This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '資訊科技合約員工過冷河規定的資料'.

 
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
 
RESTRICTED 
 
 
 
Tender for the Supply Services of 
 
Information Technology Contract Staff 
 
to the Government of the 
 
Hong Kong Special Administrative Region 
 
 
 
 
 

Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
   
  
 
 
 
Page 1 of 1 

link to page 4 link to page 11 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 16 link to page 18 link to page 19 link to page 21 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 27  
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
PART I 
 
  TERMS OF TENDER 
 
TABLE OF CONTENTS 
 
 

1. 
INTERPRETATION ...................................................................................................... 3 
2. 
INVITATION TO TENDER ........................................................................................ 10 
3.   
TENDER DOCUMENTS ............................................................................................. 12 
4. 
SUPPLEMENTARY INFORMATION/TENDER ADDENDA ................................. 13 
5. 
REQUIREMENTS ON SUBMISSION OF TENDER PROPOSALS ......................... 13 
6. 
ESSENTIAL REQUIREMENTS ON EXPERIENCE OF TENDERERS ................... 15 
7. 
TENDERS TO REMAIN OPEN .................................................................................. 17 
8. 
COMPANY/BUSINESS ORGANISATION STATUS ............................................... 18 

FINANCIAL VETTING .............................................................................................. 20 
10. 
REQUEST FOR INFORMATION ............................................................................... 23 
11. 
COUNTER-PROPOSALS ............................................................................................ 23 
12. 
AUTHENTICITY OF DOCUMENTS SUBMITTED ................................................. 24 
13. 
ASSESSMENT OF TENDER PROPOSALS ............................................................... 24 
14. 
COMMUNICATION WITH THE GOVERNMENT ................................................... 25 
15. 
BASIS OF ACCEPTANCE .......................................................................................... 25 
16. 
TENDERER’S COMMITMENT .................................................................................. 25 
17. 
TENDERER’S LIABILITY .......................................................................................... 25 
18. 
NEW INFORMATION ................................................................................................. 25 
19. 
TERMS TO BE INCORPORATED IN THE EMPLOYMENT CONTRACTS OF 
RELEVANT EMPLOYEES ......................................................................................... 26 
20. 
FORMATION OF CONTRACT .................................................................................. 26 
21. 
COST OF TENDER ...................................................................................................... 26 
22. 
GOVERNMENT’S RIGHT .......................................................................................... 26 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 1 of 45 

link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 31 link to page 32 link to page 35 link to page 36 link to page 38  
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
23. 
NEGOTIATION ............................................................................................................ 27 
24. 
PERFORMANCE BOND ............................................................................................. 27 
25. 
DOCUMENTS OF UNSUCCESSFUL TENDERERS ................................................ 27 
26. 
ENVIRONMENTAL PROTECTION .......................................................................... 28 
27. 
COMPLAINTS ABOUT TENDERING PROCESS OR CONTRACT AWARD ....... 28 
28. 
PROVISION OF PERSONAL DATA .......................................................................... 28 
29. 
CONSEQUENCE OF BREACHES OF STATUTORY AND CONTRACTUAL 
OBLIGATIONS ............................................................................................................ 29 
30. 
CANCELLATION OF TENDER ................................................................................. 29 
31. 
WARNING AGAINST BRIBERY ............................................................................... 29 
32. 
WARRANTY AGAINST COLLUSION...................................................................... 29 
33. 
CONSENT TO DISCLOSURE .................................................................................... 30 
34. 
GOVERNMENT DISCRETION .................................................................................. 31 
35. 
TENDERERS’ ENQUIRIES ........................................................................................ 34 
 
ANNEX A – CHECKLIST FOR ITEMS TO BE SUBMITTED BY TENDERERS ............. 35 
ANNEX B – TENDER ASSESSMENT PROCEDURES AND MARKING SCHEME ........ 37 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 2 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
1. 
Interpretation 
 
 
1.1 
In this set of Tender Documents, unless the context otherwise requires, the following 
terms shall have the following meaning: 
 
“Associate” 
in relation to any persons means 
 
(a)  a relative or partner of that person; or 
(b) a company one or more of whose 
directors is in common with one or 
more of the directors of that person;   
 
“Associated Person” 
in relation to another person means 
 
 
(a)  any person who has control, directly 
or indirectly over the other; or 
(b)  any person who is controlled, 
directly or indirectly, by another; or 
(c)  any person who is controlled by, or 
has control over, a person at (a) or 
(b) above; 
 
“control” in relation to another person 
means the power of a person to secure 
 
(a)  by means of the holding of shares or 
interests or the possession of voting 
power in or in relation to that or any 
other person; or 
(b)  by virtue of powers conferred by 
any constitution, memorandum or 
articles of association, partnership, 
agreement or arrangement (whether 
legally enforceable or not) affecting 
that or any other person; or 
(c)  by virtue of being or holding office 
as a director in that or any other 
person; 
 
that the affairs of the first-mentioned 
person are conducted in accordance with 
the wishes of that other person; 
 
“director” means any person occupying 
the position of director by whatever 
name called and includes without 
limitation a de facto or shadow director; 
 
“relative” means the spouse, parent, 
child, brother or sister of the relevant 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 3 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
person, and, in deducing such a 
relationship, an adopted child shall be 
deemed to be a child both of the natural 
parents and the adopting parent and a 
step child to be a child of both the natural 
parent and of any step parent; 
 
“Commencement Date” 
means  1 February 2019  or such other 
date as specified by the Government, 
whichever is the later; 
 
“Confidential Information” 
means information contained in the 
Materials and all materials and data 
furnished by or on behalf of the 
Government which is received by the 
Contractor or comes to the Contractor’s 
knowledge in connection with this 
Contract including but not limited to the 
terms and conditions of this Contract; 
   
“Contract” 
means the contract made hereunder 
between the Contractor and the 
Government including the Standing 
Offer  Deed, Conditions of Contract, 
Specifications,  Contract  Schedules and 
other documents which are incorporated 
by reference herein; 
 
“Contract Ceiling Rate” 
means the upper limit of the daily rate 
per staff category that the Contractor 
may charge for the Service, subject to 
adjustment as stipulated in clauses 3.2 
and 3.3 in Part IV; 
 
“Contractor” 
means the person whose name appears in 
Part V of this Contract; 
 
“Currency” 
means Hong Kong Dollars; 
 
“Day” 
means calendar day;   
 
“Employer” 
means the employer of the Relevant 
Employee who is under an employment 
contract to provide the Service under this 
Contract; 
 
“Government” 
means the Government of Hong Kong;   
 
“Government Representative” 
means the Government Chief 
Information Officer or any other officer 
duly authorized to act for and on behalf 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 4 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
of the Government for the purposes of 
the Contract; 
 
“Guangdong Province” 
means the Guangdong Province of the 
People’s Republic of China; 
 
“Hong Kong” 
means the Hong Kong Special 
Administrative Region of the People’s 
Republic of China, including the Hong 
Kong Port Area as defined in section 2 of 
the Shenzhen Bay Port Hong Kong Port 
Area Ordinance (Cap. 591); 
 
“Hong Kong Time” 
means local time which is GMT+8; 
 
 
“Individual Rate” 
means the daily rate of providing 
individual Relevant Employee  to the 
Government, as quoted by the Contractor 
in proposing the Relevant Employee for 
selection by the Government and 
accepted by the Government and, subject 
to adjustment as stipulated in clause 3 in 
Part IV; 
 
“Intellectual Property Rights” 
means patents, copyrights, design rights, 
trademarks, service marks, trade names, 
domain names, database rights, rights in 
know-how, new inventions, designs or 
processes and other intellectual property 
rights (of whatever nature and wherever 
arising), whether now known or 
hereafter created and in each case 
whether registered or unregistered and 
including applications for the grant of 
any such rights; 
   
“Invitation to Tender” 
means this invitation to tender for the 
provision of the Service to the 
Government on the terms and conditions 
set out in the Tender Documents; 
 
“Law” 
means any constitutional provisions, 
 
treaties conventions, ordinances, 
subsidiary legislation, orders, rules and 
regulations  having the force of law and 
rules of civil and common law and 
equity;   
 
“Materials” 
includes but is not limited to all the 
programmes, data, information or 
materials collected, compiled, 
developed, produced or created by or on 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 5 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
behalf of the Contractor, its sub-
contractors, Relevant Employees, and 
their directors, officers, employees, 
agents or sub-contractors (whether 
individually or 
jointly with the 
Government) in relation to and/or in the 
course of the performance of the Service 
or for the purpose of the Contract, which 
are recorded or stored by whatever 
means in whatever form or media, any 
material relating to programming 
documentation including source and 
object code listings originated and first 
prepared for the Government by the 
Relevant Employee, the pre-contractual 
and contractual documents and all the 
drafts, uncompleted versions and 
working papers of any of the above 
items; 
 
“Month” 
means calendar month; 
 
“Notice” 
means notices as set out in clause 32 in 
Part IV; 
 
“Notice of Service (RE)” 
means the written notice from the 
Government to the Contractor specifying 
the name of Relevant Employee, the 
Period of Service  (RE)  of the Relevant 
Employee, the Service (RE)  to be 
performed, the Individual Rate and other 
information as may be necessary from 
time to time; 
 
“Original Tender Closing Date” 
means 13 April 2018; 
   
“Partnership” 
means the relation which subsists 
between persons carrying on a business 
in common with a view of profit, 
whether or not the Partnership Ordinance 
(Cap. 38) applies to the partnership; 
 
“Period of Service (RE)” 
means the period during which the 
Relevant Employee performs the Service 
(RE) under the Contract; 
 
“Person” 
includes any individual, corporation, 
firm and unincorporated body; 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 6 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
“Public Sector” 
comprises the Government, statutory 
bodies in Hong Kong and aided schools 
as defined under the Education 
Ordinance (Cap. 279); 
 
“Relevant 
Employee” 
and    means any one employee or more than 
“Relevant Employees” 
one employees employed by the 
Contractor under an employment 
contract or employment contracts to 
provide the Service (RE)  under  the 
Contract; 
 
“Service” 
means all duties, obligations and services 
to be performed and provided by the 
Contractor as specified in the Contract; 
 
“Service (RE)” 
means the services to be performed by 
the Relevant Employee as provided by 
the Contractor to the Government under 
this Contract pursuant to the 
Specifications in Part VI; 
 
“Shenzhen” 
means the Shenzhen Special Economic 
Zone of the People’s Republic of China; 
 
“Standing Offer Agreement for  means the agreements made between the 
Quality Professional Services” 
contractors  and  the Government for the 
supply of information technology 
professional services under  tender 
references 
of 
GCIO 5/10-R,       
GCIO 5/11-R or GCIO 5/12-R; 
 
“Standing Offer Deed” 
means the document to be executed 
between the Government and any 
Tenderer in accordance with the  terms, 
conditions and other matters referred to 
in Part III, IV and VI of the Tender 
Documents; 
 
“Supervisor” 
means the person nominated by the 
Contractor to be responsible for 
supervising the Relevant Employees for 
the purpose of this Contract; 
 
“Tender” 
means an offer to provide the Service as 
submitted by a Tenderer in response to 
the Invitation to Tender;   
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 7 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
“Tender Closing Date” 
means the latest date (Hong Kong Time) 
by which Tenders must be lodged 
including the Original Tender Closing 
Date, and as such date may be extended 
in accordance with clause 5.14  of the 
Terms of Tender in Part I; 
 
“Tender Documents” 
has the meaning given to it in clause 3 of 
the Terms of Tender in Part I;   
   
“Tenderer” 
means  the person or the firm or the 
company referred to in the “Offer to be 
Bound” in Part II;   
 
“Term” 
means the period of forty-eight (48) 
months starting from the 
Commencement Date of this Contract 
unless extended under clauses 1.2 or 1.3 
in Part IV; 
 
“Time” 
means  a time of day as a reference to 
 
Hong Kong Time;   
 
 
“Working Day” 
means  Monday to Friday other than  a 
day which is public holiday or a day from 
Monday to Friday on which Tropical 
Cyclone Warning Signal No. 8 or above 
is hoisted or a Black Rainstorm Warning 
Signal is in force for any duration 
between 0900 and 1200 hours in Hong 
Kong. 
 
 
 
1.2 
The following rules of interpretation shall apply:   
 
(a) 
references to statutes or statutory provisions means references to those 
statutes or statutory provisions as replaced, amended, modified or re-
enacted from time to time, and includes all subordinate legislation made 
under those statutes; 
 
(b) 
words importing the singular includes the plural and vice versa; words 
importing a gender includes all other genders; references to any person 
includes any individual, firm, body corporate or unincorporate (wherever 
established or incorporated); 
 
(c) 
headings  are inserted for ease of reference only and do not affect the 
construction of the Tender Documents or the Contract; 
 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 8 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(d) 
references to a document: 
 
(i) 
include all schedules, appendices, annexures and other materials 
attached to such document; and 
 
(ii) 
mean the same as from time to time amended or supplemented in 
accordance with the terms of the Tender Documents or the Contract; 
 
(e) 
references to “Tenderer” or “Contractor” include its permitted assigns, 
successors, or any persons deriving title under them; 
 
(f) 
references  to “Government” include its assigns, successors-in-title and 
persons deriving title under them, regardless of whether or not any of these 
persons are mentioned separately in the relevant provisions; 
 
(g) 
references to “law” and “regulation” include any constitutional provisions, 
treaties, conventions, ordinances, subsidiary legislation, orders, rules and 
regulations having the force of law and rules of civil and common law and 
equity; 
 
(h) 
any word or expression to which a specific meaning has been attached in 
any part of the Tender Documents bear such meaning whenever it appears 
in the same and other parts of the Tender Documents; 
 
(i) 
a time of a day means a reference to Hong Kong time; 
 
(j) 
references to “normal business hours” mean 0900 to 1800 hours; 
 
(k) 
references to a day mean a calendar day;   
 
(l) 
references to a month or a monthly period mean a calendar month; 
 
(m) 
any negative obligation imposed on any party means if it were also an 
obligation not to permit or suffer the act or thing in question, and any 
positive obligation imposed on any party means if it were also an obligation 
to procure that the act or thing in question be done; 
 
(n) 
any act, default, neglect or omission of any employee, licensee, agent or 
sub-contractor of the Contractor is deemed to be the act, default, neglect or 
omission of the Contractor; 
 
(o) 
words importing the whole are treated as including a reference to any part 
of the whole; 
 
(p) 
references to “writing” include typewriting, printing, photography, facsimile 
and the printed out version of a communication by electronic mail and other 
modes of representing and reproducing words in a legible form; and 
 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 9 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(q) 
where  a general obligation in the Tender Documents or the Contract is 
followed by more specific obligations, the general obligation is not 
construed restrictively by reference to the specific obligations or deemed to 
be fully performed by reason only that the specific obligations have been 
performed. 
 
1.3 
Nothing in the Contract shall be taken to restrict, derogate from or otherwise interfere 
with any power or duty, or the exercise or performance of any power or duty 
conferred or imposed by or under any law upon the Government or any person in the 
service of the Government. 
 
1.4 
All rights and powers of the Government under the Contract may be exercised by 
the Government Representative.    If any provision of the Contract provides for a 
determination of any matter by the Government or the Government Representative, 
the determination made by the Government or the Government Representative (as 
the case may be) shall, in the absence of manifest error, be final and conclusive. 
 
1.5 
Unless otherwise provided for in the Tender Documents, all quotations and payments 
shall be made in Hong Kong currency. 
 
 
2. 
Invitation to Tender 
 
2.1 
Tenderers are invited to bid for the supply services of information technology 
contract staff to the Government as specified in the Specifications in Part VI subject 
to and in accordance with these Terms  of Tender in Part I and the Conditions of 
Contract in Part IV. 
 
2.2 
The Contractor is required to provide the supply services of information technology 
contract staff (“Relevant Employees”) to the Government.    The Relevant 
Employees are employees of the Contractor and they will perform the Service (RE) 
at  Government bureaux/departments under the instruction  of Government 
Representative.  Upon request by the Government in accordance with the 
procedure set out in clause 4 of the Specifications  in Part VI, the Contractor is 
required: 
 
(a) 
to  propose  eligible candidates fulfilling the essential qualification 
requirements as set out in clause 2.1.1 of the Specifications in Part VI, as 
well as any other essential requirements specified by the Government in the 
respective service requests,  for selection by the Government as Relevant 
Employees; and 
 
(b)   
if the Government makes the selection, the Contractor, as the employer of 
the Relevant Employees, is required to supervise and manage the Relevant 
Employees to ensure that they perform the Service  (RE)  at the relevant 
Government bureaux/departments to the satisfaction of the Government.     
 
 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 10 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
2.3 
The estimated requirements are:   
 
Staff 
Staff Category 
Estimated 
Category 
Requirements Per 
Number 
Annum 
(in man-years) 
 

Senior Project Manager 
10 
 

Project Manager 
170 
 

Senior Systems Analyst 
230 
 

Systems Analyst 
1 080 
 

Analyst/Programmer 
870 
 

Programmer 
160 
 

Junior Programmer 
60 
 

Senior Information Technology Assistant 
130 
 
B1 
Information Technology Assistant 
60 
(shift duty) 
 
B2 
Information Technology Assistant 
170 
(non-shift duty) 
 
 
Total: 
2 940 
 
 
2.4 
The Government intends to enter into Standing Offer Deed with no more than fifteen 
(15)  Tenderers who have made, in the opinion of the Government, the most 
advantageous and conforming offers to the Government in response to this Invitation 
to Tender.     
 
2.5 
A Contractor who executes the Standing Offer Deed agrees to provide the Service 
as and when required by the Government on the terms and conditions of this set of 
Tender Documents.    Tenderers may wish to read clauses 4.3 and 4.4 of the 
Specifications in Part VI to have a general understanding on the procedure on 
selecting Relevant Employees.    The Government may select  any  or none of the 
eligible candidates referred to in clause 2.2(a) above as Relevant Employees.   
 
2.6 
Only those eligible candidates who are selected by the Government will perform 
Service (RE) under the Contract as Relevant Employees.    Service fee payable by 
the Government to the Contractor will be on a time charged basis for the Period of 
Service  (RE) performed by the Relevant Employees
  being engaged  to perform 
the Contract. 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 11 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
2.7 
The estimated requirements in clause 2.3 herein are indicative only and the 
Government shall not in any way be bound thereby.    Tenderers should note that the 
Government’s actual requirements throughout the Term of the Contract might or 
might not exceed the said estimated requirements.       
 
2.8 
The Term of the Contract is a period of forty-eight (48) months unless extended in 
accordance with clauses 1.2 or 1.3 of the Conditions of Contract in Part IV.    The 
Contract will commence on the Commencement Date. 
 
2.9 
The Period of Service (RE) of the Relevant Employee shall be of varying duration 
but generally shall not be less than one month.    Nevertheless, this estimated Period 
of Service (RE) is for reference only and the Government shall not be bound by a 
minimum period of one month.   
 
 
3.   
Tender Documents 
 
3.1 
The full set of Invitation to Tender, identified as GCIO 5/2 (T25), comprises  the 
following documents (collectively “Tender Documents”):   
 
(a)   
Part I    -    Terms of Tender (Pages 1 to 45) 
(b) 
Part II  -    Offer to be Bound (Pages 1 to 2)   
(c)   
Part III  -    Contract Schedules (Pages 1 to 20) 
(d)    Part IV  -    Conditions of Contract (Pages 1 to 35) 
(e)   
Part V    -    Standing Offer Deed (Pages 1 to 2) 
(f)   
Part VI   -  Specifications (Pages 1 to 23) 
 
3.2 
A Tenderer should read the Tender Documents carefully prior to submitting a Tender 
and ensure that it understands all requirements of the Tender Documents. 
 
3.3 
A Tenderer should check the numbers of pages of the Tender Documents.    If it finds 
any missing or indistinct pages, it should inform the Government Representative 
immediately so that the same can be rectified. 
 
3.4 
A Tenderer will be regarded to be thoroughly conversant with all aspects of the 
Tender Documents (including the Contract) and in general  to have obtained all 
necessary information of any circumstances which may influence or affect its Tender 
or its performance of the Contract.    The Government does not assume any liability 
in respect of any errors or mistakes made by a Tenderer or any neglect or failure of 
the Tenderer to obtain any information or clarification relating to the provision of 
the Service to the Government in accordance with the Contract. 
 
3.5 
No error, mistake, neglect or failure by a Tenderer shall affect any provision of the 
Tender Documents (including the Contract) or relieve the Tenderer from any of its 
obligations or liabilities under the Tender Documents (including the Contract).    For 
the avoidance of doubt, a successful Tenderer shall not be entitled to any additional 
payment, compensation or allowance by reason of any such error, mistake, neglect 
or failure.    If a Tenderer is awarded the Contract, it shall not be excused from any 
liability under the Contract as a consequence of any misinterpretation by it of any 
matter or fact relating to the Tender Documents or the Contract. 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 12 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
3.6 
By submitting a Tender, a Tenderer will be regarded to have agreed to all terms and 
conditions set out in the Tender Documents.     
 
