Any visits other than visits by Justices of Peace and legal advisers 
shall only be arranged under prior appointment. 
(a)  All  visitors  shall  produce  their  Hong  Kong  identity 
cards/travel documents to the member of the Service 
for verification; 
(b)  All visitors shall go through the security check; 
(c)  All visits will be conducted at the visit room; and 
(d)  Proper records shall be made on the register and in the 
detainee’s  arrest/detention  sheet.    Information  to  be 
recorded shall include the time and date, the particular 
of relevant detainees and visitors. 
XII. 
Written communication 
Provided that no unreasonable delay or hindrance is caused to the 
 

 

processes  of  investigation  or  the  administration  of  justice,  a 
detainee  may  request  to  have  letters  posted  or  delivered  at  all 
reasonable time and be allowed to receive any number of letters 
from their relatives and friends. 
XIII. 
Provision of reading materials to detainees 
Every  detainees  shall  be  allowed  to  borrow  reading  materials 
provided by the Guarding Officer, e.g. newspaper and magazines 
for leisure. 
XIV. 
Female detainees 
(1)  Female detainees shall ordinarily be kept separate from male 
detainees. 
(2)  A female detainee shall be guarded by a female member of the 
Service and, except in an emergency, no male member of the 
Service  shall  enter  a  detention  room  in  which  a  female 
detainee is detained otherwise than in the company of a female 
member of the Service. 
(3)  The  whole  of  the  premises  allocated  to  women  shall  be 
entirely separate from that allocated to men. 
(4)  The keys of the premises allocated to women shall be under 
the control of female officers. 
XV. 
Individual detention record to be kept 
(1)  There shall be kept in respect of each detainee a record to be 
known  as  the  arrest/detention  sheet,  in  which  shall  be 
recorded— 
(a)  immediately on the detention of a detainee, the reasons 
for the detention; 
(b)  all movements and interviews of, requests made by, and 
meals, articles and any facilities provided to, the detainee; 
 

 

and 
(c)  such other matters as are by Service Order required to be 
so recorded. 
(2)  In  addition  to  the  matters  required  to  be  recorded  under 
paragraph (1), there may be recorded by the Guarding Officer 
upon  an  arrest/detention  sheet  such  other  matters  as  he 
considers desirable. 
(3)  Except where in the Service Order it is otherwise provided, the 
Guarding  Officer  shall  be  responsible  for  recording  in  an 
arrest/detention  sheet  all  matters  required  to  be  so  recorded 
which occur while the detainee is in his custody. 
XVI. 
Search of detainee 
(1)  Upon the detention of a detainee, he shall, before being placed 
in any detention room, be searched thoroughly. 
(2)  The searching of a detainee shall be conducted with due regard 
to decency and self-respect, and in as seemly a manner as is 
consistent  with  the  necessity  of  discovering  any  concealed 
articles. 
(3)  No detainee shall be searched other than by a member of the 
Service of the same sex. 
(4)  A detainee removed from his detention room shall be searched 
before  being  returned  to  that,  or  being  placed  in  another, 
detention room. 
 
 
 

 

XVII. 
Articles found in detainee’s possession 
(1)  Any article found in the detainee’s possession which may be 
used  by  the  detainee  to  injure  himself  or  to  escape  from 
custody shall be taken from him and placed in the custody of 
a member of the Service, who shall make an inventory thereof 
and provide the detainee with a copy: 
Provided that if the detainee so requests, he may be permitted 
by a member of the Service to have the article in his possession 
or to use it for such period and subject to such conditions as 
the Guarding Officer deems fit. 
(2)  Subject to paragraph (1), a detainee shall, except for reasons 
which the Guarding Officer shall cause to be recorded in the 
arrest/detention sheet, be permitted to retain any head-dress he 
is by custom or religion required to wear, essential clothing 
and a hearing-aid. 
XVIII.  Use of handcuffs 
(1)  Handcuffs  shall  only  be  used  to  restrain  a  detainee  when 
necessary  for  his  own  safety  or  the  safety  of  others  or  to 
prevent his escape. 
(2)  Any use of handcuffs shall be recorded on the arrest/detention 
sheet by the member of the Service causing them to be used. 
XIX. 
Safety of detainees in emergency 
In the event of fire or other emergency at an office of the Service, 
the safety of any detainees detained thereat shall be paramount and 
if their safety is threatened, the Guarding Officer or members of the 
Service shall escort the detainees to the nearest police station or 
other suitable place. 
 