 
4. 
Supplementary Information/Tender Addenda 
 
4.1   
All supplementary information or tender addenda to the Invitation to Tender will be 
provided by the Government in writing and forwarded to all prospective Tenderers 
who have registered with the Government when obtaining a copy of the Tender 
Documents.  The supplementary information or tender addenda, if any, will also be 
posted on the website of the Office of the Government Chief Information Officer at 
https://www.ogcio.gov.hk/en/our_work/business/tender_eoi_rfp/.  Tenderers are 
advised to check the said website from time to time for the contents thereof. 
 
 
5. 

Requirements on Submission of Tender Proposals   
 
5.1   
Save in accordance with the terms of the Tender Documents, a Tenderer must not 
alter any provision of the Tender Documents. 
 
5.2   
The Tenders and all accompanying documents must be submitted in either Chinese 
or English in black ink or typescript.     
 
5.3 
A Tenderer shall  submit a duly signed “Offer to be Bound”  in Part II  and  the 
completed  Contract Schedules  1,  2,  8  and  9  of Part III.  Failure to submit the 
above-mentioned documents before the time and date specified in clause  5.5 
below will render the Tender not to be considered further.   

 
5.4   
A Tenderer should submit its Tender,  in triplicate,  in one (1) envelope clearly 
marked with the tender reference “GCIO 5/2 (T25)”  and the words, “Technical 
Submission” and in another envelope clearly marked with the tender reference 
“GCIO 5/2 (T25)” and the words, “Price Submission”.    Both envelopes should be 
placed inside another sealed envelope marked with the tender reference “GCIO 5/2 
(T25)” and “Tender for the Supply Services of Information Technology Contract 
Staff to the Government of the Hong Kong Special Administrative Region”  and 
addressed to the Chairman, Central Tender Board.    Failure to comply with the 
above submission requirements may render the Tender invalid. 
 
5.5      All Tenders shall be deposited in the Government Logistics Department Tender 
Box  situated on Ground Floor, North Point Government Offices, 333 Java Road, 
North Point, Hong Kong before 12:00 noon (Hong Kong Time) on the Tender 
Closing Date
.  Late Tenders will not be considered. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 13 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
5.6   
The envelop marked “Technical Submission” should contain one original of each 
of the following: 
 
(a)   
the duly signed “Offer to be Bound” in Part II; and 
 
(b)   
the completed Contract Schedule 2 of Part III – “Tenderer’s Experience”, 
Contract  Schedule  8  of Part III –  “Service Assurance Plan and Staff 
Management Plan” and  Contract  Schedule  9  of Part III –  “Minimum 
Monthly Wage Rate committed for Relevant Employees of 
        
Staff Category 1”. 
 
5.7   
The envelope marked “Price Submission” should contain one original of Contract 
Schedule 1 of Part III – “Schedule of Contract Ceiling Rates”.   
 
5.8   
The prices (i.e. Contract Ceiling Rates) to be quoted by a Tenderer shall  only be 
shown in Contract Schedule 1 of Part III.    Such prices as well as any other prices 
including the subsisting Contract Ceiling Rates and Individual Rates to be quoted 
throughout the Term of the Contract shall be net where applicable, include trade and 
cash discounts and all expenses incidental to the due and proper performance of the 
Contract by the Contractor. 
 
5.9   
Prices quoted in the Tender are not subject to change after submission.  Prices shall 
be quoted for all staff categories of Relevant Employees in Contract Schedule 1 of 
Part III.    Only one single price is allowed for each staff category.    A Tenderer shall 
quote the prices in Hong Kong currency.  Under no circumstances will a Tenderer 
be allowed to alter the information provided in the Contract Schedule 1 of Part III 
after the submission of its Tender.  Under no circumstances will the Government 
accept any request for price amendment on the grounds that a mistake has been made 
in the prices quoted.   
 
5.10   
Without prejudice to the generality of these  Terms of Tender  in Part I, the 
Government may require a Tenderer who in the opinion of the Government has 
submitted an unreasonably low price to justify and demonstrate that such a Tenderer 
is capable of carrying out the Contract.    The Government may reject the Tender if 
the Tenderer fails to so justify and demonstrate to the Government’s satisfaction. 
 
5.11 
 Tenders submitted otherwise in the manner described in clauses 5.2, 5.3, 5.5, 5.8 and 
5.9 above will not be considered.    A checklist on the information, forms, schedules, 
documents, etc. to be submitted by Tenderers is provided at Annex A for reference. 
 
5.12   
When completing the Tender Documents (including Part II – “Offer to be Bound”), 
a Tenderer shall ensure that the name of the Tenderer is the same as the name shown 
in: 
 
(a) 
if the Tenderer is a company incorporated in Hong Kong: 
 
(i) 
the Certificate of Incorporation of the Tenderer; or 
 
(ii)   
if  there is a change of name of the Tenderer since the date of its 
Certificate of Incorporation, the latest Certificate of Change of 
Name of the Tenderer;   
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 14 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(b) 
if the Tenderer is a sole proprietorship or a Partnership, the latest business 
registration certificate of the Tenderer; or 
 
(c) 
if the Tenderer is formed, established or incorporated outside Hong Kong, 
a document equivalent to clause 5.12 (a)(i), (a)(ii) or (b) above (as the case 
may be) issued by a governmental or competent authority of the place where 
the Tenderer is formed, established or incorporated. 
 
5.13 
Execution of Tenders 
 
(a) 
Part II - “Offer to be Bound” shall be duly signed by: 
 
(i)  
if the Tenderer is a sole proprietorship, the Tenderer; 
 
(ii) 
if the Tenderer is a Partnership, a partner of the Tenderer; or   
 
(iii) 
if the Tenderer is a body corporate, one or more persons who are 
duly authorised by the Tenderer to sign and submit the Tender for 
and on behalf of the Tenderer. 
 
(b) 
a Tender will not be further considered if Part II - “Offer to be Bound” is 
not signed in the manner described in clause 5.13(a) above. 
 
5.14 
In the event that a Tropical Cyclone Warning Signal No. 8 or above is hoisted or a 
Black Rainstorm Warning Signal is in force  for any duration between 9:00 a.m. 
(Hong Kong Time) and 12:00 noon (Hong Kong Time) on the Original  Tender 
Closing Date, the tender closing time will be extended to 12:00 noon (Hong Kong 
Time) on the next Working Day. 
   
 
6. 
Essential Requirements on Experience of Tenderers   
 
6.1 
A Tenderer must have at least three (3) years of experience in aggregate within the 
five (5) years immediately before the Original  Tender Closing Date in the supply 
services of information technology contract staff. 
 
6.1.1 
The aggregate years of experience will be counted in calendar days and converted to 
years by dividing by 365.    For experience of the Tenderer gained from performing 
two (2) or more relevant contracts at the same time, the overlapping period of such 
experience gained will only be counted once.    For example, if a Tenderer has 
performed two (2) relevant  contracts, the first  contract being from 1.1.2014 to 
31.12.2015 and the second contract being from 1.7.2015 to 30.6.2017, the Tenderer 
will be considered as having 3.5 years of experience  in total  (i.e.  1  277  days of 
experience divided by 365).  Figures with the values at the third decimal place 
larger than or equal to 0.005 will be rounded up by adding 0.01 to the figures and 
curtailing the third decimal place onward whereas figures with the values at the third 
decimal place below 0.005 will be rounded down by curtailing the third decimal 
place onward without changing the values at the second decimal place.     
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 15 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
6.2 
A Tenderer must have supplied at least fifty (50) information technology contract 
staff to one or more clients in a continuous period of twelve (12) months within the 
three (3) years immediately before the Original Tender Closing Date. 
 
or 
 
A Tenderer must have supplied at least fifty (50) information technology contract 
staff to one or more clients on average per year in the three (3) years immediately 
before the Original Tender Closing Date. 
 
6.2.1 
For the avoidance of doubt, the information technology contract staff referred to in 
clause  6.2  above  must be different individuals.  The information technology 
contract staff supplied to the client(s) during the 12-month period will be counted 
irrespective of the duration of service provided by the information technology 
contract staff to the client(s).   
 
6.3 
A  Tenderer must have provided the  supply services of information technology 
contract staff to at least five (5) clients in the three (3) years immediately before the 
Original Tender Closing Date. 
 
6.3.1 
For the purpose of determining the number of clients, only one  (1)  client will be 
counted under each contract for the supply services of information technology 
contract staff where there is more than one (1) contractual party in one (1) contract.   
The contractual party can be an entity in the Public Sector or private sector.    If a   
Tenderer has entered into contracts with different Government bureaux/departments 
for providing the supply services of information technology contract staff, it will be 
considered as having provided the said services to one (1)  client only.    Where a 
Tenderer has entered into a contract with the Government for providing the supply 
services  of information technology contact staff as and when required to the 
Government, irrespective of the number of Government  bureaux/departments to 
which services are being provided in relation to the contract, the number of client 
will be one (1).    For the avoidance of doubt, a client will be counted irrespective of 
whether the relevant contract(s) has/have been completed or not immediately before 
the Original Tender Closing Date. 
 
6.4 
For the  purpose of determining whether or not  a Tenderer meets the essential 
requirements as set out in clauses 6.1, 6.2 and 6.3 above, the following rules shall 
apply:     
 
(a) 
only the Tenderer’s experience gained in the same name of the Tenderer 
will be counted;   
 
(b) 
for the avoidance of doubt, in case where a Tenderer had its name changed 
by means of a Certificate of Change of Name issued under         
Section 107(3)(b) of the Companies Ordinance (Cap. 622) before the 
Original Tender Closing Date, the relevant experience gained in the 
Tenderer’s former name will be counted if a copy of the relevant Certificate 
of Change of Name issued before the Original Tender Closing Date is 
submitted by the Tenderer to prove the said change; 
 
(c) 
experience gained by the Tenderer as a sub-contractor will not be counted; 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 16 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(d) 
experience of a sub-contractor of the Tenderer will not be counted; 
 
(e) 
experience of the Tenderer in contracts solely on the supply services of 
information technology contract staff will be counted.    Experience of the 
Tenderer in contracts on the supply services of contract staff (including 
information technology contract staff) will also be counted;   
 
(f)   
for the avoidance of doubt, a Tenderer may, incidental to its performance 
of service contracts that are not contracts on the supply services of 
information technology contract staff nor contracts on the supply services 
of contract staff (including information technology contract staff), hire 
information technology contract staff to perform the service  for clients.   
The experience of the Tenderer and the number of information technology 
contract staff supplied in this type of service contracts will not be counted;   
 
(g) 
experience in providing information technology professional services, such 
as planning, development, maintenance and/or operation of information 
technology systems/projects, will not be counted.    For example, 
experience in providing information technology professional services by a 
Tenderer to the Government under the Standing Offer Agreement for 
Quality Professional Services will not be counted; 
 
(h) 
a Tenderer’s experience gained by providing the  supply services of 
information technology contract staff  to  the Tenderer itself will not be 
counted;   
 
(i) 
both local and non-local experience of the Tenderer will be counted;   
 
(j) 
for on-going contracts as at the Original Tender Closing Date, only the 
experience gained by the Tenderer up to the date immediately before the 
Original Tender Closing Date will be counted; and 
 
(k) 
a Tenderer is required to submit to the satisfaction of the Government the 
documentary evidence to prove its experience claimed in Contract Schedule 
2 of Part III.    Any claimed experience not substantiated by documentary 
evidence will not be counted.     
 
6.5 
A Tenderer that fails to comply with any one of the essential requirements under 
clauses 6.1, 6.2 and 6.3 above will not be further considered

 
 
7. 

Tenders to Remain Open 
 
7.1 
A Tender once submitted by a Tenderer will be binding on the Tenderer. 
 
7.2 
Tenders shall remain open and valid for acceptance for not less than two hundred 
and seventy (270) days (the “tender validity period”) after the Tender Closing Date. 
 
7.3 
If a Tenderer does not state in its Tender the period for which the Tender is to remain 
valid and open for acceptance, the tender validity period of that Tender will be two 
hundred and seventy (270) days after the Tender Closing Date. 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 17 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
7.4 
If a Tenderer offers in its Tender a period that is shorter than two hundred and seventy 
(270) days, the Government will clarify with the Tenderer concerned, in which case 
the Tenderer must confirm compliance with clause 7.2 within five (5) working days 
or such other period as specified by the Government without any other change to the 
Tender (except any change made in response to any clarification by the Government 
pursuant to clause 10 of Part I).    If the Tenderer fails to confirm compliance with 
clause 7.2 within the specified deadline or, despite confirming compliance therewith, 
introduces any change to the Tender not in response to any clarification by the 
Government pursuant to clause 10 of Part I, its Tender will not be considered further.   
 
 
8. 
Company/Business Organisation Status 
 
8.1 
A Tenderer bidding for the Service may be a/an: 
 
(a)   
sole proprietor; 
 
(b)   
Partnership; or 
 
(c)   
limited company incorporated under the Companies Ordinance (Cap. 622). 
 
 
 
8.2 
A Tenderer is required to provide the following details relating to itself in Contract 
Schedule 3 of Part III:   
 
(a)   
name and organisation structure of the Tenderer; 
 
(b)   
business status of the Tenderer: sole proprietor/Partnership/limited 
company incorporated under the Companies Ordinance (Cap. 622); 
   
(c)   
names of shareholders/partners/proprietor of the company/business 
organisation and their percentage of ownership; 
 
(d)    
names and residential addresses of the following: 
 
(i) 
managing directors/partners; 
 
(ii) 
other directors; 
 
(iii) 
sole proprietor; 
 
(e)   
a copy of a valid Business Registration Certificate and copies of other 
documents evidencing its business status; 
 
(f) 
if the Tenderer is a company or body corporate, its Memorandum (if any) 
and  Articles of Association, a copy of the agreement made  between  its 
shareholders (if any), Certificate of Incorporation, Certificate of Change 
of Name (if any), and other corporate documents;   
 
(g) 
if the Tenderer, being an incorporated entity, is a company incorporated 
in Hong Kong or has a principal place of business in Hong Kong, a copy 
of the latest annual return filed with the Companies Registry; 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 18 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(h) 
place and date of its incorporation or formation; 
 
(i) 
company profile information of the Tenderer including the number and 
location of full time/contract employees, core business strategies and 
strength, and industry expertise; 
 
(j) 
a copy of the relevant document (e.g. board resolutions of the Tenderer if 
it is a company) showing that the authorised person(s) who sign(s) the 
Offer to be Bound has/have the authority to sign it for and on behalf of the 
Tenderer; and 
 
(k) 
names and addresses of banks which are prepared to provide references or 
other relevant financial data which indicate the financial viability of the 
Tenderer. 
 
8.3 
If a Tenderer is incorporated, formed or established outside Hong Kong, a legal 
opinion in form and substance satisfactory to the Government and issued by a lawyer 
duly qualified to practise the laws of the place of incorporation, formation or 
establishment (as the case may be) of the Tenderer and acceptable to the Government 
shall be provided upon request by the Government on the following issues and any 
other issues as may be required by the Government: 
 
(a) 
the Tenderer is duly incorporated, formed or established and validly 
existing  under the laws of the place of the Tenderer’s incorporation, 
formation or establishment and that the Tenderer has full power, capacity 
and authority to carry on the business as it is now conducting and to 
provide the Service to the Government on the terms and conditions of the 
proposed Contract;   
 
(b)        the Tenderer has the full power, authority and legal capacity to: 
 
(i) 
execute and submit its Tender and to incur the liabilities and 
perform the obligations under the Tender Documents; and 
 
(ii) 
enter into and execute the Contract and to incur the liabilities and 
perform the obligations thereunder; 
 
(c) 
the proposed Contract with the Government will, upon its formation 
pursuant to clause 20.1  of Part I, constitute the legal, valid and binding 
obligations of the Tenderer in the place of its incorporation, formation or 
establishment and is enforceable against the Tenderer in accordance with 
its terms; 
 
(d) 
the execution, delivery and performance of its Tender and the proposed 
mode of execution, delivery and performance of the Contract (if awarded 
to the Tenderer) have been duly authorised by all necessary corporate 
action of the Tenderer, and does not violate any provision of any 
applicable law, regulation or decree of the Tenderer’s place of 
incorporation, formation or establishment, or the Memorandum and 
Articles of Association or similar constitutional documents of the 
Tenderer; 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 19 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(e) 
no authorisations, consents, approvals are required from any governmental 
authorities or agencies or other official bodies in the place of 
incorporation, formation or establishment in connection with the 
execution and delivery of the Tenderer’s Tender, or the performance by 
the Tenderer of its obligations  under the Tender Documents  and the 
Contract; 
 
(f) 
the Tenderer’s Tender and the Contract need not be registered or filed in 
the place of incorporation, formation or establishment in order to secure 
their validity and/or priority; 
 
(g) 
there is no restriction under the laws of the place of the Tenderer’s 
incorporation, formation or establishment affecting the Tenderer’s 
obligations under the Tender Documents and the Contract; 
 
(h) 
the choice of the laws of Hong Kong to govern the Tender Documents and 
the Contract is a valid choice of laws and would be recognised and given 
effect to by the courts of the place of incorporation, formation or 
establishment of the Tenderer; and 
 
(i) 
it is not necessary under the laws of the place of incorporation, formation 
or establishment of the Tenderer that the Government be licensed, 
qualified or otherwise registered in such place of incorporation,  
formation or establishment in order to enable it to enforce its rights under 
the Tender Documents and the Contract. 
 
8.4 
The Government may require a Tenderer to provide, at its own expense, additional 
legal opinion satisfactory to the Government in all respects issued by a lawyer duly 
qualified to practise the laws of the place of incorporation, formation or 
establishment of the Tenderer and acceptable to the Government on any other 
matters arising from its Tender. 
 
 

Financial Vetting   
 
9.1 
A Tenderer is required to demonstrate its financial capability before it could be 
considered for the award of the Contract.    For this purpose, the Tenderer, upon the 
written request of the Government, is required to provide without limitation the 
following documents specified under this clause 9.1 and such other information as 
may be required by the Government within five (5) working days of such request, or 
the period specified in the request for information, for such financial vetting: 
 
(a) 
audited financial statements of the Tenderer for the past three (3) financial 
years prior to its tender submission date are required: 
 
(i)  
the audited financial statements must contain the Directors’ Report, 
Auditors’ Report, Statement of Financial Position (also referred to 
as Balance Sheet), Statement of Profit or Loss and Other 
Comprehensive Income (also referred to as Income Statement), 
Statement of Changes in Equity, Statement of Cash Flows and 
Notes to the Accounts. The financial statements shall be prepared 
on the same basis for each year in accordance with accounting 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 20 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
principles generally accepted in Hong Kong and the disclosure 
requirements of the Companies Ordinance (Cap. 622);   
 
(ii) 
the  audited financial statements must be originals or copies 
certified by its auditors;   
 
(iii) 
the latest financial statements must be for a period ending no more 
than eighteen (18) months before its tender submission date; 
 
(iv) 
if the Tenderer is a Partnership, audited financial statements for 
each of the partners  of the Partnership are also required if the 
partners are incorporated bodies; 
 
(v) 
if the Tenderer is a subsidiary of another company, both the audited 
consolidated group financial statements and  the company-only 
financial statements reflecting the financial position and results of 
the Tenderer itself are required; 
 
(vi) 
un-audited financial statements are acceptable only if a Tenderer is 
an unincorporated business where audited financial statements are 
not mandatorily required, or the Tenderer is a newly established 
company where the first set of financial statements is not yet 
available.  The un-audited financial statements are required to be 
certified by the sole proprietor, partners, directors of the Tenderer 
or certified public accountants.     
 
(b) 
management accounts up to a period of not more than three  (3)  months 
before the date of submitting the tender (if that has not been covered by the 
latest audited financial statements) are also required.    Such management 
accounts are required to be certified by the sole proprietor, partners, 
directors of the Tenderer or certified public accountants; 
 
(c) 
 projected statement of profit or loss and other comprehensive income and 
statement of cash flows of the contract for each contract year and pre-
operating period (if applicable) are required.    The projected financial 
statements should present the overall financial position incorporating the 
existing and other new businesses of the Tenderer and also the Contract 
under this tender.    The statements should be prepared in the format at 
Contract Schedule 4 of Part III.    The assumptions used in preparing the 
projections should be reasonable and clearly stated.    All supporting 
schedules and detailed calculations should also be provided.    The 
projection should at least include the projected revenue, details of operating 
expenses, capital expenditure, sources of finance, and other particulars 
showing how the Tenderer will deal with the Contract.    The projected 
statements are required to be certified by the sole proprietor, partners, 
directors of the Tenderer or certified public accountants.    For a 
Partnership, separate certification from each partner of the Partnership is 
required; 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 21 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(d) 
The Tenderer is required to provide documentary evidence showing 
available financial resources or backing to fulfill the obligations under the 
Contract.    Such documents may include:   
 
(i) 
original letters from bankers confirming lines of credit facilities 
available and the current undrawn/unutilized balances on or shortly 
before the Tender Closing Date; 
 
(ii) 
original letters from bankers confirming balances of the Tenderer’s 
bank accounts and deposits on or shortly before the Tender Closing 
Date; 
 
(iii) 
agreements confirming long-term loans obtained or to be obtained 
from parent company, directors, shareholders, partners and/or 
proprietors;   
 
(iv) 
copies (certified by the Tenderer’s directors, company secretary or 
sole proprietor/partners) of letters of undertaking, minutes of board 
meetings and/or returns of allotment of shares, etc. to support 
injections of capital or share capital; and 
 
(v) 
for unincorporated businesses/newly established businesses, 
originals or certified true copies of tax records such as profits tax 
assessments issued by the Inland Revenue Department for the past 
three (3) financial years (if available). 
 
9.2 
In the case where the Tenderer is unable to provide adequate financial information 
for a meaningful financial vetting  or the Tenderer fails in the financial vetting  to 
demonstrate the financial capability for taking up the Contract, a performance bond, 
by way of a banker’s guarantee issued by a bank which holds a valid banking licence 
granted under the Banking Ordinance  (Cap. 155) in Hong Kong, to guarantee the 
fulfillment of the contractual obligation will be required in accordance with clause 
24.1 of Part I. 
 
9.3 
In addition to the details specified above, the Tenderer should provide a summary of 
financial information submitted according to the format at Contract Schedule 5 of 
Part III
. 
 
9.4 
A Tenderer is requested to submit one original, two hardcopies and one softcopy of 
the documents as required by the Government in clauses 9.1 and 9.3 above.   
 
9.5 
A  Tender which fails to comply with clauses 9.1, 9.3 and  9.4  above  may not be 
considered. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 22 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
10. 
Request for Information 
 
10.1 
In the event that the Government determines that: 
 
(a) 
clarification in relation to any Tender is necessary; or 
 
(b) 
a document or a piece of information, other than the documents or 
information set out in clause 10.2 below is missing from any Tender, 
 
it may, but is not obliged to, request the Tenderer concerned to make the necessary 
clarification, or submit the requested document or information.    Each Tenderer shall 
thereafter within five (5) working days, or such other period as specified in the request 
submit such  clarification, information or document in the form required by the 
Government.  A Tender will not be considered further if complete information or 
document is not provided as required by the deadline as specified in the request, or 
in the case of clarification, such clarification is not provided by such deadline or is 
not acceptable to the Government.    As an alternative to seeking clarification or 
further information or document, the Government may not consider the Tender 
further or may proceed to evaluate the Tender on an “as is” basis.   
 
10.2 
The documents and information not covered by clause 10.1 above are: 
 
(a) 
price information in Contract Schedule 1 of Part III  in the Tender 
Documents; 
 
(b) 
a signed “Offer to be Bound” in Part II of the Tender Documents; and 
 
(c) 
any other document or information in respect of which it is specified in 
the Tender Documents  that a failure to provide to the Government in a 
Tender before the time and date specified in clause 5.5 of Part I will result 
in the Tender not being considered. 
 
10.3 
The Government will not consider any clarification or information submitted by a 
Tenderer after the Tender Closing Date  irrespective of whether or not the 
clarification or information is submitted at the invitation of the Government if the 
Government considers that such clarification or information would alter the 
Tenderer’s Tender in substance or give the Tenderer an advantage over the other 
Tenderers. 
 
 
11. 
Counter-Proposals   
 
11.1 
A Tenderer must not submit any proposal that has the effect of varying or modifying 
any essential requirements specified in the Tender Documents. 
 
11.2 
If a Tenderer fails to comply with clause 11.1 above, its Tender will be disqualified 
and will not be further considered by the Government. 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 23 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
11.3 
Subject to clause 11.1 above, if a Tenderer still wishes to submit a counter-proposal 
(“Counter-Proposal”),  the  Counter-Proposal must be submitted in the following 
manner: 
 
(a) 
the Counter-Proposal shall be attached to the “Offer to be Bound” in Part 
II; 
 
(b) 
the original provision which the Counter-Proposal relates to  should be 
fully recited before the proposed alteration or deletion; 
 
(c) 
the proposed alteration to the original provision should be underlined and 
should bear the corresponding clause number of the original provision 
unless it is an addition; 
 
(d) 
if it is an addition, the additional provision should be underlined; 
 
(e) 
words to be deleted should be crossed out by a single line only; and 
 
(f) 
an explanation should be given below the alteration or deletion and put in 
square brackets “[  ]”. 
 
11.4 
Any Counter-Proposal that is not submitted in accordance with clause 11.3 above 
will not be considered by the Government and will not be regarded to form part of 
the Tender submitted by a Tenderer.    In such event, the Tenderer shall be deemed 
to have agreed to the original term to which the Counter-Proposal relates and the 
Government will continue to consider the Tenderer’s Tender on this basis. 
 
11.5 
Notwithstanding and without prejudice to the aforesaid, the Government may 
negotiate with the Tenderer any Counter-Proposal but is not obliged to do so.    The 
Government may at its absolute discretion reject any Counter-Proposal.  If 
negotiation is conducted but fails, the Government may reject or exclude the 
Counter-Proposal and assess the Tender as it is without the Counter-Proposal. 
 
 
12. 
Authenticity of Documents Submitted   
 
12.1 
All documents submitted by a Tenderer to the Government in relation to its Tender 
shall be original documents or certified true copies of the original documents.    If a 
Tenderer fails to comply with this requirement or fails to provide such verification 
as the Government may require to prove the authenticity of a document submitted to 
the Government, the Government may not further consider the Tender. 
 
 
13. 
Assessment of Tender Proposals 
 
13.1 
Without prejudice to other rights and powers of the Government not to consider a 
Tender under other applicable provisions in the Tender Documents, the evaluation 
of a Tender will be conducted in accordance with the tender assessment procedures, 
criteria and marking scheme as set out in Annex B
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 24 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
14. 
Communication with the Government 
 
14.1   
All communications given or made by the Government or a Tenderer in relation to 
the Invitation to Tender shall be in writing and sent or deliver to the other party in 
the manner provided in clause 32 of the Conditions of Contract in Part IV, save that 
the Government may, by prior notice to a Tenderer, require the Tenderer to send or 
deliver a written communication by post or facsimile  only.    A Tenderer should 
note that the Government will not accept the use of a postal box as the Tenderer’s 
correspondence address for any purpose whether before or after the award of the 
Contract.   
 
 
15. 
Basis of Acceptance 
 
15.1   
In anticipation of the demand for Service during the  Term of Contract, the 
Government intends to enter into Standing Offer Deed with no more than fifteen (15) 
Tenderers who have made, in the opinion of the Government, the most advantageous 
and conforming offers determined in accordance with these Terms of Tender in Part 
I.    It is at the sole discretion of the Government to decide the number of conforming 
Tenders to be accepted.   
 
 
16. 
Tenderer’s Commitment 
 
16.1 
All  Tenders, information and responses from a  Tenderer  must  be submitted in 
writing.  Each of them is the representation of the Tenderer and will, if accepted by 
the Government, be incorporated into and made part of the Contract in such a manner 
as the Government considers appropriate. 
 
16.2 
The Government reserves the right not to consider a Tender that directly or indirectly 
attempts to preclude or limit the effect of the requirement stated in clause 16.1 above. 
 
16.3 
The Tenderer must submit its Tender on the basis that it accepts and agrees to all the 
terms and conditions of the Contract. 
 
 
17. 
Tenderer’s Liability 
 
17.1 
The Tenderer is expected to insure itself against all liabilities whether contractual or 
otherwise.    The Government will not accept any limitation or exclusion of liability 
by the Tenderer.    All terms and conditions in the Tender Documents are 
requirements of the Government and must not be altered by the Tenderer. 
 
 
18. 
New Information 
 
18.1 
A Tenderer should inform the Government in writing immediately of any factor that 
might affect its ability to meet any requirements of the Tender Documents.    The 
Government reserves the right not to consider a Tenderer’s Tender further if the 
Tenderer’s continued ability to meet such requirements is in doubt.   
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 25 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
19. 
Terms to be Incorporated in the Employment Contracts of Relevant Employees 
 
19.1 
Tenderers should note that the Government is determined to apply the same 
principles of clean Government, and with equal force, to the selected Contractors 
and to the Relevant Employees of the selected Contractors engaged to provide the 
Service under the Contract, and to detect and deter contravention of these principles.   
Relevant Employees will be required to observe the same terms and conditions 
applicable to government employees in this respect, for example, over acceptance of 
advantages and conflicts of interest.    The selected Contractors will be required to 
incorporate in the contracts of employment of such Relevant Employees those terms 
specified in Contract Schedule 6 of Part III.   
 
 
20. 
Formation of Contract 
 
20.1 
Unless and until the Standing Offer Deed in Part V of the Tender Documents has 
been executed by a Tenderer and the Government, there is to be no contract between 
the Government and the Tenderer concerned. 
 
 
21. 
Cost of Tender 
 
21.1 
A Tenderer shall submit its Tender at its own costs and expenses.  The Government 
shall not be liable for any costs and expenses whatsoever incurred by a Tenderer in 
connection with the preparation or submission of its Tender, including all costs and 
expenses relating to communication and negotiations with the Government, whether 
before or after the Tender Closing Date. 
 
 

22. 
Government’s Right 
 
22.1 
A Tenderer acknowledges that:   
 
(a) 
the Government is not bound to accept the Tender with the lowest tender 
price or the Tender with the highest combined score or any Tender and 
reserves the rights to accept all or any part of any Tender at any time within 
the tender validity period specified in clause 7 of Part I; 
 
(b) 
the Government may elect at its sole option to reject any Tender, if in its 
opinion, the Tenderer is incapable of undertaking or fulfilling the 
Contract; 
 
(c) 
with the adoption of the marking scheme, the conforming Tenders with 
the highest combined scores obtained from the technical  and the price 
assessments should normally be recommended.    It is the right of the 
Government to decide the number of conforming Tenders  to be 
recommended and accepted;   
 
(d) 
without prejudice to other provisions of the Tender Documents, the 
Government reserves the right to exclude a Tenderer for further 
consideration of the Tender on grounds including: (i) bankruptcy; or (ii) 
false declaration. 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 26 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
23. 
Negotiation 
 
23.1 
The Government reserves the right to negotiate with any Tenderer the terms of the 
Tenderer’s Tender and conditions of the Contract.   
 
 
24. 
Performance Bond   
 
24.1 
The successful Tenderer who is required to submit a performance bond to the 
Government according to clause 9.2  of Part I shall submit the bond as set out in 
clause  14  of Part IV at  an amount equal to five (5)  percent  of the estimated total 
value of this Contract equally divided by the number of successful Tenderers.    If 
the successful Tenderer has passed the financial vetting, it shall submit a 
performance bond to the Government at an amount equal to two (2) percent of the 
estimated total value of this Contract equally divided by the number of successful 
Tenderers.  The estimated total value of this Contract will be calculated using the 
following formula:   
 
Estimated 
total  = 
Estimated requirements of respective staff categories as set 
value of this 
out in clause 2.3 of Part I of the Tender Documents    x 
Contract 
Average of the Contract Ceiling Rates of respective staff 
categories of the successful Tenderers    x 
22 work days (i.e. estimated work days per month) x   
48 months (i.e. the Term of Contract) 
 
 
24.2 
The successful Tenderer must pay the performance bond by first demand banker’s 
guarantee.    The banker’s guarantee must comply with the following: 
 
(a)  it must be issued by a bank that holds a valid banking licence granted under the 
Banking Ordinance (Cap. 155) and acceptable to the Government; 
 
(b)  the bank undertakes to meet the liability immediately upon the first written 
demand from the Government.  The terms of the banker’s guarantee must be 
satisfactory to the Government; 
 
(c)  the banker’s guarantee must come into effect on the date of commencement of 
the Term unless another date is specified by the Government. 
 
24.3    The performance bond will be returned to the Contractor or released in accordance 
with clause 14.4 of Part IV.   
 
 
25. 
Documents of Unsuccessful Tenderers 
 
25.1 
The Government may destroy all documents submitted by unsuccessful Tenderers 
three (3) months after the Contract has been constituted under clause 20.1 of Part I.   
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 27 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
26. 
Environmental Protection   
 
26.1 
The following environmental friendly measures are recommended to be adopted in 
the preparation of documents relating to a Tender and the future performance of the 
Contract: 
 
(a) 
all documents should be printed on both sides and on recycled paper.   
Papers that exceeds eighty (80) gsm should not be used for the text; 
 
(b)   
use of plastic laminates, glossy covers or double covers should be avoided 
as far as possible.    If art board paper has to be used as document covers, 
recyclable non-glossy paper should be used; and 
 
(c) 
single line spacing should be used and excessive space in the margins and 
in between paragraphs should be avoided. 
 
 
 
27. 
Complaints about Tendering Process or Contract Award 
 
27.1 
The tendering process is subject to internal monitoring to ensure that the Contract is 
awarded properly and fairly.    Any Tenderer who feels that its Tender has not been 
fairly evaluated may write to the Government Chief Information Officer who will 
personally examine the complaint and refer it to the approving authority/relevant 
tender boards for consideration if the complaint relates to the tendering system or 
procedures followed.  The Tenderer should  lodge the complaint within three (3) 
months after the award of the Contract.   
 
 
28. 
Provision of Personal Data 
 
28.1 
All  personal data provided in a  Tender will be used by the Government for  the 
purposes of the Invitation to Tender and all other purposes arising from or incidental 
to it (including for the purposes of tender evaluation, the award of the Contract and 
resolution of any dispute arising from the Invitation to Tender).   
 
28.2 
By submitting a  Tender, a  Tenderer is regarded to have agreed to, and to have 
obtained from each individual whose personal data is provided in the Tender, his 
consent for the disclosure, use and further disclosure by the Government of the 
personal data for the purposes set out in clause 28.1 above. 
 
28.3 
An individual to whom personal data belongs and a person authorised by him in 
writing has the right of access and correction with respect to the individual’s personal 
data as provided for in sections 18 and 22 and Principle 6 of Schedule 1 to the 
Personal  Data (Privacy) Ordinance (Cap. 486).    The right of access includes the 
right to obtain a copy of the individual’s personal data provided in the Tender. 
 
28.4 
Enquiries concerning the personal data collected by means of the Invitation to 
Tender, including the making of access and corrections, should be addressed to the 
Personal Data Privacy Officer of the Office of the Government Chief Information 
Officer. 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 28 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
29. 
Consequence of Breaches of Statutory and Contractual Obligations 
 
29.1 
If a Tenderer is awarded the Contract, its consequent performance will be monitored 
and may be taken into account when its future tender offers for other tenders / 
quotations exercises are  evaluated.  A  Tender may be rejected if, during the  
twelve (12) months  immediately before the Tender Closing Date or between the 
Tender Closing Date and the award of the Contract, the Tenderer is in default in 
respect of any Office of the Government Chief Information Officer’s contract which 
is of the same or substantially similar nature.   
 
29.2 
A Contractor found to be in breach of its statutory or contractual obligations may be 
disqualified from participation in future tenders, depending upon the seriousness 
and/or the number of breaches.    In addition, a Contractor may have criminal and/or 
civil liability for these breaches including an obligation to compensate the 
Government in damages. 
 
 
30. 
Cancellation of Tender 
 
30.1 
Without prejudice to the Government’s right to cancel the tender  at its absolute 
discretion or for public interest reasons, where there are changes of requirement after 
the Tender Closing Date for operational or whatever reasons, the Government is not 
bound to accept any conforming Tender and reserves the right to cancel the tender. 
 
 
31. 
Warning against Bribery 
 
31.1 
The offer of an advantage to any Government officer with a view to influencing the 
award of the Contract is an offence under the Prevention of Bribery      
Ordinance (Cap. 201).    Any such offence committed by a Tenderer or any of its 
officers (including directors), employees or agents will render its Tender null and 
void. 
 
31.2 
The successful Tenderer shall inform its officers, employees (whether permanent or 
temporary), agents and sub-contractors who are connected with the provision of the 
Service that the soliciting or accepting of advantages, as defined in the Prevention 
of Bribery Ordinance (Cap. 201) is not permitted.    The successful Tenderer shall 
also caution its officers (including directors), employees and agents and sub-
contractors against soliciting or accepting any excessive hospitality, entertainment 
or inducement which may impair their impartiality in relation to the selection of its 
sub-contractors, if any, or the supervision of the work of the sub-contractors once 
selected. 
 
 
32. 
Warranty against Collusion 
 
32.1 
By submitting a Tender, the Tenderer is regarded to have represented and warranted 
to the Government that in relation to the Invitation to Tender: 
 
(a) 
save with the prior written consent of the Government, it has not 
communicated and will not communicate to any person other than the 
Government the amount of any price submitted in its Tender; 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 29 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(b) 
it has not fixed and will not fix the amount of any price submitted in its 
Tender by arrangement with any person; 
 
(c) 
it has not made and will not make any arrangement with any person as to 
whether it or that other person will or will not submit a Tender; and 
 
(d) 
it has not otherwise colluded and will not otherwise collude with any 
person in any manner whatsoever in the tendering process. 
 
32.2 
In the event that a  Tenderer is in breach of any of the representations and/or 
warranties in clause 32.1 above, the Government shall be entitled to, without 
compensation to any person or liability on the part of the Government: 
 
(a) 
reject the Tenderer’s Tender; 
 
(b) 
if the Government has accepted the Tender, withdraw its acceptance of the 
Tender; and 
 
(c) 
if the Government has entered into the Contract with the Tenderer, 
terminate the Contract. 
 
32.3 
By submitting a Tender, a Tenderer is regarded to have undertaken to indemnify and 
keep indemnified the Government against all losses, damages, costs or expenses 
arising out of or in relation to any breach of any of the representations and/or 
warranties in clause 32.1 above. 
 
32.4 
A breach of a Tenderer of any of the representations and/or warranties in clause 32.1 
above may prejudice its future standing as a Government contractor or service 
provider. 
 
32.5 
Clause 32.1 above shall have no application to a Tenderer’s communications in strict 
confidence with its own insurers or brokers to obtain an insurance quotation for 
computation of the prices quoted in its Tender, or with its professional advisers, 
consultants or sub-contractors to solicit their assistance in preparation of its Tender. 
 
32.6 
The rights of the Government under clauses 32.2 to 32.4 above are in addition to and 
without prejudice to any other rights or remedies available to it against the Tenderer. 
 
 
33. 
Consent to Disclosure   
 
33.1 
The Government may disclose, whenever it considers appropriate, to the public or 
upon request by any member of the public (which may have been a Tenderer) 
without any further reference to or consent from the successful Tenderer or any other 
Tenderer, particulars of the Service to be provided by the successful Tenderer, the 
date of the award, the name and address of the successful Tenderer and the estimated 
value of this Contract. 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 30 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
33.2 
Nothing in clause 33.1  above  shall prejudice the Government’s power to disclose 
whenever it considers appropriate information of any nature whatsoever (whether or 
not specified in clause 33.1 above) if the disclosure is made under any one of the 
following circumstances: 
 
(a) 
the disclosure of any information to any public officer or public body, as 
defined in the Interpretation and General Clauses Ordinance (Cap. 1) or 
any other person employed, used or engaged by the Government 
(including agents, advisers, contractors and consultants); 
 
(b) 
the disclosure of any information already known to the recipient; 
 
(c) 
the disclosure of any information which is public knowledge; 
 
(d) 
the disclosure of any information in circumstances where such disclosure 
is required pursuant to any law of Hong Kong, or an order of a court of 
Hong Kong or a court or tribunal with competent jurisdiction; or 
 
(e) 
without prejudice to the power of the Government under clause 33.1 
above, to the extent the information relates to a Tenderer, with the prior 
written consent of that Tenderer. 
 
 
34. 

Government Discretion      
 
34.1 
Notwithstanding anything to the contrary in this Tender Documents, the Government 
reserves the right to disqualify a Tenderer on grounds including any one of the 
following: 
 
(a) 
a petition is presented or a proceeding is commenced which has not been 
withdrawn as at the Tender Closing Date or an order is made or a 
resolution is passed for the winding up or bankruptcy of the Tenderer; 
 
(b) 
the Tenderer has made or submitted a false, inaccurate or incomplete 
statement or representation or a forged document in the Tender or in any 
subsequent submission by the Tenderer or communication between the 
Government and the Tenderer since submission of that Tender; 
 
(c) 
in the event of a claim alleging or the Government having grounds to 
believe that any thing(s), service(s) or material(s) to be supplied or 
recommended by the Tenderer in its Tender infringe or will infringe any 
Intellectual Property Rights of any person; 
 
(d) 
the Tenderer has made significant or persistent breaches or deficiencies in 
performance of any substantive requirement or obligation under any 
Government or other contracts; 
 
(e) 
the Tenderer has been  convicted by the final judgement in respect of 
serious crimes or other serious offences; 
 
(f) 
in the event of the professional misconduct or acts or omissions that 
adversely reflect on the commercial integrity of the Tenderer; 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 31 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(g) 
any failure of the Tenderer to pay taxes to the Government; or 
 
(h) 
the Tenderer has made any restrictions or limitations which seek to limit 
or avoid the responsibility of the Tenderer in contract, tort or otherwise for 
failing to exercise the skill and care required by the Contract, or reasonably 
expected of the Tenderer/Contractor under the Contract in the Tender or 
in any subsequent submission by the Tenderer or communication between 
the Government and the Tenderer since submission of the Tender. 
   