 

 

XX. 
Protection from public view 
When detainees are being removed to or from the MTKDC, they 
shall  be  exposed  to  public  view  as  little  as  possible,  and  proper 
safeguards shall be adopted to protect them from insult or curiosity. 
XXI. 
Notice to detainees 
There shall be displayed in a conspicuous position in every room 
used for the detention of a detainee and in other conspicuous places 
at  the  offices  of  the  Service  where  it  can  readily  be  seen  by 
detainees, a notice with the terms in Annex A. 
 
 
 
10 
 

Annex  A  (P.1  of  2) 
Notice to Persons Detained 
1.  You may request that your relatives or a friend be informed of your detention. 
2.  Provided that no unreasonable delay or hindrance is caused to the processes of 
investigation or the administration of justice you may communicate and consult 
with a legal adviser. 
3.  For the purpose of preparing your defence you will, if you have been detained on 
the order of a magistrate, be allowed— 
(a)  a supply of writing material, and to have your letters posted or delivered 
without delay; 
(b)  to make telephone calls, provided no hindrance is caused to the processes 
of investigation or the administration of justice. 
4.  You may ask to be released on bail. 
5.  If you feel ill (e.g. if you have any of the symptoms listed below), please inform 
the duty officers and ask for medical attention: 
(a)  high fever; 
(b)  dry cough; 
(c)  shortness of breath/chest pain; 
(d)  breathing difficulties; 
(e)  diarrhea/abdominal pain 
6.  Adequate  food  and  refreshment  will  be  supplied  free. You  are  not  entitled  to 
receive from outside anything except the basic necessities of clothing. However 
you may, if you request, be permitted at your own expense to have food from 
outside to be brought to you subject to inspection. 
7.  Drinking water will be supplied on request. 
8.  Clean clothing will be supplied for changing upon request. 
9.  If you find that you are not treated fairly or you have any complaint or question 
regarding your treatment and live-in arrangement at detention centre, please raise 
it on the spot with the officer-in-charge.    You may also raise it with the Justices 
of the Peace during their visit to Ma Tau Kok Detention Centre. 
 
11 
 

Annex  A  (P.2  of  2) 
被羈留者請注意 
1.  你可要求通知你的親屬或一位朋友你已被羈留。 
2.  在不會對進行調查或對執法構成不合理延遲或阻礙的前提下,你可與一名法律顧
問通訊和商議。 
3.  你如根據裁判官的命令被羈留,為準備你的辯護,你會 - 
(a) 獲供應書寫用品,而你的書信會在沒有延遲的情況下郵寄或遞送; 
(b) 在不會對進行調查或對執法構成阻礙的前提下,獲准打電話給他人。 
4.  你可要求保釋外出。 
5.  你如感到不適(例如有下列任何症狀),請通知值日主任,要求醫療護理: 
(a)  發高燒; 
(b)  乾咳; 
(c)  氣促/胸口疼痛; 
(d)  呼吸困難; 
(e)  腹瀉/腹痛。 
6.  你會獲得免費供應足夠的食物和茶點。除屬基本需要的衣物之外,你不得接受從
外間送來的任何其他東西,但如你提出要求,則可獲准自費得到外間送來的食物,
但這些食物須經過檢查。 
7.  飲用水會應你的要求供應。 
8.  清潔的替換衣物會應你的要求供應。  
9.  你如認為受到不公平對待,或對在羈留期間的待遇及留宿安排有任何投訴或疑問,
請當場向主管人員提出。你亦可在遇到太平紳士巡視本羈留中心的時候,向他們
提出。 
 
 
12