 
The grounds specified in clauses 34.1(a) to 34.1(h)  above  are separate and 
independent, and shall not be limited by reference to or inference from the other of 
them. 
 
34.2 
For the purposes of clause 34.1 above, each Tenderer is required to provide at the 
time of submission of its Tender (and thereafter up to the time of award in relation 
to any event occurring between the time of submission and the time of award) all 
information at least in relation to itself that is reasonably relevant to facilitate the 
Government’s determination as to whether to exercise its right of disqualification, 
including but not limited to following: 
 
(a) 
details of any petition or proceeding mentioned in clause 34.1(a) above; 
 
(b) 
details of conviction of the Tenderer in Hong Kong or any overseas 
jurisdictions in respect of (i) serious offences; and (ii) other offences 
involving bribery, false accounting, corruption, dishonesty or employment 
handed down any time during a period of five (5) years immediately before 
the Tender Closing Date and thereafter up to the time of award; 
 
(c) 
details of all infringement claims as mentioned in clause 34.1(c) above; 
and 
 
(d) 
details of all breaches or performance deficiencies of the Tenderer or a 
related person as mentioned in clause 34.1(d) above.   
 
If none of the events as mentioned in clauses 34.2(a)  to 34.2(d) above has ever 
occurred within the applicable period as mentioned above, the Tenderer shall 
provide a statement to that effect by completing the relevant part  of  Contract 
Schedule 7  of Part III of the Tender Documents at the time of submission of its 
Tender.  If found missing, the Government reserves the right to seek clarification 
pursuant to clause 34.3 below. 
 
34.3 
In addition to the information mentioned in clause 34.2  above, the Government 
reserves the right to request from a Tenderer and take into account information 
about: 
 
(a) 
the Tenderer itself; 
 
(b) 
any of the directors or management staff of the Tenderer who conduct 
similar business as the Tenderer or whose businesses any of which is 
similar to the business of the Tenderer; and 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 32 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(c)   
any of the related persons of the Tenderer and of any directors and 
management staff of the related persons who conduct similar business as 
the Tenderer or whose businesses any of which is similar to the business 
of the Tenderer, 
 
and such information is reasonably relevant to facilitate the Government’s 
determination as to whether to exercise its right of disqualification under clause 
34.1 above.   
 
Such information relating to any of the aforesaid persons may include, without 
limitation, details of any conviction in respect of offences referred to in clause 
34.2(b) above or details of any breaches or performance deficiencies referred to in 
clause 34.1(d) above, details of any serious crimes or serious offences referred to 
in clause 34.1(e) above, of any professional misconduct, acts or omissions referred 
to in clause 34.1(f) above and of any failure to pay taxes to the Government referred 
to in clause 34.1(g) above. 
 
34.4 
If the Tenderer fails to comply with the request made by the Government pursuant 
to clause 34.3 above within such time as required by the Government or has 
otherwise submitted false, inaccurate or incomplete information, the Government 
may disqualify the Tenderer pursuant to clause 34.1(b) above.     
 
34.5 
In providing the information required under clauses 34.2 and 34.3 above, the 
Tenderer may show cause to satisfy the Government that the petition, proceedings, 
conviction record, infringement claim, breach or performance deficiency, or 
professional misconduct, as the case may be, does not cast doubt on the fitness, 
propriety or capability of the Tenderer to perform the Contract to be awarded in this 
Invitation to Tender. 
 
34.6 
If the Tenderer is a company, the expression “related person” of the Tenderer 
includes any one of the following: 
 
(a) 
a shareholder (corporate or individual) which directly or indirectly 
beneficially owns fifty (50) percent or more of the issued share capital of 
the Tenderer (“majority shareholder”);   
 
(b) 
a holding company or a subsidiary of the Tenderer;   
 
(c) 
a holding company or a subsidiary of a majority shareholder of the 
Tenderer;   
 
(d) 
a company in which a majority shareholder (being an individual) of the 
Tenderer directly or indirectly beneficially owns fifty (50) percent or more 
of its issued share capital or controls the composition of its board of 
directors. 
 
The expressions “holding company” and “subsidiary” have the meanings given to 
them in the Companies Ordinance (Cap. 622). 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 33 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
34.7 
If the Tenderer is a sole proprietor or Partnership, the expression “related person” 
includes any one of the following: 
 
(a) 
any partner of the Tenderer (if it is a Partnership); 
 
(b) 
the spouse, parent, child, brother or sister of the Tenderer, and, in deducing 
such a relationship, an adopted child shall be deemed to be a child both of 
the natural parents and the adopting parent, and a step child to be a child 
of both the natural parent and of any step parent; 
 
(c) 
a company in which the Tenderer or any partner of the Tenderer 
beneficially directly or indirectly owns fifty (50) percent or more of its 
issued share capital or controls the composition of its board of directors. 
 
34.8 
References to related persons, directors and management staff of the Tenderer or of 
a related person include persons who were in such capacity at such time of the 
incident referred to in clauses 34.1(d), 34.1(e), 34.1(f), 34.1(g) or clause 34.2(b) 
above. 
 
 
35. 
Tenderers’ Enquiries 
 
35.1 
Any enquiries from a Tenderer concerning the Tender Documents shall be made in 
writing at least five (5) working days before the date of lodging its Tender to: 
 
Government Chief Information Officer 
Office of the Government Chief Information Officer 
15/F., Wanchai Tower 
12 Harbour Road, Wanchai 
Hong Kong 
 
(Attn:    Senior Executive Officer (Administration)2) 
E-mail: [email protected] 
Facsimile: (852) 2573 7076 
 
35.2 
After lodging a Tender with the Government, the Tenderer shall not attempt to 
initiate any further contact, whether direct or indirect, with the Government on its 
Tender or this set of Tender Documents.    The Government shall have the sole right 
to initiate any such further contact and all such contacts and any replies of the 
Tenderer thereto shall be in writing or formally documented in writing. 
 
35.3 
Unless otherwise expressly stated by the Government in writing, a statement made 
by the Government (whether oral or written) in response to any enquiry made by a 
prospective Tenderer shall be for information only.    No such statement shall 
constitute a representation or warranty by the Government of any nature whatsoever 
(whether express or implied), and no invitation is made by the Government to any 
Tenderer or potential Tenderer to rely on such statement.    No such statement shall 
form part of the Tender Documents or alter, negate or constitute a waiver of any 
provision of the Tender Documents. 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 34 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Annex A 
 
Checklist for items to be submitted by Tenderers 
 
The following is a summary of items that a Tenderer is required to submit.    The summary table 
below is for reference only  and Tenderers are advised to refer to the relevant clauses of this 
Invitation to Tender for details of the requirements for compliance and provide supporting and 
documentary evidence where appropriate.     
 
 
Clause in Part I 
Item Note 1   
5.3 and 5.6   
One original of each of the following: the duly signed “Offer to be Bound” in 
Part II, and the completed Contract Schedule 2 of Part III – “Tenderer’s 
Experience”, Contract Schedule 8 of Part III – “Service Assurance Plan and 
Staff Management Plan” and Contract Schedule 9 of Part III – “Minimum 
Monthly Wage Rate committed for Relevant Employees of Staff Category 1”   
 
 
5.3 and 5.7 
One original of Contract Schedule 1 of Part III - “Schedule of Contract 
Ceiling Rates” 
 
 
8.2 
The completed Contract Schedule 3 of Part III – “Company/Business 
Organisation Status of the Tenderer”   
 
 
8.3 
Legal opinion on the issues, including but not limited to, those listed in 
clauses 8.3(a) to (i) of Part I 
(applicable to a Tenderer which is incorporated, formed or established 
outside Hong Kong)   
(to be submitted upon request by the Government) 
 
 

Financial Vetting 
(to be submitted upon request by the Government) 
 
9.1 (a) 
Audited financial statements for the past three (3) financial years prior to the 
tender submission date 
 
9.1 (b) 
Management accounts up to a period of not more than three (3) months before 
the tender submission date 
 
9.1 (c) 
Projected statement of profit or loss and other comprehensive income and 
statement of cash flows of the contract for each contract year and pre-operating 
period (if applicable), provided in the format at Contract Schedule 4 in Part III.    
 
9.1 (d) 
Documentary evidence showing financial resources 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 35 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Clause in Part I 
Item Note 1   
9.3 
Summary of financial information submitted, provided in the format at  
Contract Schedule 5 of Part III 
 
 
9.4 
One original, two hardcopies and one softcopy of the documents stipulated in 
clauses 9.1 and 9.3 of Part I 
 
 
34.2 
The completed Contract Schedule 7 of Part III - “Information Schedule” 
 
 
Note 1:    Tenderers’ attention is drawn to the following clauses of Part I of the Tender Documents: 
(i) 
clause 5 “Requirements on Submission of Tender Proposals”; 
(ii)  clause 6 “Essential Requirements on Experience of Tenderers”; 
(iii)  clause 8 “Company/Business Organisation Status”; 
(iv)  clause 9 “Financial Vetting”; 
(v) 
clause 12 “Authenticity of Documents Submitted”;     
(vi)   clause 28 “Provision of Personal Data”; and 
(vii)  clause 34 “Government Discretion”.   
 
Note 2: 
Tenderers are reminded to submit their Tenders in triplicate, i.e. to provide one original 
and two hardcopies, in accordance with clause 5.4 of Part I of the Tender Documents.   
Failure to do so may render the Tender invalid. 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 36 of 45 

link to page 38  
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
Annex B 
Tender Assessment Procedures and Marking Scheme 
 
 
Part A – Tender Assessment Procedures 
 
1. 
A two-envelope approach with a technical to price weighting of 40:60 will be 
adopted for tender assessment.    All calculations of the weighted technical score, the 
weighted price score and the combined score in Stages 3 to 5 respectively as detailed 
below will be rounded to the nearest two decimal places Note 1.   
 
2. 
A tender assessment panel (TAP) will be formed for tender evaluation.    The TAP 
will evaluate the Tenders based on the tender requirements in five (5) stages, as set 
out below:   
 
 
Stage 1 – Completeness Checking 
 
3. 
A completeness check will be conducted by checking whether the Tender has been 
submitted in accordance with the procedural requirements stipulated in the Tender 
Documents.  If a Tenderer fails to submit any of the following 
information/documents  before 12:00 noon (Hong Kong Time) on the Tender 
Closing Date, its Tender will not be considered further:
 
 
(a) 
the duly signed Part II of the Tender Documents – “Offer to be Bound”; 
and 
 
(b) 
the completed Contract Schedule 2 of Part III of the Tender Documents – 
“Tenderer’s Experience”, Contract  Schedule  8  of Part III –  “Service 
Assurance Plan and Staff Management Plan”, and Contract Schedule 9 of 
Part III –  “Minimum Monthly Wage Rate committed for Relevant 
Employees of Staff Category 1”   
 
 
Stage 2 – Assessment of Compliance with Essential Requirements 
 
4. 
A Tender which has passed Stage 1 assessment will be checked for its compliance 
with the essential requirements as set out under clauses 6.1, 6.2 and 6.3 of Part I of 
the Tender Documents.  Any  Tender which fails to meet any of the essential 
requirements will not be considered further. 
 
 
 
 
 
 
 

                                                      
Note  1    Figures with the values at the third decimal place larger than or equals to 0.005 will be rounded up by adding 
0.01 to the figures and curtailing the third decimal place onward whereas figures with the values at the third 
decimal place below 0.005 will be rounded down by curtailing the third decimal place onward without changing 
the values at the second decimal place. 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 37 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Stage 3 – Technical Assessment (maximum weighted technical score : 40) 
 
5.   
A Tender which has passed Stages 1 and 2 assessment will be evaluated according 
to the marking scheme at Part B of this Annex.    A Tenderer shall score a passing 
mark of at least twelve (12) for each of Assessment Criterion  1 (Service 
Assurance Plan) and Assessment Criterion 2  (Staff Management Plan) 
respectively, or else its Tender will not be considered further.
   
 
6. 
A Tenderer’s proposals in Contract Schedule 8 of Part III of the Tender Documents 
for Assessment Criteria 1 and 2 should not be more than ten (10) pages in total in 
A4 size paper for texts (with character font size not less than 12) and should  be 
numbered from page 1 to page 10.    Page(s) starting from page 11 will not be 
considered in the tender assessment.
  Other information, including the related 
annexes and documentary proof, if any, will not be included in counting of pages for 
this purpose. 
 
7. 
The Tender which attains the highest overall mark among all Tenders which fulfill 
the passing mark requirements will be given the highest weighted technical score of 
40 and the remaining Tenders which fulfill the passing mark requirements will be 
given a weighted technical score in accordance with the following formula: 
 
The overall mark of the Tender which has passed 
Weighted 
Stage 3 being assessed 

40 

technical score 
The highest overall mark among all Tenders which 
have passed Stage 3 
 
 

Stage 4 – Price Assessment (maximum weighted price score : 60) 
 
8. 
Tenders which have passed Stage 3 assessment will be evaluated under Stage 4.  A 
Tenderer who has not submitted Contract Schedule 1 of Part III of the Tender 
Documents, or has not specified any one of the Contract Ceiling Rates in Contract 
Schedule 1 of Part III of the Tender Documents will not be considered further. 
 
9. 
The “tender  price”  will be calculated  based on the Contract  Ceiling  Rates  as 
specified in Contract  Schedule 1 of Part III  of the Tender Documents using  the 
following formula: 
 
Tender price  =  Estimated requirements of respective staff categories as set out in 
clause 2.3 of Part I of the Tender Documents  x 
Respective  Contract Ceiling Rates quoted  by the Tenderer in 
Contract Schedule 1 of Part III of the Tender Documents    x 
22 work days (i.e. estimated work days per month) x   
48 months (i.e. the Term of Contract) 
 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 38 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
10. 
The lowest tender price among all Tenders which have passed Stage 3 assessment 
will be given the highest weighted price score of 60 and the remaining Tenders that 
have passed Stage 3 will be given a weighted price score in accordance with the 
following formula: 
 
The lowest tender price among   
Weighted 
all Tenders which have passed Stage 3 

60  X 
price score 
The tender price of the Tender which has passed 
Stage 3 being assessed 
 
11. 
Prompt payment price discount, if any, will not be considered in the price 
assessment.   
 
 
Stage 5 – Acceptance and Award of Contract 
 
12. 
The calculation of the combined score of a Tender is as follows: 
 
Combined score 

Weighted technical 

Weighted price 
score 
score 
 
 
13. 
Not more than fifteen (15) Tenders, starting from the one with the highest combined 
score, will normally be recommended for acceptance.    For Tenders with the same 
combined scores, the one having the higher weighted price score will normally be 
accorded a higher priority. 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 39 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Part B – Marking Scheme   
   
Nature of Service  :   Supply Services of Information Technology Contract Staff to the 
   
    Government of the Hong Kong Special Administrative Region 
Tender Reference  :  GCIO 5/2 (T25) 
 
 
Weighting (W)   
Unit 
Marks 
Maximum 
Remarks / 
(See Note 1) 
Assessment Criteria 
Marks 
Scored 
Marks 
Basis of 
(M) 
(M x W) 






Assessment 
1  Service Assurance Plan 
 
 
(Passing Mark : 12 ) 
30 

 
 
 
 
 
See Note 2 
 

Staff Management Plan 
 
 
(Passing Mark: 12 ) 
30 

 
 
 
 
 
See Note 2 
 

Tenderer’s experience in the 
 
supply services of information 
technology contract staff provided 
to the Government, statutory 
bodies in Hong Kong or aided 

1.5 
 
 
 
 
 
 
See Note 3 
schools in Hong Kong in the five 
(5) years immediately before the 
Original Tender Closing Date 
 

Minimum monthly wage rate 
 
 
committed for Relevant 
Employees of Staff Category 1 
25 
NA 
 
 
 
 
 
See Note 4 
 
 
 
  (Maximum Overall Mark: 91)   
 
See Note 5 
 
 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 40 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Explanatory Notes for Marking Scheme 
 
Tenderers shall note that they must meet all the essential requirements in clauses 6.1, 6.2 
and 6.3 in Part I of the Tender Documents or their Tenders will not be further considered 
under the marking scheme. 
 

Note 1 
Weighting 
 
Tenderer’s proposals in respect of Assessment Criteria 1 to 4 will be rated as: 
For Assessment Criteria 1 and 2 
Weighting of 5, 4, 3, 2, 1 or 0 will be awarded. 
 
For Assessment Criterion 3 
Weighting of 4, 3, 2, 1 or 0 will be awarded. 
 
For Assessment Criterion 4 
In accordance with the rules set out in Note 4 below. 
 
Assessment Criteria 1 and 2: Service Assurance Plan and Staff Management Plan 
Note 2 
Weighting 
 

–  Proposed plan is practicable and provides detailed information on all items as 
well as good suggestion on  items (i) and (ii)  of the respective Assessment 
Criterion as listed in Appendix I.   
 

–  Proposed plan is practicable and provides detailed information on more than 
two (2) items as well as good suggestion on either item (i) or (ii) of the respective 
Assessment Criterion as listed in Appendix I.   
 

–  Proposed plan is practicable and provides detailed information on more than 
two (2) items of the respective Assessment Criterion as listed in Appendix I.   
 

–  Proposed plan is practicable  and provides detailed information  on  not more 
than any two (2)  items  of the respective Assessment Criterion  as listed in 
Appendix I
.   
 

–  Proposed plan is practicable and provides brief information on all items of the 
respective Assessment Criterion as listed in Appendix I
 

–  Proposed plan is impracticable or fails to provide information on any item of 
the respective Assessment Criterion as listed in Appendix I
 
 
 
 
Remarks: 
(i)  Information submitted by a Tenderer for each item of the respective Assessment Criterion listed in 
Appendix I will be assessed as a whole. 
 
(ii)  Tenderer’s plans submitted in Contract Schedule 8 of Part III of the Tender Documents for Assessment 
Criteria 1 and 2 should  not be more than ten (10) pages in total in A4 size paper for texts (with 
character font size not less than 12) and should be numbered from page 1 to page 10.    Page(s) starting 
from page 11 will not be considered in the tender assessment.  Other information, including the 
related annexes and documentary proof, will not be included in the counting of pages for this purpose. 
 
(iii)  Tenderers shall score a passing mark of at least twelve (12) for each of Assessment Criteria 1 and 2 or 
their Tenders will not be considered further. 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 41 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Assessment Criterion 3: Experience in the supply services of information technology contract 
staff provided to the Government, statutory bodies in Hong Kong or aided schools in Hong Kong 
in the five (5) years immediately before the Original Tender Closing Date 

 
Note 3 
Weighting 
 
4  – 
More than three hundred and sixty (360) days of experience in aggregate in the 
supply services of information technology contract staff to client(s) in the 
Government, statutory bodies in Hong Kong or aided schools in Hong Kong as 
defined under Section 3 in Part I of the Education Ordinance (Cap. 279) in the 
five (5) years immediately before the Original Tender Closing Date. 
 
3  – 
More  than two  hundred and seventy (270)  days  but not more than three 
hundred and sixty (360) days 
of experience in aggregate in the supply services 
of information technology contract staff to client(s) in the Government, statutory 
bodies in Hong Kong or aided schools in Hong Kong as defined under Section 3 
in Part I of the Education Ordinance (Cap. 279) in the five (5) years immediately 
before the Original Tender Closing Date. 
 
2  – 
More than one hundred and eighty (180) days but not more than two hundred 
and seventy (270)  days  
of  experience in aggregate in the supply services of 
information technology contract staff to client(s) in the Government, statutory 
bodies in Hong Kong or aided schools in Hong Kong as defined under Section 3 
in Part I of the Education Ordinance (Cap. 279) in the five (5) years immediately 
before the Original Tender Closing Date. 
 
1  – 
More than ninety (90) days but not more than one hundred and eighty (180) 
days 
of experience in aggregate in the supply services of information technology 
contract staff to client(s) in the Government, statutory bodies in Hong Kong or 
aided schools in Hong Kong as defined under Section 3 in Part I of the Education 
Ordinance (Cap. 279) in the five (5) years immediately before the Original Tender 
Closing Date. 
 
0  – 
Not more than ninety (90) days of experience in aggregate in the supply services 
of information technology contract staff to client(s) in the Government, statutory 
bodies in Hong Kong or aided schools in Hong Kong as defined under Section 3 
in Part I of the Education Ordinance (Cap. 279) in the five (5) years immediately 
before the Original Tender Closing Date. 
Remarks: 
(i) 
Tenderers shall provide the information in respect of their experience in the supply services of information 
technology contract staff in Contract  Schedule 2 of Part III of the Tender Documents and submit valid 
documentary proof to substantiate their claims of experience.    Any claimed experience not substantiated by 
documentary proof to the satisfaction of the Government will not be taken into account. 
 
(ii) 
The experience of the Tenderer  will  be counted in calendar days in aggregate.    For the experience of the 
 
Tenderer gained from performing two (2) or more relevant contracts at the same time, the overlapping period of 
 
such experience gained will only be counted once.  For example, if a Tenderer has experience gained from two 
 
(2) contracts in the supply services of information technology contract staff to the aided schools, the first contract 
 
being  from 1.1.2016 to 20.7.2016  (i.e.  202  calendar days) and the second  contract  being from  1.7.2016 to 
 
31.1.2017 (i.e. 215 calendar days), the Tenderer will be considered as having 397 days of experience in aggregate 
 
(excluding the overlapping period) for Assessment Criterion 3. 
 
(iii) 
The rules set out in clause 6.4 (except clause 6.4(i)) in Part I of the Tender Documents are equally applicable in 
 
counting Tenderer’s experience for Assessment Criterion 3. 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 42 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Assessment Criterion 4: Minimum Monthly Wage Rate committed for Relevant 
Employees of Staff Category 1 
 
Note 4  –  The mark scored by each Tender will be determined by the following formula: 
 
 
 
P – C 
 
25  X 
 
 
H – C 
 
 
 
   
 
 
 
P  =  Minimum monthly wage rate committed for Relevant Employees of Staff 
Category 1 of the Tender which has passed Stage 2 assessment being 
considered 
 
 
H  =  Highest minimum monthly wage rate committed for Relevant Employees 
of  Staff  Category 1  among all Tenders which have passed Stage 2 
assessment 
 
 
C  =  “Median monthly wage by industry section (HK$): All employees” for 
“Information and communications” of the latest year set out in the latest 
edition of the “Report on Annual Earnings and Hours Survey” published by 
the Census and Statistics Department (referred hereunder as the “median 
monthly wage”) available on the Original Tender Closing Date.   
 
Illustrative example   
Marks scored   
Marks scored =   
P = HK$21,000 
21,000 – 20,500 
H = HK$22,000 
25  X 
 
22,000 – 20,500 
C * = HK$20,500 
= 8.33 
*The figure quoted under “C” above is fictitious for illustrative purpose only.   
 
Remarks : 
 
(i) 
For “Relevant Employees”, please refer to clause 1.1 of Part VI – Specifications of the Tender Documents.   
 
For “Staff Category 1”, please refer to clause 2.3 of Part I of the Tender Documents.     
 
 
(ii) 
Tenderers shall specify in Contract Schedule 9 of Part III of the Tender Documents the minimum monthly 
 
wage rate committed for Relevant Employees of Staff Category 1.   
 
 
(iii)  No mark will be given if the minimum monthly wage rate committed by a Tenderer for Relevant Employees 
 
of Staff Category 1 is not higher than the “median monthly wage” available on the Original Tender Closing 
Date. 
   
(iv)  If the minimum monthly wage rate committed by a Tenderer for Relevant Employees of Staff Category 1 is 
lower than the “median monthly wage” available on the Original  Tender Closing Date, the minimum 
monthly wage rate committed by the Tenderer for Relevant Employees of Staff Category 1 will be deemed 
to be equal to the “median monthly wage” available on the Original Tender Closing Date for the purpose of 
tender evaluation.   
 
(v) 
Figures with the values at the third decimal place larger than or equals to 0.005 will be rounded up by adding 
0.01 to the figures and curtailing the third decimal place onward whereas figures with the values at the third 
decimal place below  0.005 will be rounded down by curtailing the third decimal place onward without 
changing the values at the second decimal place. 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 43 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Passing Marks 
Note 5  Tenderers shall score the individual passing marks for each of Assessment Criteria 1 and 
2 or their Tenders will not be considered further. 
 
 
 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 44 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Appendix I 
Service Assurance Plan and Staff Management Plan   
Note : 
Information provided by a Tenderer for each item of the Service Assurance Plan and 
Staff Management Plan should be for the Contract to be awarded under the Tender. 
 
Items covered in the Assessment Criterion 
Service 
(i) 
Measures to make known to the public the professional human 
Assurance Plan 
resources/value-added services provided to the Government and 
(Assessment 
Relevant Employees to help foster a positive image of the 
Criterion 1 of 
Contractor in providing the supply services of information 
Marking 
technology contract staff (referred hereunder as the “supply 
Scheme) 
services”) to the Government 
(ii) 
Measures to cast a wider net of potential candidates for the 
 
Government to select as Relevant Employees 
(iii) 
Measures to enhance communications with the Government in 
ensuring the quality of the supply services to the Government 
(iv) 
Measures to review the quality of services provided by Relevant 
Employees to the Government 
Staff 
(i) 
Measures to reduce turnover and boost morale of Relevant 
Management 
Employees (e.g. providing Relevant Employees with fringe benefits 
Plan 
more favourable than the provisions under the Employment 
Ordinance (Cap. 57)) 
(Assessment 
Criterion 2 of 

(ii) 
Measures to update and upgrade the information technology 
Marking 
knowledge and skills of Relevant Employees (e.g. training, online 
Scheme) 
resources, etc.) 
(iii) 
Channels and procedures for handling complaints and enquiries 
raised by Relevant Employees 
(iv) 
Measures to enhance Relevant Employees’ awareness of labour 
protection and benefits they are entitled to under the laws and 
contract 
 
Part I – Terms of Tender       
   
  
 
 
 
Page 45 of 45 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
 
PART II 
 
OFFER TO BE BOUND 
 
(Failure to duly sign and return this Offer to be Bound with the Tender before 12:00 noon 
(Hong Kong Time) on the Tender Closing Date will render the Tender invalid) 
 
 
1. 
Having read the Tender Documents, I/we agree to be bound by the terms and conditions 
as stipulated therein. 
 
2. 
I/We do hereby agree to make a standing offer to perform as and when required by the 
Government the Service as specified in the attached Contract which may, during the Term be 
required, by or on behalf of the Government Representative to be carried out, at  rates not 
exceeding the Contract Ceiling Rates quoted by me/us in Contract Schedule I of Part III free of 
all other charges, subject to and in accordance with the terms and conditions as stipulated in the 
Tender Documents. 
 
3. 
I/We also certify that the particulars given by me/us below are correct: 
 
 
(a) 
Business Registration Certificate (No._______________________________) 
 
 
 
 
which expires on ________________________________________________ 
 
 
(b) 
Employee’s Compensation Insurance Policy (No. ______________________) 
 
 
which expires on_________________________________________________ 
 
 
Name of Insurance Company _______________________________________ 
 
 
 
(c) 
Mandatory Provident Fund Scheme   
(MPFA Certificate No. ___________________________________________) 
 
 
 
4. 
When considered necessary by the Government Representative, I am/We are prepared 
to pay the performance bond by _____________________________ 
 
5. 
I am/We are duly authorized to bind the company  hereinafter mentioned by my 
signature. 
 
- or - 
 
 
I am a partner/We are partners in the firm hereinafter mentioned and duly authorized to 
bind the said firm and the partners therein by my/our signature(s). 
 
Part II – Offer to be Bound   
 
    
 
 
 
Page 1 of 2 
 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
6. 
The name of the company/firm is   
___________________________________________________________________________ 
___________________________________________________________________________ 
 
7. 
The registered office of the company is situated at 
___________________________________________________________________________ 
___________________________________________________________________________ 
 
- or - 
 
The names and residential addresses of the partners of the firm are as follows: 
__________________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________________ 
 
8. 
Name(s), post(s)/title(s) and address(es) of person(s) signing:   
__________________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________________ 
 
 
 
 
 
Authorised 
Signature(s): 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dated this   
 
  day of     
  2018 
 
Note:  (i) 
Please complete all the particulars required above. 
 
(ii)  Please strike out clearly alternatives which are not applicable. 
 
 
 
Part II – Offer to be Bound   
 
    
 
 
 
Page 2 of 2 
 
 
 

link to page 50 link to page 51 link to page 53 link to page 55 link to page 55 link to page 57 link to page 59 link to page 59 link to page 62 link to page 63 link to page 66 link to page 66 link to page 67 link to page 67 link to page 67  
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
PART III 
 
CONTRACT SCHEDULES 
 
TABLE OF CONTENTS   
 
 
1    SCHEDULE OF CONTRACT CEILING RATES ............................................................. 2 
2    TENDERER’S EXPERIENCE   ......................................................................................... 3 
3    COMPANY/BUSINESS ORGANISATION STATUS OF THE TENDERER ................. 5 
4    PROJECTED STATEMENT OF PROFIT OR LOSS AND OTHER COMPREHENSIVE 
INCOME AND STATEMENT OF CASH FLOWS .......................................................... 7 
5    SUMMARY OF FINANCIAL INFORMATION SUBMITTED ....................................... 9 
6    TERMS AND CONDITIONS TO BE INCORPORATED IN THE CONTRACTS OF 
EMPLOYMENT OF THE RELEVANT EMPLOYEES ................................................. 11 
7    INFORMATION SCHEDULE ......................................................................................... 14 
8    SERVICE ASSURANCE PLAN AND STAFF MANAGEMENT PLAN ...................... 15 
9    MINIMUM MONTHLY WAGE RATE COMMITTED FOR RELEVANT 
EMPLOYEES OF STAFF CATEGORY 1 ...................................................................... 18 
10   STATEMENT OF MINIMUM INFORMATION TECHNOLOGY FACILITIES/ 
RESOURCES TO BE COMMITTED FOR INTERFACING ELECTRONICALLY 
WITH THE GOVERNMENT ........................................................................................... 19 
 
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 1 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
PART III 
 
Contract Schedule 1 
 
Schedule of Contract Ceiling Rates 
 
(Failure to complete and return this Schedule with the Tender before 12:00 noon 
(Hong Kong Time) on the Tender Closing Date will render the Tender invalid) 
 
 
Name of Tenderer : ________________________________________ 
 
Staff  
  Staff Category 
Contract Ceiling Rate   
Category 
[daily rate in HK$] 
Number   

Senior Project Manager 
 

Project Manager 
 

Senior Systems Analyst 
 

Systems Analyst 
 

Analyst/Programmer 
 

Programmer 
 

Junior Programmer 
 

Senior Information Technology Assistant   
 
B1 
Information Technology Assistant 
 
(shift duty) 
B2 
Information Technology Assistant 
 
(non-shift duty) 
 
Notes for Contract Schedule 1 
 
Note 1: The “tender price” will be calculated and assessed according to paragraphs 9 to 11 at Annex B 
of Part I. 
Note 2: The prices (i.e. Contract Ceiling Rates) to be quoted by a Tenderer shall only be shown in this 
Contract Schedule 1. Such prices as well as any other prices including the subsisting Contract 
Ceiling Rates and Individual Rates to be quoted throughout the Term of the Contract shall be 
net where applicable, include trade and cash discounts and all expenses incidental to the due and 
proper performance of the Contract by the Contractor. 
Note 3: Prices quoted in this Contract Schedule 1 are not subject to change after submission.    Prices 
shall be quoted for all staff categories of Relevant Employees in this Contract Schedule 1.    Only 
one single price is allowed for each staff category.    A Tenderer shall quote the prices in Hong 
Kong currency.  Under no circumstances will a Tenderer be allowed to alter the information 
provided in this  Contract Schedule 1 after the submission of its Tender.    Under no 
circumstances will the Government accept any request for price amendment on the grounds that 
a mistake has been made in the prices quoted. 
Note 4: Without prejudice to the generality of the Terms of Tender in Part I, the Government may require 
a Tenderer who in the opinion of the Government has submitted an unreasonably low price to 
justify and demonstrate that such a Tenderer is capable of carrying out the Contract.    The 
Government may reject the Tender if the Tenderer fails to so justify and demonstrate to the 
Government’s satisfaction. 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 2 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
PART III 
 
Contract Schedule 2 
 
Tenderer’s Experience 
 
(Failure to complete and return this Schedule with the Tender before 12:00 noon 
(Hong Kong Time) on the Tender Closing Date will render the Tender invalid)   
 
 
Name of Tenderer : ________________________________________ 
 
Please provide the details of Tenderer’s experience in this Contract Schedule 2 for “Stage 2   
-  Assessment of Compliance with the Essential Requirements”  and  “Stage 3 -  Technical 
Assessment” as set out in the tender assessment procedures at Annex B of Part I of the Tender 
Documents.    
A  Tenderer is required  to submit to the satisfaction of the Government the documentary 
evidence to prove its experience claimed in this Contract Schedule 2.    Any claimed 
experience not substantiated by documentary evidence will not be counted. 
 

Table A   
Experience gained by the Tenderer in the supply services of information technology contract staff within the 
five (5) years immediately before the Original Tender Closing Date 
Name of   
Whether the Client is 
Name of Contract Note 1 
Contract Period 
Description of the 
Client   
Government, statutory 
(from dd/mm/yyyy 
Services Provided   
bodies in Hong Kong, 
to dd/mm/yyyy) 
 
or aided schools in 
Hong Kong? (Yes/No) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 3 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
Table B 
Information technology contract staff supplied to clients in the three (3) years immediately before the 
Original Tender Closing Date 
Name of   
Name of Contract 
Individual Staff 
Post Title of   
Commencement Date 
Client 
Reference Note 2 
the Individual Staff 
of Service of Individual   
 
Note 3   
Staff 
(dd/mm/yyyy) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Notes for Contract Schedule 2 
 
Note 1:  Please fill in one contract for each row in Table A.    Please add additional rows to Table A to 
fill in the required information if necessary. 
Note 2:  The unique code or reference used by the Tenderer to identify individual staff.  For example, 
the identifier may be a specific staff number or code, or name of the staff. 
Note 3:  Please  only include in Table B  the information technology contract staff supplied but not 
contract staff supplied for other types of services to clients.    Please add additional rows to 
Table B to fill in the required information if necessary. 
Note 4:  When completing this Contract Schedule 2, please refer to clause 6 and Annex B of Part I of 
the Tender Documents.   
 
Note 5:  Please fill in Table A and Table B in chronological order based on the contract start date or 
the commencement date of service of individual staff respectively. 
 
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 4 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
PART III 
 
Contract Schedule 3 
 
Company/Business Organisation Status of the Tenderer 
 
 
1. 
Name of Tenderer: ______________________________________________________ 
2. 
Business Status: Sole proprietor/Partnership/Limited company* 
3. 
Name(s) of shareholder(s)/partner(s)/proprietor of the company/business organisation* 
and their percentage of ownership:   
 
______________________________________________________________________ 
 
______________________________________________________________________ 
4. 
Name(s) and residential address(es) of:   
(a)  Managing director(s)/partner(s)* 
__________________________________________________________________ 
(b)  Other director(s) 
__________________________________________________________________ 
(c)  Sole proprietor 
__________________________________________________________________ 
5. 
Place and date of incorporation or formation: 
______________________________________________________________________ 
6. 
Company profile information: 
(a)  Number and location of full time/contract employees:   
 
__________________________________________________________________ 
(b)  Core business strategies and strength:   
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________ 
(c)  Industry expertise:   
__________________________________________________________________ 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 5 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
7. 
Name(s) and address(es) of bank(s) which is/are* prepared to provide references or other 
relevant financial data which indicate the financial viability of the Tenderer: 
______________________________________________________________________ 
______________________________________________________________________ 
 
* Please delete whichever is not applicable. 
 
Notes for Contract Schedule 3 
 
Note 1:  Please refer to clause 8.2 of Part I of the Tender Documents when completing this Contract 
Schedule 3. 
Note 2:  Together with this Contract Schedule 3, a Tenderer is also required to provide the following 
documents: 
(i) 
organisation structure of the Tenderer; 
(ii) 
a  copy of a valid Business Registration Certificate and copies of other documents 
evidencing the Tenderer’s business status; 
(iii) 
Memorandum (if any) and Articles of Association, a copy of the agreement made 
between the Tenderer’s shareholders (if any), Certificate of Incorporation, Certificate 
of Change of Name (if any), and other corporate documents, if applicable;   
(iv) 
a copy of the latest annual return filed with the Companies Registry, if applicable; and 
(v) 
a copy of the relevant document showing that the authorised person(s) who sign(s) the 
Offer to be Bound has/have the authority to sign it for and on behalf of the Tenderer. 
 
 
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 6 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
PART III 
 
Contract Schedule 4 
 
Projected Statement of Profit or Loss and Other Comprehensive Income 
and Statement of Cash Flows   
 
Name of Tenderer :_______________________________ 
 
(I) 
Projected Statement of Profit or Loss and Other Comprehensive Income (Basic 
elements that need to be included) Note 1 for the period 1 April 2017 to 31 March 
2023 (6-Year Budget) 

_______________________________________________________________ 
 
 
(Plan) 
(Plan) 
(Plan) 
(Plan) 
(Plan) 
(Plan) 
(Actual) 
 
 
 
 
 
 
2022-23  2021-22  2020-21  2019-20  2018-19  2017-18  2016-17 
(Expressed in HK$’000) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revenue 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
Cost of sales 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
Gross profit   
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
 
 
 
 
 
 
 
 
Other income: 







Administrative expenses 







Finance costs 







 
 
 
 
 
 
 
 
Other expenses: 







Profit before tax 
xx 
xx 
xx 
xx 
xx 
xx 
xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
Income tax expense 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
   
 
 
 
 
 
 
 
Profit for the year 







 
 
 
 
 
 
 
 
Other comprehensive income 







Gain on property evaluation 







Other comprehensive income 







for the year 
 
 
 
 
 
 
 
 
Total comprehensive 







income for the year 
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 7 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
(II)    Projected Statement of Cash Flows Note 2 from April 2017 to March 2023 (6-Year 
Budget) 
________________________________________________________________ 
 
 
(   By year    →) 
 
2017-18  2018-19  2019-20  2020-21  2021-22  2022-23  Total 
(Expressed in HK$’000) 
 
 
 
 
 
 
 
Cash flows from operating   
 
 
 
 
 
 
activities 
Cash generated from operations   
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxxx 
Cash used in operations   
(xx) 
(xx) 
(xx) 
(xx) 
(xx) 
(xx) 
(xxx) 
 
 
 
 
 
 
 
 
Net cash from operating activities   
xx 
xx 
xx 
xx 
xx 
xx 
xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
Cash flows from investing   
 
 
 
 
 
 
activities 
Interest received 







Receipt from investment 







Payment for investment activities 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
Net cash from investing activities 







 
 
 
 
 
 
 
 
Cash flows from financing   
 
 
 
 
 
 
activities 
Proceeds from loans and 







borrowings 
Repayment of loans and borrowings 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
(x) 
Net cash used in financing activities 







 
 
 
 
 
 
 
 
Cash and cash equivalents at 







beginning of the month/1st April 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Cash and cash equivalents at the 







end of the month/ 31st March 
   
 
Notes for Contract Schedule 4 
 
Note 1:   Please provide assumptions used in deriving the projected statement of profit or loss and other 
comprehensive income. 
Note 2:  Please provide assumptions used in deriving the projected statement of cash flows. 
 
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 8 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
PART III 
 
Contract Schedule 5 
 
Summary of Financial Information Submitted 
 
1.  Company Information 
 
(a) Company Name of Tenderer 
:   
(b) Place of Incorporation 
:   
(c) Date of Incorporation (dd/mm/yyyy) 
:   
 
 
2.  Financial Information 

 
(a) Financial Statements for the past three (3) financial years provided? [√]            
Yes 
 
No 
 
(i)    Are Financial Statement with Auditors’                                            
Yes 
No 
No 
Report and Directors’ Report included? [√] 
 
      
 
   
 
Please state   
the period end dates of the accounts 
 
  (dd/mm/yyyy)    (dd/mm/yyyy)    (dd/mm/yyyy) 
(ii)   Statement of Financial Position (as at) 
   
   
   
(iii)  Statement of Profit or Loss and Other 
   
   
   
Comprehensive Income (for the period ended) 
(iv)  Statement of Changes in Equity (for the period    
   
   
  ended) 
(v)  Statement of Cash Flows (for the period ended)    
   
   
(vi)   Notes to the Accounts 
   
   
   
 
 
(b) Management accounts up to a period not earlier than three (3) months    Ye        

  No 
  before the date of submitting the tender (if that has not been 
  covered by the latest audited financial statements) provided? [√]              
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 9 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
(c) Projected Financial Statement for each contract year provided? [√]       
Ye           

 No 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                            Please state   
the period end dates of the accounts 
 
 
(dd/mm/yyyy)    (dd/mm/yyyy)    (dd/mm/yyyy)    (dd/mm/yyyy)   (dd/mm/yyyy)   (dd/mm/yyyy) 
(i) 
Income Statement of the contract  
   
   
   
   
   
(for the period April 2017  to 
March 2023) 
 
 
 
   
   
   
   
   
(ii)  Statement of Cash Flows of the  
   
   
   
   
   
contract (for the period April 
2017 to March 2023) 
 
 
 
   
   
   
   
   
(iii)  Income Statement of the 
 
   
   
   
   
   
company (for the period April 
2017 to March 2023) 
 
 
 
   
   
   
   
   
(iv)  Statement of Cash Flows of the  
   
   
   
   
   
company (for the period April 
2017 to March 2023) 
 
 
 
(d) Assumptions in preparing the projected financial statement provided? [√]     
Ye        

  No 
 
 
(e) Please list the documentary evidence provided for the purpose of financial vetting set out in clause 9 
of Part I: 
(e.g. original letters from bankers confirming lines of credit facilities, long-term loan agreements, etc.) 
 
(i)   
(ii)   
(iii)   
(iv)   
 
 
 
 
 
 

 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 10 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
PART III 
 
Contract Schedule 6   
 
Terms and Conditions to be Incorporated 
in the Contracts of Employment of the Relevant Employees 
 
 
  1.    Prevention of Bribery 
 
(a) 
The Relevant Employee must be fully aware that soliciting or accepting of 
advantages, as defined in the Prevention of Bribery Ordinance (Cap. 201) is a 
serious crime and may also result in substantial civil liability.    Without limitation, 
the Relevant Employees must be aware that: 
 
(i)  offering any advantage to a public servant, as defined in Cap. 201, as an 
inducement to or reward for or otherwise on account of that public servant’s 
performing or abstaining from performing any act in his capacity as a public 
servant, or expediting, delaying, hindering or preventing the performance of 
an act, or assisting, favouring, hindering or delaying any person in the 
transaction of any business with a public body, is an offence under section 4 
of Cap. 201;   
 
(ii)  without the permission from the Employer, soliciting or accepting any 
advantage as an inducement to or reward for or otherwise on account of their 
doing or forbearing to do any act in relation to the  Employer’s affairs or 
business, or showing or forbearing to show favour or disfavour to any person 
in relation to the Employer’s affairs or business is an offence under section 9 
of Cap. 201; and 
 
(iii)  any person who, without lawful authority or reasonable excuse, while having 
dealings of any kind with the Government through any department, office or 
establishment of the Government, offers  any advantage to any prescribed 
officer employed in that department, office or establishment of the 
Government, shall be guilty of an offence under section 8 of Cap. 201. 
 
(b) 
The Relevant Employee is prohibited from soliciting or accepting any advantage, 
as defined in the Prevention of Bribery Ordinance (Cap. 201). 
 
(c) 
The Relevant Employee shall observe all Government rules and regulations on 
“acceptance of advantages” and related matters as applied to civil servants.    It is 
the responsibility of the Relevant Employee to acquaint himself with all 
Government rules and regulations including Civil Service Regulations, memo and 
circulars issued and updated by the Government in respect of “acceptance of 
advantages” and related matters from time to time. 
 
 
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 11 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
2. 
Outside Work 
 
The Relevant Employee must obtain the consent of the Supervisor before taking up any 
paid or unpaid outside work.    For the purpose of this clause, “outside work” refers to 
any work outside the scope of the Service or Service (RE) as appropriate. 
 
 
3. 
Insolvency and Bankruptcy 
 
The Relevant Employee is required to immediately notify the Supervisor if proceedings 
are taken against him with a view to bankruptcy.    A Relevant Employee who becomes 
insolvent or bankrupt, even though no proceedings have been taken against him, is 
required to submit a complete statement of the facts of his case to the Supervisor at the 
earliest possible moment. 
 
 
4. 
Conflict of Interest 
 
(a) 
The Relevant Employee must at all times avoid or declare, as appropriate, any 
conflict that may arise or may have arisen, and which could have led to an actual 
or apparent conflict between his private interests and his official duties or position.   
Without limitation, the Relevant Employee must in particular: 
 
(i)   refrain from acquiring any investment or any financial or other interest which 
may lead to a conflict of interest with his official duties; 
 
(ii)  refrain from taking part in the deliberation, decision-making, investigation or 
enforcement process in connection with any matter in which he has a private 
interest; 
 
(iii) avoid putting himself in a position of obligation to anyone who has or may 
have official dealing with the Government, including his own subordinate staff; 
 
(iv) decline to provide assistance, advice or information to relations, friends, etc. in 
connection with his work where this would give the recipient an unfair 
advantage over other people, and refer all legitimate requests to the proper 
subject officer to be dealt with in normal way; and 
 
(v)  report to the Supervisor any private interest that might influence, or appear to 
influence, his judgment in the performance of his duties. 
 
(b)  The Relevant Employee shall observe all  Government rules and regulations on 
“conflict of interest” and related matters as  applied to civil servants.    It is the 
responsibility of the Relevant Employee to acquaint himself with all Government 
rules and regulations including Civil Service Regulations, memo and circulars 
issued and updated by the Government in respect of “conflict of interest” and 
related matters from time to time. 
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 12 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
5. 
Obligation not to Disclose Confidential and Official Information 
 
The Relevant Employee must be fully aware of his obligations under the provision on 
“Confidential and Official Information” in clause 22 of Part IV of the Contract between 
the Employer and the Government and the provisions of the Official Secrets Ordinance 
(Cap. 521).    Without limitation, the Relevant Employee must not disclose any 
information which is sensitive to the operation of the Government or designated as 
confidential by the Employer and the Government Representative or, without lawful 
authority, as defined in Official Secrets Ordinance (Cap. 521), disclose any information 
the disclosure of which results in the commission of an offence, facilitates an escape 
from legal custody or the doing of any other act prejudicial to the safekeeping of persons 
in legal custody, or impedes the prevention or detection of offences or the apprehension 
or prosecution of suspected offenders, and which is or has been in his possession by 
virtue of his position as a Relevant Employee.    This provision shall survive the 
termination of the contract of employment between the Employer and the Relevant 
Employee. 
 
 
6. 
Obligation to Inform the Employer of Relevant Facts 
 
Without prejudice to his other obligations to notify the Employer under the contract of 
employment, the Relevant Employee must keep himself informed and immediately 
inform in writing the Employer of any or all facts and matters incidental to and related 
to his obligations under clauses 1 to 5 stated above. 
 
 
7. 
Obligation to Apply Professional Ethics at Work 
 
The Relevant Employee must be fully aware of his obligation to apply the professional 
ethics, which the Office of the Government Chief Information Officer has adopted for 
its provision of information technology services throughout the Government by 
personnel of the Analyst/Programmer and the Computer Operator Grades and equivalent.     
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 13 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
PART III 
 
 

Contract Schedule 7 
 
Information Schedule 
 
 

1.  Information required under clause  34  (Government Discretion) of the Terms  of 
Tender 
 
* (a)  I / We confirm that none of the events as mentioned in clauses 34.2(a) to 34.2(d) of 
the Terms of Tender has ever occurred. 
 
* (b)  I / We confirm that the following event(s) as mentioned in clauses 34.2(a) to 34.2(d) 
of the Terms of Tender has occurred: 
 
 

Date 
Details of the Event 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Note:  * Please delete whichever is not applicable. 
 
 
 
 
Sig  
nature of Person 
 
Name of 
Authorised to Sign 
Tenderer: 
Tender: 
 
 
 
 
 
 
N
 
ame in Block 
 
Date: 
Letters: 
 
 
 
 
 
    
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 14 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
   
 
PART III 
 
Contract Schedule 8 
 
Service Assurance Plan and Staff Management Plan   
 
(Failure to complete and return this Schedule with the Tender before 12:00 noon (Hong Kong 
Time) on the Tender Closing Date will render the Tender invalid) 
 
Name of Tenderer :_______________________________ 
 
A Tenderer shall submit the following plans for evaluation under Assessment Criteria 1 and 2 
of the marking scheme at Part B of Annex B of Part I of the Tender Documents. 
 
(A)    Service Assurance Plan 
 
(i)    Measures to make known to the public the professional human resources/value-added 
services provided to the Government and Relevant Employees to help foster a positive 
image of the Contractor in providing the supply services of information technology 
contract staff (referred hereunder as the “supply services”) to the Government 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
(ii)    Measures to cast a wider net of potential candidates for the Government to select as 
Relevant Employees 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 15 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
(iii)    Measures to enhance communications with the Government in ensuring the quality of the 
supply services to the Government 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
(iv)    Measures  to review the quality of services provided by Relevant Employees to the 
Government   
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
(B)    Staff Management Plan 
 
(i)    Measures to reduce turnover and boost morale of Relevant Employees (e.g. providing 
Relevant Employees with fringe benefits more favourable than the provisions under the 
Employment Ordinance (Cap. 57)) 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
(ii)    Measures  to update and upgrade the information technology knowledge and skills of 
Relevant Employees (e.g. training, online resources, etc.) 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 16 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(iii)    Channels and procedures for handling complaints and enquiries raised by Relevant 
Employees 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
(iv)    Measures to enhance Relevant Employees’ awareness of labour protection and benefits 
they are entitled to under the laws and contract 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
______________________________________________________________________ 
 
 
 
Notes for Contract Schedule 8 
 
Note 1:  Information submitted by a Tenderer for each item of the respective Assessment Criterion listed 
in Appendix I to the marking scheme at Part B of Annex B of Part I of the Tender Documents 
will be assessed as a whole. 
Note 2:   Tenderer’s plans submitted in this Contract Schedule should not be more than ten (10) pages in 
total  in A4 size paper for texts (with character font size not less than 12) and should  be 
numbered from page 1 to page 10.    Page(s) starting from page 11 will not be considered in the 
tender assessment.    Other information, including the related annexes and documentary proof, 
will not be included in the counting of pages for this purpose. 
Note 3:  A Tenderer shall score a passing mark of at least twelve (12) for each of Service Assurance 
Plan and Staff Management Plan under Assessment Criteria 1 and 2 of the marking scheme or 
its Tender will not be considered further. 
 
 
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 17 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
PART III 
 
Contract Schedule 9 
 
Minimum Monthly Wage Rate committed for   
Relevant Employees of Staff Category 1   
 
(Failure to complete and return this Schedule with the Tender before 12:00 noon (Hong Kong 
Time) on the Tender Closing Date will render the Tender invalid) 
 
 
Name of Tenderer :_______________________________ 
 
A Tenderer shall commit the minimum monthly wage rate for Relevant Employees of Staff 
Category 1, i.e. Programmer, referred to in clause 2.3 of Part I of the Tender Documents. 
 
Committed minimum monthly wage rate 
 
(HK$) 
 
Notes for Contract Schedule 9 
 
Note 1:   This Contract Schedule as completed by the successful Tenderer shall be incorporated into the 
Contract, and become binding on the successful Tenderer.    The successful Tenderer shall pay 
the monthly wage to its Relevant Employees in accordance with  clause  9  of Part IV  of the 
Tender Documents. 
Note 2:   No mark will be given under Assessment Criterion 4 of the marking scheme at Annex B of Part 
I of the Tender Documents if the minimum monthly wage rate committed by a Tenderer for 
Relevant Employees of Staff  Category 1 is not higher than the “Median monthly wage by 
industry section (HK$): All employees” for “Information and communications” of the latest 
year  set out in the  latest edition of the “Report on Annual Earnings  and Hours Survey” 
published by the Census and Statistics Department (referred hereunder as the “median monthly 
wage”) available on the Original Tender Closing Date.       
Note 3:  If the minimum monthly wage rate committed by a Tenderer for Relevant Employees of Staff 
Category 1 is lower than the “median monthly wage” available on the Original Tender Closing 
Date, the minimum monthly wage rate committed by the Tenderer for Relevant Employees of 
Staff Category 1 will be deemed to be equal to the “median monthly wage” available on the 
Original Tender Closing Date for the purpose of tender evaluation, and such presumption will 
be revoked if the Tenderer concerned fails to confirm the correctness of this presumption upon 
being clarified by the Government Representative at any time before the tender exercise is 
completed.    If upon clarification, the concerned Tenderer confirms that its committed 
minimum monthly wage rate for Relevant Employees of Staff Category 1 is in fact higher than 
the “median monthly wage” available on the Original Tender Closing Date, for tender 
assessment purpose, the concerned Tender will still be assessed on the basis that the Tenderer’s 
committed minimum monthly wage rate for Relevant Employees of Staff Category 1 is equal 
to the “median monthly wage” available on the Original Tender Closing Date.    However, the 
higher minimum monthly wage rate committed by the Tenderer for Relevant Employee of Staff 
Category 1 shall become binding if the Contract is awarded to the Tenderer concerned 
subsequently. 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 18 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
PART III 
 
Contract Schedule 10   
 
Statement of Minimum Information Technology Facilities/Resources to be 
Committed for Interfacing Electronically with the Government 
 
 
 
 
Minimum Number   
Item   
of Item required 
throughout the Term 
of the Contract Note 1 
 
Dedicated Server with the following configurations: 

♦  Processor: Processor with 2 Cores, 2MB Cache, 2.5GHz, 64bit; 
equivalent or above 
♦  Memory: at least 4GB RAM 
♦  Hard Drive: at least 80GB free space after the installation of operating 
system and database software 
♦  Ethernet LAN adaptor x 1 
♦  Operating System:   
  Windows Server 2012 R2 Standard Edition 
♦  Database: 
  SQL Server 2014 R2 Standard Edition 
♦  Others:   
  Anti-virus tools that are able to offer protection against viruses, 
adware, spyware and malware and updated with latest signature 
file; system patches shall be regularly downloaded and applied 
 
Dedicated Personal Computer with the following configurations: 

♦  Processor: Processor with 2 Cores, 2MB Cache, 3GHz; equivalent or 
above 
♦  Memory: at least 4GB RAM 
♦  Hard Drive: 80GB or more 
♦  Ethernet LAN adaptor x 1 
♦  Operating System: Windows 7/8.1/10 Professional Edition 
♦  Others:   
  Anti-virus tools that are able to offer protection against viruses, 
adware, spyware and malware and updated with latest signature 
file; system patches shall be regularly downloaded and applied 
  The dedicated Personal Computer will act as the messaging 
gateway and shall be placed in the demilitarized zone (DMZ) of 
the Contractor’s network   
 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 19 of 20 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
 
 
Minimum Number   
Item   
of Item required 
throughout the Term 
of the Contract Note 1 
 
Personal Computer with the following configurations: 

♦  Processor: Processor with 2 Cores, 2MB Cache, 3GHz; equivalent or 
above 
♦  Memory: at least 4GB RAM 
♦  Hard Drive: 80GB or more 
♦  Ethernet LAN adaptor x 1 
♦  Operating System: Windows 7/8.1/10 Professional Edition 
♦  Others:   
  Anti-virus tools that are able to offer protection against viruses, 
adware, spyware and malware and updated with latest signature 
file; system patches shall be regularly downloaded and applied 
  Client access licenses required are listed at below: 

SQL Server 2014 R2 client access license 

Windows Server 2012 R2 client access license   
 
Other requirements: 
 
♦  Broadband Internet connection access   

♦  Fixed Internet IP address (with NAT IP address) for message 

exchange with the Government 
 
♦  Dedicated Internet e-mail account 

♦  Mail client of any kind such as MS Outlook Express V6.0 or above, 

that can handle conventional SMTP mail protocol over the Internet 
 
♦  Hongkong Post e-Cert (Organizational) Certificate   

♦  On-site technical staff for setting up and maintaining the electronic 

interfaces with the Government 
 
 
Note for Contract Schedule 10 
 
Note 1:    Please refer to clause 9.1(a) of Part VI of the Tender Documents. 
 
 
Part III – Contract Schedules 
   
  
 
 
 
Page 20 of 20 

link to page 71 link to page 71 link to page 72 link to page 73 link to page 75 link to page 76 link to page 78 link to page 80 link to page 80 link to page 81 link to page 82 link to page 83 link to page 84 link to page 84 link to page 85 link to page 85 link to page 85 link to page 86 link to page 86 link to page 87 link to page 88 link to page 89  
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
PART IV 
 
CONDITIONS OF CONTRACT 
 
TABLE OF CONTENTS 
 
   
1. 
TERM ........................................................................................................................ 3 
2. 
CONTRACTOR’S ACKNOWLEDGEMENT .......................................................... 3 
3. 
CONTRACT RATES ................................................................................................. 4 
4. 
RELEVANT EMPLOYEES ...................................................................................... 6 
5. 
PERIOD OF SERVICE (RE) ..................................................................................... 7 
6. 
MONITORING THE PERFORMANCE OF SERVICE ........................................... 8 
7. 
CONTRACTOR’S UNDERTAKING ..................................................................... 10 
8.   
SERVICE ASSURANCE AND STAFF MANAGEMENT PLANS ....................... 12 
9. 
WAGES .................................................................................................................... 12 
10. 
PAYMENT FOR SERVICE ..................................................................................... 13 
11. 
INSURANCE........................................................................................................... 14 
12. 
LIABILITY FOR DAMAGES OR COMPENSATION .......................................... 15 
13. 
MANDATORY PROVIDENT FUND ..................................................................... 16 
14. 
PERFORMANCE BOND........................................................................................ 16 
15. 
PRE-COMMENCEMENT ARRANGEMENTS ..................................................... 17 
16. 
RELATIONSHIP OF PARTIES ............................................................................... 17 
17. 
ASSIGNMENT AND SUB-CONTRACTING ....................................................... 17 
18. 
DISCLOSURE OF INFORMATION ...................................................................... 18 
19. 
PUBLICITY............................................................................................................. 18 
20. 
INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS ............................................................... 19 
21. 
SOFTWARE ASSET MANAGEMENT ................................................................. 20 
22. 
CONFIDENTIAL AND OFFICIAL INFORMATION ........................................... 21 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 1 of 35 
 

link to page 90 link to page 90 link to page 91 link to page 92 link to page 93 link to page 93 link to page 95 link to page 95 link to page 95 link to page 95 link to page 95 link to page 95 link to page 97 link to page 97 link to page 98 link to page 98 link to page 98 link to page 99 link to page 99 link to page 100  
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
23 
CONTRACTOR’S OBLIGATION TO INFORM GOVERNMENT OF 
RELEVANT FACTS ................................................................................................ 22 
24. 
CONFLICT OF INTEREST .................................................................................... 23 
25. 
PREVENTION OF BRIBERY ................................................................................ 24 
26. 
TERMINATION OF CONTRACT ......................................................................... 25 
27. 
TERMINATION CONSEQUENCES...................................................................... 25 
28. 
SET-OFF .................................................................................................................. 27 
29. 
COSTS AND EXPENSES ....................................................................................... 27 
30. 
GOVERNING LAW ................................................................................................ 27 
31. 
CHANGE OF ADDRESS ........................................................................................ 27 
32. 
NOTICES................................................................................................................. 27 
33. 
FORCE MAJEURE ................................................................................................. 27 
34. 
SEVERABILITY ..................................................................................................... 29 
35. 
WAIVER .................................................................................................................. 29 
36. 
ENTIRE AGREEMENT .......................................................................................... 30 
37. 
ASSISTANCE IN LEGAL PROCEEDINGS .......................................................... 30 
38. 
ORDER OF PRECEDENCE ................................................................................... 30 
39. 
CONTRACTS (RIGHTS OF THIRD PARTIES) ORDINANCE ........................... 31 
40. 
RETENTION OF RECORDS ................................................................................. 31 
 
ANNEX 1 – FORM OF CONTRACTOR’S PERFORMANCE BOND ............................ 32 
 
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 2 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
1. 
Term   
 
1.1 
The Term of the Contract is a period of forty-eight (48) months.    During the 
Term, the Contractor agrees to provide the Service as and when required by the 
Government in accordance with the terms and conditions set out in this Contract. 
 
1.2 
The Government shall have the right to extend the Term of this Contract by giving 
a month’s prior notice  to the Contractor and the Contractor shall in that event 
provide the Service on the same terms and conditions (save for the right to further 
extension of the Contract) for a further period of not exceeding six (6) months.   
 
1.3 
Without prejudice to the Government’s right to extend the Term of the Contract 
pursuant to clause 1.2 above, the Government shall, at its absolute discretion, 
extend the Term for the purpose of transitioning the Service from this Contract to 
any subsequent contracts to be entered into between the Government and any 
party (including the Contractor).    For the Contractor’s reference purpose, the 
period of extension of the Term of this Contract shall normally be no more than 
two (2) months.    In the event that the Contractor has also entered into any 
subsequent contracts with the Government, the period of extension of the Term 
shall normally be no more than three (3) months.     
 
1.4 
The extension periods in clause 1.3 herein are subject to change and shall be 
determined by the Government at its absolute discretion.    Contractor agrees and 
acknowledges that the actual extension periods might or might not exceed the said 
extension periods. 
 
 
2. 
Contractor’s Acknowledgement 
 
2.1 
The Contractor acknowledges and agrees that it has been supplied with sufficient 
information to enable it to provide to the Government the Service, which shall 
comply fully with the requirements set out in Part VI – Specifications and other 
provisions of the Contract.    The Contractor shall not be entitled to any additional 
payment nor be excused from any liability under the Contract as a consequence 
of any misinterpretation by the Contractor of any matter nor fact relating to the 
Specifications or any other provisions of the Contract.   
 
2.2 
The Contractor acknowledges that the Government does not give any exclusive 
right to the Contractor to provide the Service to the Government and that the 
Government may enter into similar contracts with any third party before and 
during the Term (including any extended period), including but not limited to the 
following purposes: 
   
(a) 
the  transition of similar services provided by any Government’s 
contractor or agent to the Service under this Contract; and 
 
(b)   
the transition of Service from this Contract to any subsequent contracts 
to be entered into between the Government and any party  (including 
the Contractor). 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 3 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
3. 
Contract Rates 
 
3.1 
The Contractor is required to provide the Service as and when required.    Service 
fee payable will be based on the period engaged of the Relevant Employees at 
rates not exceeding the Contract Ceiling Rates of the Relevant Employees.    At 
the absolute discretion of the Government, the Contract Ceiling Rates may be 
adjusted downwards or upwards from time to time in accordance with clauses 3.2 
and 3.3 below. 
 
3.2 
The Contract Ceiling Rates may be adjusted downwards under the following 
circumstances.    No more than once in every three (3) months  throughout the 
Term of the Contract, the Government may by written notice call upon the 
Contractor to propose reduced Contract Ceiling Rates.    The notice may specify 
the date by which the Contractor has to submit its proposal and the date on which 
the reduced Contract Ceiling Rates will take effect.    The Contractor must submit 
the proposal in writing to the Government Representative in accordance with the 
requirements stipulated in the relevant notice.    The reduced Contract Ceiling 
Rates as proposed by the Contractor shall be less than the Contract Ceiling Rates 
subsisting at the time of submission of its proposal.    The Government may 
require the Contractor to revise its proposal to the Government’s satisfaction.   
The Government is under no obligation to accept any of the Contractor’s 
proposals.    Where the Government is not satisfied with the Contractor’s 
proposal or revised proposal, it is at liberty to specify reduced Contract Ceiling 
Rates applicable to the Relevant Employees without taking into account the 
Contractor’s proposals.    If the Government accepts the Contractor’s proposed 
reduced Contract Ceiling Rates or if the Government specifies reduced Contract 
Ceiling Rates, it may notify the Contractor a date or a revised date, as the case 
may be, on which the reduced Contract Ceiling Rates will take effect.    The 
reduced Contract Ceiling Rate shall not take effect retrospectively.    The reduced 
Contract Ceiling Rates shall take effect from that date until the date they are 
further adjusted under this clause.   
 
3.3 
The Contract Ceiling Rates may be adjusted upwards annually under the 
following circumstances.    The Contractor agrees that there shall be no annual 
percentage adjustment to the Contract Ceiling Rates during the initial twelve (12) 
months period of the Term.    Thereafter, the Government may by notice request 
the Contractor to propose an annual percentage adjustment against the Contract 
Ceiling Rates.    The notice may specify the date by which the Contractor is 
required to submit its proposal (“submission  date”) and the date on which the 
revised Contract Ceiling Rates will take effect.    The Contractor must submit the 
proposal in writing to the Government Representative in accordance with the 
requirements stipulated in the relevant notice.    The adjustment proposed by the 
Contractor shall not be retrospective.    When preparing the proposal,  the 
Contractor may make  reference  to  the Government Consumer Price Index (B) 
identified as “average for the 12 months ended [month] [year] compared with the 
average for the 12 months ended [month] [year]” on the latest main statistics of 
consumer price indices and which is published by the Census and Statistics 
Department and available on the submission date.    The Government is under no 
obligation to accept any proposal  and has the absolute right to determine any 
percentage adjustment applicable to the Contract Ceiling Rates  by  taking  into 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 4 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
account all relevant factors, including but not limited to  the proposal of the 
Contractor.    Under no circumstance shall the percentage adjustment exceed the 
latest civil service pay adjustment applicable to civil servants in the middle salary 
band announced by the Government and available on the submission date. Once 
the Government has determined the percentage adjustment, the Contract Ceiling 
Rates shall be adjusted and the adjusted Contract Ceiling Rates will take effect on 
a date or a revised date, as the case may be (effective date), to be specified by the 
Government.    The increased Contract Ceiling Rates shall take effect from the 
effective date until the date they are further adjusted under this clause.   
 
3.4 
A Contractor bidding for the Service should take into account the relevant 
Contract Ceiling  Rates subsisting at the time of its bid when proposing the 
Individual Rates for Relevant Employees to the Government.    The Individual 
Rate to be quoted by the Contractor in proposing the Relevant Employee for 
selection by the Government under clause 4.4 of Part VI shall not exceed the 
subsisting Contract Ceiling Rate applicable to the Relevant Employee. 
 
3.5 
When a Contractor bids for the Service, the Government may select the Relevant 
Employees and accept the Individual Rates for Relevant Employees proposed by 
a Contractor.    The Contractor will be paid on a time basis based on the actual 
amount of work performed in accordance with the Individual Rates as accepted.   
Such Individual Rates may be adjusted upwards or downwards in accordance with 
clauses 3.6 and 3.7 below.   
 
3.6 
For upward adjustment of Contract Ceiling Rates, the Individual Rate of a 
Relevant Employee will be adjusted upwards by the same percentage that 
Contract Ceiling Rates may be adjusted upwards.    The adjustment of the 
Individual Rate will take effect on the same date that the Contract Ceiling Rate 
applicable to the Relevant Employee is adjusted.    The Contractor shall adjust the 
wages payable to the Relevant Employee upwards by a percentage no less than 
the percentage of upward adjustment to the Contract Ceiling Rates determined by 
the Government.    The adjustment to the wages payable to the Relevant 
Employees  shall  take effect on the same date that the Contract Ceiling Rate 
applicable to the Relevant Employee is adjusted.   
 
3.7 
For downward adjustment of Contract Ceiling Rates, if the Individual Rate of the 
Relevant Employee is lower than or equal to the adjusted Contract Ceiling Rate 
of the Relevant Employee, there will not be any adjustment of the Relevant 
Employee’s Individual Rate.    If the Individual Rate of the Relevant Employee is 
higher than the Contract Ceiling Rate applicable to the Relevant Employee, the 
Relevant Employee’s Individual Rate shall be revised downward to an amount 
equivalent to the adjusted Contract Ceiling Rate applicable to the Relevant 
Employee.    The adjustment shall be effective only on the date of (i) 
commencement of the service engagement of; or (ii) where applicable, the 
extension of the Period of Service (RE) of the Relevant Employee. 
 
 
 
 
 

Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 5 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
4. 
Relevant Employees 
   
4.1 
The Contractor must: 
 
(a) 
make available the Relevant Employees to the Government to perform 
the Service (RE) in accordance with the requirements stipulated in the 
Specifications in Part VI; 
 
(b) 
ensure that the Relevant Employees comply with the conditioned hours 
of work and other conditions specified in the Specifications in Part VI; 
 
(c) 
ensure that the Relevant Employees comply with the provisions of this 
Contract, in particular, the provisions on prevention of bribery, conflict 
of interest and obligation not to disclose confidential and official 
information, and their statutory obligations under the Prevention of 
Bribery Ordinance (Cap. 201) 
and the Official Secrets 
     
Ordinance (Cap. 521); 
 
(d) 
incorporate the terms specified in Contract Schedule 6 of Part III in the 
contract of employment of the Relevant Employees; 
 
(e) 
ensure and confirm  that the terms of the contract of employment 
mentioned in clause 4.1(d) above fully comply with the provisions of 
the employment legislation including the Employment Ordinance (Cap. 
57), the Minimum Wage Ordinance  (Cap. 608) and the Employees’ 
Compensation Ordinance (Cap 282); 
 
(f) 
ensure and confirm that the contract of employment mentioned in 
clause 4.1(d) above does not contain any terms contrary to the 
provisions of this Contract; 
   
(g) 
obtain the approval in writing from the Government Representative 
before giving any permission for any Relevant Employee to receive an 
advantage or to take up any outside work; and 
 
(h) 
immediately  notify in writing the Government Representative of 
particulars of any breach of professional ethics, conflict of interest, 
acceptance of advantage, insolvency, bankruptcy or disclosure of 
confidential and official information affecting the Relevant Employees 
whenever any of these come to its notice. 
 
4.2 
Relevant Employees are not employees or agents of the Government.    The 
appointment of any Relevant Employee to perform the Service (RE)  shall not 
relieve the Contractor from any liability or obligation under this Contract.    The 
Contractor shall be responsible for the acts, default, neglect or omission of any 
Relevant Employee or other employees, officers, agents and contractors of the 
Contractor in the performance or purported performance of the Service  or   
Service (RE) as appropriate as if they were the acts, default, neglect or omission 
of the Contractor. 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 6 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
4.3 
The Government has the absolute right to reject any of the Relevant Employees 
or require the Contractor to terminate the service of the Relevant Employee in 
situations including but not limited to the following: 
 
(a) 
the Relevant Employee refuses to make declaration on his previous 
criminal conviction record; 
 
(b) 
the Relevant Employee refuses to give consent to the Government to 
conduct checking on his  previous criminal conviction records if 
required by the Government; or 
 
(c) 
the Relevant Employee is found to have previous criminal conviction 
records, and in the opinion of the Government Representative, he is not 
suitable to perform the Service (RE). 
 
 
5. 
Period of Service (RE) 
 
5.1 
The Period of Service (RE) of the Relevant Employee shall be of varying duration 
but generally shall not be less than one (1) month. 
 
5.2 
The Government may issue to the Contractor Notice of Service (RE) more than 
seven (7) calendar days prior to the commencement day of service of the Relevant 
Employee (“commencement day of Service (RE)”).    The Contractor is required 
to notify the Government at least seven (7) calendar days prior to the 
commencement  day of Service (RE) if  the Relevant Employee is not going to 
report for duty.       
 
5.3 
The Contractor is required to give notice to the Government if a Relevant 
Employee resigns before completion of his service.    For all Relevant 
Employees, if no prior notice or less than one (1) month’s notice is given, the 
Contractor is liable to pay to the Government fourteen (14) days’ payment for 
service of such Relevant Employee.    For Relevant Employees of Staff 
Categories 3, 4, 5 or 6 as defined in clause 2.3 of Part I, if no less than one (1) 
month’s  notice  but less than two (2) months’ notice is given, the Contractor is 
liable to pay to  the Government  seven (7) days’ payment for service of such 
Relevant Employee.       
 
5.4 
If the Government Representative is of the opinion that the Contractor has failed 
to ensure that the Relevant Employee has been providing the Service (RE) 
properly, or satisfactorily, or the Relevant Employee is found in the opinion of 
the Government Representative to be incompetent, inattentive or to conduct 
himself improperly (the Government’s decision shall be final in this matter), the 
Government Representative shall be entitled to request the Contractor to 
terminate the service of such Relevant Employee.    The Contractor shall comply 
with such request without delay.   
 
 
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 7 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
5.5 
The Government shall be entitled, by giving prior notice to the Contractor, to: 
 
(a) 
cancel or earlier terminate the Period of Service (RE) of the Relevant 
Employee; or 
 
(b) 
vary or extend the Period of Service (RE) of the Relevant Employee to 
any period as may be specified by the Government. 
 
5.6 
In the event that the Government exercises the right under clause 5.5 above, the 
Contractor shall not be entitled to claim for any additional payment. 
 
5.7 
In the event that the Government extends the Period of Service (RE) of the 
Relevant Employee by exercising the right under clause 5.5 above, the Contractor 
shall make available the Relevant Employee to continue and complete the Service 
(RE) after the Period of Service (RE) is extended.    The Government may issue 
to the Contractor prior notice of more than seven (7) calendar days to confirm the 
extended Period of Service (RE).    The Contractor is required to give the 
Government at least seven (7) calendar days’ prior notice if the Relevant 
Employee is not available to continue and/or complete the Service (RE) for the 
extended Period of Service (RE).     
 
5.8 
A sum payable by the Contractor under this clause shall be made by deduction 
from any amount due to the Contractor by the Government or the delivery by the 
Contractor to the Government of a credit note issued for the same amount in 
favour of the Government.    In the event that the Government decides that a 
credit note is required, the credit note must be issued and settled in full by the 
Contractor to the Government within the period as specified by the Government. 
 
5.9 
Unless otherwise specified by the Government from time to time during the Term 
of this Contract, a Relevant Employee may, after completion of his current Period 
of Service (RE), be engaged by any Contractor to provide Service (RE)  to the 
Government. 
 
 
 
6. 
Monitoring the Performance of Service 
 
6.1 
Prior to the commencement of the Service, the Contractor shall appoint, subject 
to the Government Representative’s approval, a representative who shall have full 
authority to make all necessary decisions regarding performance of the Service 
under this Contract on behalf of the Contractor. 
 
6.2 
The representative shall be readily available throughout the Term to liaise with 
and take instructions from the Government Representative. 
 
6.3 
The representative shall attend all meetings convened by the Government 
Representative to discuss with the Government Representative and monitor the 
progress and performance of the Service. 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 8 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
6.4 
The contracting parties shall arrange for their representatives to meet at regular 
intervals during the Term to monitor the progress in respect of the performance 
of the Service. 
 
6.5 
The Government Representative  shall  at any time be entitled to inspect the 
Service  performed  and check the Contractor’s compliance with  the terms and 
conditions of the Contract. 
 
6.6 
Subject to the Government’s obligations of confidence, the Contractor shall on 
demand provide to the Government  Representative  with all reasonable co-
operation and assistance in relation to the inspection and/or checking conducted 
in accordance with clause 6.5 above, including, but not limited to: 
 
(a) 
provision of all information requested by the Government; 
 
(b) 
reasonable access to any premises controlled and used by the 
Contractor for the performance of this Contract and to any equipment 
used (whether exclusively or non-exclusively) in the performance of 
this Contract; and 
 
(c) 
access to the Relevant Employees, staff, agents, consultants and sub-
contractors, if approved by the Government Representative,  of the 
Contractor involved in the performance of this Contract. 
 
6.7 
Where the Government Representative is satisfied that the Contractor has failed 
to  perform the Service,  or  failed  to  comply with any  warranty, undertaking, 
requirement or obligation of the Contract, it shall be entitled to instruct the 
Contractor in writing to remedy/rectify the failure within such period as specified 
by the Government Representative in its instruction to the Contractor.  Upon 
being notified in writing of any of the Service being unsatisfactory, or any breach 
or non-compliance with the warranty, undertaking, requirement or obligation of 
the Contract, the Contractor shall be required to take immediate and necessary 
action to rectify such unsatisfactory Service, or the breach or non-compliance. 
 
6.8 
The Contractor shall bear its own costs and expenses incurred in compliance with 
its obligations specified in clauses 6.1 to 6.4, 6.6 and 6.7 above.  If a Contractor 
fails to rectify any unsatisfactory Service,  or any breach or non-compliance  in 
accordance with clause  6.7  above, the Government Representative  shall be 
entitled, without prejudice to any other rights and remedies or actions to be taken 
under the Contract, record in writing a Notice of Default, which shall be issued to 
the Contractor.  The Notice(s) of Default issued by the Government 
Representative under the Contract may be taken  into  account when the 
Contractor’s  future tender offers for other tenders / quotations exercises are 
evaluated. 
 
6.9 
Clauses 6.5 to 6.8 above shall survive the termination of this Contract for a period 
of twelve (12) months.   
 
 
   
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 9 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
7. 
Contractor’s Undertaking 
 
7.1 
The Contractor warrants, represents and undertakes to the Government that: 
 
(a) 
the Relevant Employee shall possess the essential qualification and the 
necessary skill, experience and expertise set out in the Specifications in 
Part VI to provide the Service (RE) on the terms set out herein; 
 
(b) 
the Contractor shall manage the Relevant Employee as a responsible 
employer in similar trade so that the Service provided is of professional 
standard; 
 
(c) 
the Contractor shall provide Relevant Employees of all staff categories 
for selection by the Government when requested; 
 
(d) 
the Relevant Employee shall provide independent and unbiased advice 
to the Government in relation to the Service (RE); 
 
(e) 
the Service will be performed and completed in a professional, 
competent and diligent manner and that the Contractor and each and 
every Relevant Employee shall use all the experience, skill, care and 
diligence in the performance of the Service or Service (RE) as 
appropriate and the discharge of all its or their duties and obligations, 
as the case may be, under the Contract as may reasonably be expected 
from a person who is held out as an expert in providing or assisting in 
providing services of a kind similar to the Service; 
 
(f) 
the Contractor has full power, capacity and authority to enter into this 
Contract and to perform its obligations under this Contract; 
 
(g) 
the Contractor shall carry out the Service with all due diligence and in 
a proper,  timely, safe, skilful and professional manner and shall 
perform the Service to the satisfaction of the Government 
Representative; 
 
(h) 
the Contractor shall comply with all laws, regulations, by-laws and 
code of practice which are from time to time applicable to the provision 
of the Service, including the obtaining and maintaining of all necessary 
licences or permits; 
 
(i) 
the Materials used by the Contractor in performance of the Service will 
not subject the Government or the Contractor to any claim for 
infringement of any proprietary rights or Intellectual Property Rights 
of any third party; 
 
(j) 
the Contractor shall enter into employment contracts with the Relevant 
Employees setting out the essential terms and conditions of the 
employment, including but not limited to,  wages, allowances, 
conditioned hours of work, normal office hours and rest days.    Subject 
to clause 9 below, the Contractor shall offer to its employees the pay 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 10 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
and conditions of employment which are not less favourable than the 
general level of wages and conditions observed by other employers in 
similar trade.    The terms and conditions specified in the employment 
contracts shall be in compliance with the provisions of the Employment 
Ordinance (Cap. 57) and the Minimum Wage Ordinance  (Cap. 608).   
No unreasonable terms and clauses shall be imposed in the employment 
contracts with the Relevant Employees.  No terms and conditions of 
the employment contracts with the Relevant Employees shall 
contravene the provisions  of the Contract.    The Contractor shall 
incorporate in the employment contracts with the Relevant Employees 
those terms specified in Contract Schedule 6 of Part III;   
 
(k) 
the Contractor shall specify the wage adjustment mechanism of the 
Relevant Employees in the employment contracts.  Such wage 
adjustment mechanism shall not contravene clauses 3.6, 9.1 and 9.2 of 
Part IV;   
 
(l) 
all information contained in the Contract shall remain the property of 
the Government and without prior written consent of the Government, 
the Contractor shall not make use of the information therein, or any 
other information acquired by virtue of its engagement in this Invitation 
to Tender, for purpose(s) other than that;   
 
(m) 
the Contract constitutes valid, legally binding obligations of the 
Contractor enforceable in accordance with its terms;   
 
(n) 
all information supplied, and statements and representations made by 
or on behalf of the Contractor in or in relation to  its Tender and the 
Contract are true, accurate and complete;   
 
(o)   
no claim is being made and no litigation, arbitration or administrative 
proceeding is presently in progress, or to the best of the Contractor’s 
knowledge and belief, pending or threatened against it or any of its 
assets which will or might have a material adverse effect on its ability 
to perform its obligations under the Contract; 
 
(p)   
it is not subject to any contractual obligation, compliance with which is 
likely to have a material adverse effect on its ability to perform its 
obligations under the Contract; 
 
(q)   
no proceedings or other steps have been taken and not discharged (nor 
to the best of its knowledge, are threatened) for the winding up or 
bankruptcy of the Contractor or for its dissolution or for the 
appointment of a receiver, administrative receiver, liquidator, manager, 
administrator or similar office in relation to any of the Contractor’s 
assets or revenue; and 
 
 
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 11 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(r)   
it has not done or omitted to do anything which could have a material 
adverse effect on its assets, financial condition or position as an 
ongoing business concern or on its ability to fulfil its obligations under 
the Contract. 
 
7.2 
The warranties, representations and undertakings, expressed or implied, 
contained in clause 7.1 and other provisions of the Contract (collectively, 
“Warranties” or “warranties” and each, a “Warranty” or “warranty”) shall be true 
without limitation in time, save that in case of any Warranty expressed to be 
effective during the Term, it shall be true on each day of the Term  as if it is 
repeated on each such day.   
 
7.3 
Each of the Warranties shall be separate and independent and without prejudice 
to any other Warranty, and shall not be limited by reference to or inference from 
any other Warranty or any other provision of the Contract. 
 
7.4 
Unless otherwise expressly excluded from or provided to the contrary in the 
Contract, the rights, duties and liabilities imposed on a service provider and the 
rights conferred on the party contracting with the service provider under the 
Supply of Services (Implied Terms) Ordinance (Cap. 457) apply to bind the 
Contractor and the Government respectively. 
 
 
8.   
Service Assurance and Staff Management Plans   
 
8.1 
The Contractor shall implement the Service Assurance Plan and Staff 
Management Plan  in managing the Relevant Employees  as  proposed by the 
Contractor in Contract Schedule 8 of Part III (referred hereunder as “the Plans”).  
The Contractor shall not vary or amend the Plans  which are currently in force 
without the prior written approval of the Government Representative. 
 
8.2 
The Government may require the Contractor, from time to time during the Term, 
to review and revise the Plans to the satisfaction of the Government. 
 
8.3 
The Government shall have full discretion to decide whether or not the Plans have 
been implemented to the satisfaction of the Government by the Contractor. 
 
 
9. 
Wages 
 
9.1 
Where a Relevant Employee of Staff Category 1 has provided the Service (RE) 
under the instruction of the Government Representative during all normal office 
hours as specified in clause 5.1(d) of Part VI for a whole month, the wage payable 
by the Contractor to the said Relevant Employee for  that month (referred 
hereunder as “the wage for the month”) shall not be lower  than (i) “Median 
monthly wage by industry section (HK$): All employees” for “Information and 
communications” of the latest year set out in the latest edition of the “Report on 
Annual Earnings  and Hours Survey” published by the Census and Statistics 
Department (referred hereunder as the “Median Monthly Wage”) available on the 
Original Tender Closing Date; (ii) the minimum monthly wage rate committed by 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 12 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
the Contractor for Relevant Employees of Staff Category 1 in Contract Schedule 
9 of Part III; or (iii) the Median Monthly Wage available on the date when the 
Contractor enters into an  employment contract with the Relevant Employee  of 
Staff Category 1, whichever is the higher.   
 
9.2 
Where any Relevant Employee of Staff Categories 2, 3, 4, 5 or 6 has provided the 
Service (RE) under the instruction of the Government Representative during all 
normal office hours for a whole month, the wage payable by the Contractor to 
that  Relevant Employee  shall not be the same or  lower than  the  lowest  wage 
payable by the Contractor to the Relevant Employees of Staff Category 1 engaged 
by the Contractor for that month who have provided the Service (RE) under the 
instruction of the Government Representative during all normal office hours for 
the whole month.    Where there is no Relevant Employee of Staff Category 1 
engaged by the Contractor or no Relevant Employee of Staff Category 1 engaged 
by the Contractor has provided the Service (RE) under the instruction of the 
Government Representative during all normal office hours for a whole month, the 
wage payable by the Contractor to its engaged Relevant Employees of Staff 
Categories 2 to 6 who have provided the Service (RE) under the instruction of the 
Government Representative during all normal office hours for that month shall 
not be the same or lower  than  “the wage for the month”  as determined in 
accordance with clause 9.1 above. 
 
9.3 
For clauses 9.1 and 9.2 above, Staff Categories 1 to 6 are defined in clause 2.3 of 
Part I. 
 
9.4 
The Contractor shall maintain the wage records of all Relevant Employees under 
the Contract for inspection by the Government Representative. 
 
9.5 
Any breach of clause 9.1, 9.2 or 9.4 above may be construed as a breach of the 
obligation under the Contract and the Government shall be entitled to take actions 
in accordance with clauses 6.7 and 6.8 of Part IV, or to terminate the Contract in 
accordance with clause 26 of Part IV. 
 
 
10. 
Payment for Service   
 
10.1 
Subject to the satisfactory performance of the Service, the Government shall pay 
the Contractor for providing the Relevant Employees and the amount payable will 
be calculated on a time charged basis in accordance with the Individual Rates of 
the Relevant Employees being engaged. 
 
10.2 
Payment for Service will be made in accordance with the procedures specified 
below: 
 
(a) 
at the end of each month, the Relevant Employees will be required to 
submit time sheets to the Government Representative detailing the 
Service (RE) rendered and the time spent.    Calculation of payment 
will be based on time spent on the Service (RE) rendered and the 
Individual Rate of the Relevant Employee.    The Contractor is 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 13 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
responsible  to ensure that correct time sheets are submitted by the 
Relevant Employees to the Government. 
 
(b) 
unless the Government agrees otherwise, the Contractor shall, at the 
end of each month during the Term, produce an invoice for the month, 
based on time sheets prepared according to clause 10.2(a) herein, for 
certification by the Government Representative.    The Contractor shall 
send the invoices to the Government as soon as possible, and in any 
case, within one month from the end of the month that the Service (RE) 
has been rendered, unless specified otherwise by the Government. 
 
(c) 
if the Government elects to pay the Contractor for any Relevant 
Employee working overtime in lieu of granting time off, an hourly rate 
equivalent to one-eighth  (1/8)  of the Individual Rate of the Relevant 
Employee payable at the time of working will be paid to the Contractor.   
Payment of overtime service is payable on a half-hourly basis, subject 
to a minimum of one hour 
overtime worked outside normal office 
hours  or  outside the same on any one shift stipulated under clause 
5.1(e) of Part VI. 
 
(d) 
if the Relevant Employee is deployed to work on shift or irregular 
working hours as required under clause 5.1(e) of Part VI, the 
Government may elect to pay the Contractor for providing the Relevant 
Employee at an hourly rate equivalent to    one-eighth  (1/8)  of the 
Individual Rate payable at the time of working. 
 
(e) 
payment for Service provided under this Contract shall become due 
upon certification of the correct invoice of the Service  (RE)  by the 
Government Representative in accordance with clause 10.2(b) thereof. 
 
(f) 
payment for Service shall be paid within thirty (30) working days after 
the payment became due in accordance with clause 10.2(e) thereof. 
 
(g) 
payment for Service rendered shall be arranged by the person named in 
the Notice of Service (RE) to whom invoices and correspondence 
concerning payment shall be addressed.    The Government shall not be 
held responsible for any delay in payment if any invoice or 
correspondence is improperly addressed.   
 
 
11. 
Insurance 
 
11.1 
The Contractor shall effect and maintain throughout the Term a policy or policies 
of insurance providing an adequate level of cover in respect of all risks which 
may be incurred by the Contractor in connection with the performance or 
attempted performance of its obligations under the Contract, including death, 
personal injury, loss of or damage to property or any other loss.    Such insurances 
shall include cover in respect of any financial loss arising from any advice given 
or omitted to be given by the Contractor.    The insurance company or companies 
shall be authorised under the Insurance Ordinance (Cap. 41).     
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 14 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
11.2 
Without prejudice to clause  11.1, the Contractor shall effect and maintain 
employer’s liability insurance in respect of all its employees and other staff in 
accordance with all applicable legal requirements. 
 
11.3 
If required by the Government, the Contractor shall deliver to the Government 
copies of all insurance policies referred to in the Contract together with receipts 
or other evidence of payment of the latest premium due under the policies. 
 
11.4 
The Contractor shall be responsible for lodging claims with the insurance 
company and shall notify the insurance company within the time period specified 
in the policy of the occurrence of any event liable to give rise to a claim. 
 
11.5 
If the Contractor fails to give effect to or maintain any insurance required under 
the Contract, the Government may make such alternative arrangements as it 
considers appropriate to protect its interests and may recover from the Contractor 
the costs of putting such in place and maintaining such arrangements. 
 
11.6 
No provision in any insurance and no amount of insurance covered shall relieve 
the Contractor of any liability under the Contract.    It is the responsibility of the 
Contractor to determine the amount of insurance cover that will be adequate to 
enable the Contractor to satisfy any liability under the Contract.   
 
 
12. 
Liability for Damages or Compensation 
 
12.1 
Government and its employees or agents shall not be under any liability 
whatsoever for or in respect of: 
 
(a) 
any loss of or damage to any of the Contractor’s property or that of its 
employees, sub-contractors or agents however caused (whether by any 
Negligence of the Government or any of its employees or agents or 
otherwise). 
 
(b) 
any injury to or death of any of the Contractor’s employees, sub-
contractors or agents save and except any such injury or death caused 
by the Negligence of the Government or any of its employees or agents. 
 
12.2 
The Contractor shall indemnify the Government and its employees or agents 
against any claim or demand made against or liability incurred (including all 
costs, charges or expenses whatsoever) by the Government or any of  its 
employees or agents in respect of: 
 
(a) 
any loss, damage, injury or death referred to in clause 12.1 of this clause 
(save and except injury or death caused by the Negligence of 
Government or any of its employees or agents). 
 
(b) 
any loss or damage sustained by or any injury to or death of any third 
party in consequence of any Negligence of the Contractor or any of its 
employees or agents. 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 15 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
12.3 
The Contractor shall indemnify the Government against any loss of or damage to 
any property of the Government or of any of its employees or agents or any injury 
to any employee or agent of the Government arising out of the Negligence of the 
Contractor or any of its employees, sub-contractors or agents. 
 
12.4 
For the purposes of this clause “Negligence” shall have the same meaning as that 
assigned to it in section 2(1) of the Control of Exemption Clauses Ordinance (Cap. 
71). 
 
 

13. 
Mandatory Provident Fund 
 
13.1 
The Contractor shall provide and maintain at its own cost a provident fund scheme 
for the Relevant Employees as required under the Mandatory Provident Fund 
Schemes Ordinance (Cap. 485). 
 
 
14. 
Performance Bond   
 
14.1 
Within one (1) month from the date of execution of the Contract by way of signing 
of the Standing Offer Deed in Part V or by any other date to be specified by the 
Government, whichever is the later, the Contractor who is required to submit a 
bond in accordance with clause 24 of Part I shall submit to the Government a duly 
issued performance bond in an amount equivalent to that defined in clause 24.1 
of Part I and in the form appearing in Annex 1 of Part IV. 
 
14.2 
The performance bond to be submitted by the Contractor pursuant to clause 14.1 
above  shall be issued by a bank details of which shall have been submitted in 
writing to the Government prior to execution of the Contract for the 
Government’s approval.    If the Contractor wishes to replace the bank with 
another bank, it shall give full written details of the proposed replacement to the 
Government who shall within fourteen (14) days of receipt of the same notify the 
Contractor in writing of any objection to such proposed replacement whereupon 
the Contractor may either revert to the original bank or propose a further 
replacement in the same manner as set out above.     
 
14.3   
Notwithstanding any other provision of the Contract: 
 
(a) 
submission by the Contractor of the requisite performance bond in 
accordance with the provisions of this clause 14  shall be a condition 
precedent to the Contractor’s entitlement to any payment under  the 
Contract; and 
 
(b) 
failure by the Contractor to provide a performance bond in accordance 
with the provisions of this clause 14  shall entitle the Government to 
terminate the Contract forthwith by notice in writing to that effect, and 
the Contractor shall not be entitled to any compensation whatsoever as 
a consequence of such termination. 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 16 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
14.4 
Upon the expiry or termination of the Contract, the performance bond shall 
normally  be discharged or released within six (6) months after the expiry  or 
termination of the Contract (including all extensions thereof), or the date when all 
obligations of the Contractor have been performed and discharged to the 
satisfaction of the Government Representative, whichever is the later.   
 
 
15. 
Pre-commencement Arrangements 
 
15.1 
At least three (3) months prior to the Commencement Date, the Contractor shall, 
at its own cost, take all such actions as may be necessary to ensure that: 
 
(a)   
the electronic interfaces between the Government and the Contractor 
as stated in clause 9 of Part VI are ready for use and in good conditions; 
and 
 
(b) 
it is in a position fully ready to propose eligible Relevant Employees 
for selection by the Government Representative and make all necessary 
arrangements in response to service requests in accordance with clause 
4 of Part VI. 
 
15.2 
The start date of Period of Service (RE) for all Relevant Employees shall not be 
earlier than the Commencement Date. 
 
 
16. 
Relationship of Parties 
 
16.1 
The Contractor enters into this Contract with the Government as an independent 
contractor only and nothing in the Contract shall create a contract of employment, 
a relationship of agency or partnership, or a joint venture between the 
Government and the Contractor.    Unless otherwise expressly provided for in the 
Contract, neither party is authorised to act in the name of, or on behalf of, or 
otherwise bind the other party. 
 
16.2 
The Contractor or any person employed or engaged by the Contractor or any sub-
contractor or person concerned with the same shall not be deemed to be the 
employee, servant, or agent of the Government. 
 
 
17. 
Assignment and Sub-Contracting 
 
17.1   
Unless otherwise provided for in the Contract, the Contractor shall not, without 
the prior written consent of the Government, assign, transfer, sub-contract  or 
otherwise dispose of any of its interests, rights, benefits or obligations under the 
Contract.    The performance of the Contract by the Contractor shall be personal 
to it. 
 
17.2   
The Contractor shall submit the proposed sub-contract to the Government for 
approval.    The Government reserves the right to grant permission for sub-
contracting and determine the terms and conditions of the sub-contract.  A 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 17 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
certified copy of the sub-contract shall be deposited with the Government within 
seven (7) days after the effective date of the sub-contract. 
 
17.3   
The Contractor shall remain fully liable and shall not be relieved from any of its 
obligations hereunder by entering into any sub-contract for the performance of 
any part of the Contract and the Contractor shall be responsible for the acts, 
defaults or neglect of any sub-contractor, its employees and agents. 
 
 
18. 
Disclosure of Information   
 
18.1 
The Contractor hereby irrevocably authorises, consents and agrees that the 
Government may, whenever it considers appropriate or upon request by any 
person (written or otherwise) and without any further reference to the Contractor, 
disclose to any person in such form and manner as the Government considers fit: 
 
(a) 
the Service provided or to be provided by the Contractor; 
 
(b) 
the  tender  price  calculated in accordance with the formula set out at 
Annex B of Part I by use of the price proposal submitted by the 
Contractor  in Contract Schedule 1 of Part III to the Government in 
relation to the Service;   
 
(c) 
the engagement  by the Government of the Contractor under the 
Contract and the name  and address  of the Contractor and persons 
appointed or engaged by the Contractor to assist in the performance of 
the Contract; and 
 
(d) 
the Service Assurance Plan and Staff Management Plan submitted by 
the Contractor in Contract Schedule 8 of Part III to the Government in 
relation to the Service. 
 
 
19. 
Publicity 
 
19.1 
Whether before, during or after the expiry or termination of the Term of the 
Contract, the Contractor shall not use the Government’s name in any document, 
publication, advertisement or publicity material without the prior written consent 
of the Government. 
 
19.2 
Subject to clause 19.1  above, the Contractor shall submit to the Government 
Representative for approval all the  proposed advertising or other publicity 
material relating to the Contract, the Service or other services provided or other 
work done in connection with the Contract wherein the Government’s name is 
mentioned or language used from which a connection with the Government can 
reasonably be inferred or implied. 
 
19.3 
Notwithstanding any consent or approval given under clauses 19.1 or 19.2 above, 
whenever required by the Government, the Contractor shall remove all 
advertisement and publicity material relating to the Contract wherein the 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 18 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Government is mentioned or language used from which a connection with the 
Government can reasonably be inferred or implied and the Contractor must 
comply with such request. 
 
 
20. 
Intellectual Property Rights 
 
20.1 
The Government shall be the exclusive owner of the Materials.    All the 
Intellectual Property Rights in the Materials shall vest in the Government at the 
time they are created.    Subject to clause 20.3 below, the Contractor warrants that 
such Materials are original works developed by or on behalf of the Contractor, its 
directors, officers, employees, agents or sub-contractors. 
 
20.2 
The Contractor shall not use or allow to be used directly or indirectly the Materials 
except for the performance of its obligations under the Contract or except with 
the prior written approval of the Government.    “Use” includes any acts restricted 
by copyright (including reproduction) set out in sections 22 to 29 of the Copyright 
Ordinance (Cap. 528). 
 
20.3 
If materials from other copyright works or Intellectual Property Rights from other 
sources (except those originating from the Government) are included in the 
Materials or any software and materials are supplied or used by the Contractor in 
the performance of the Contract and the Intellectual Property Rights are vested in 
a third party, the Contractor shall identify such materials to the Government and 
keep the Government informed in writing of such third party materials. 
 
20.4 
The Contractor warrants that: 
 
(a)   
it has  or shall have a valid and continuing licence under which it is 
entitled to use or sub-license such third party materials and the third 
party Intellectual Property Rights for itself and for the Government and 
its authorised users to use such third party materials; 
 
(b)   
prior to the use and incorporation of such third party materials, the 
Contractor shall have obtained the grant of all necessary clearances for 
itself and for the Government and its authorised users authorising the 
use of such third party materials for the purposes contemplated under 
the Contract; 
 
(c)   
the provision of the Service by the Contractor and the use or possession 
by the Government and its authorised users of the Materials including 
the third party materials for any of the purposes contemplated by the 
Contract does not and will not infringe any Intellectual Property Rights 
of any person; and 
 
(d)   
the exercise of any of the rights granted under the Contract by the 
Government and its authorised users will not infringe any Intellectual 
Property Rights of any person. 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 19 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
20.5 
The Contractor hereby waives and will procure its officers, employees, agents, 
sub-contractors and all authors concerned to waive all moral rights (whether past, 
present or future) in respect of the Materials to which they may now or at any 
time in the future be entitled under the Copyright Ordinance (Cap. 528) and under 
any similar law in force from time to time anywhere in the world.    Such waiver 
shall operate in favour of the Government, its authorised users and licensees and 
shall take effect upon delivery of the relevant Materials. 
 
20.6 
The Contractor shall at its own costs execute or procure the execution of any 
further assignments, deeds, licence, documents and instruments and do or procure 
the doing of any further things as may be necessary to give full effect to this 
clause. 
 
20.7   
The Contractor shall indemnify the Government and keep the Government fully 
and effectively indemnified against any loss or damage which the Government 
may sustain or incur as a result of any allegation of or claim for infringement of 
the Intellectual Property Rights of any party arising from or in any way related to 
the provision of the Service by the Contractor. 
 
20.8 
The provisions of this clause 20  shall survive the expiry or termination of the 
Contract and shall continue in full force and effect notwithstanding such expiry 
or termination. 
 
 
21. 
Software Asset Management 
 
21.1 
The Contractor shall at all times during the execution of the Contract exercise due 
diligence in software asset management and as and when required by the 
Government, furnish to the Government satisfactory evidence that this clause has 
been complied with. 
 
21.2 
The Contractor warrants and undertakes that the use of any software  by the 
Contractor for the purpose of or otherwise in connection with the performance of 
this Contract shall not infringe any Intellectual Property Rights of any party. 
 
21.3 
The Contractor shall notify the Government immediately in writing of any 
allegation, claims, actions and/or proceedings in respect of such infringement and 
any progress thereof from time to time. 
 
21.4 
If the Contractor’s use of the software for the purpose of or otherwise in 
connection with the performance of this Contract is held by a court to constitute 
an infringement of a third party’s Intellectual Property Rights, the Government 
may, without prejudice to any other rights or remedies that the Government may 
have, terminate this Contract forthwith by giving notice in writing to the 
Contractor and recover from the Contractor the amount of any loss or damage 
sustained or incurred by the Government as a consequence of such termination. 
 
21.5 
The provisions of this clause 21  shall survive the expiry, completion or 
termination of this Contract (howsoever occasioned) and shall continue in full 
force and effect notwithstanding such expiry or termination. 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 20 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
22. 
Confidential and Official Information 
 
22.1 
The Contractor shall treat as confidential all Confidential Information.     
 
22.2 
The Contractor shall not at any time during or after the Term divulge or allow to 
be divulged to any person any such Confidential Information other than to the 
Relevant Employees, or any other employees, agents or sub-contractors who need 
to know the same for the purpose of carrying out the Contract and each having 
signed an undertaking in favour of the Contractor and the Government jointly and 
severally on non-disclosure regarding such Confidential Information in a form 
prescribed by the Government.    The Contractor shall provide the original or 
certified true copies of all such undertakings to the Government as may be 
required by the Government.    The Contractor further agrees that, if so required 
by the Government, it shall take all such steps as are lawful  and necessary to 
enforce such undertakings or to co-operate with the Government in their 
enforcement. 
 
22.3 
The Contractor shall protect the Confidential Information using not less than the 
same standard of care the Government applies to their Confidential Information 
and shall at its own expense take such measures as are necessary, whether by 
adequate security systems, legal proceedings or otherwise, to ensure compliance 
with the confidentiality obligation. 
 
22.4 
The Government may request the Contractor in writing at any time that any 
Confidential Information disclosed pursuant to the terms of this clause 22 and any 
copies, analyses, compilations and extracts thereof whether in hard copies, 
electronic format or other media by returned, destroyed and/or deleted with a 
written statement to the effect that upon such return, destruction and/or deletion 
it has not retained in its possession or under its control, either directly or 
indirectly, any Confidential Information in whatever form.    The Contractor shall 
comply with any such request from the Government within seven (7) days of 
receipt of such request.   
 
22.5 
The Contractor shall ensure that the Relevant Employees and any other persons 
engaged on any work in connection with the Contract are aware of and comply 
with the provisions of this clause and the Official Secrets Ordinance (Cap. 521).     
 
22.6 
Without prejudice to any other provision of the Contract, the Contractor shall 
indemnify and keep the Government and its authorised users fully and effectively 
indemnified against any and all actions, damages, costs, claims, demands, 
expenses (including the fees and disbursements of lawyers, agents and expert 
witnesses) and any awards and costs which may be agreed to be paid in settlement 
of any proceedings and liabilities of any nature arising from or incurred by reason 
of: 
 
(a) 
a breach of confidence (whether under the Contract or general law) by 
the Contractor or any of its employees, agents or sub-contractors; 
 
(b) 
any actions or claims made in respect of information subject to the 
Personal Data (Privacy) Ordinance  (Cap. 486), which action and/or 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 21 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
claim would not have arisen but for the act, negligence or omission of 
the Contractor or any of its employees, agents or sub-contractors in 
connection with the performance of the Contract; and   
 
(c) 
any act done or omission in the performance of the Contract that 
contravenes the Unsolicited Electronic Messages Ordinance 
    
(Cap. 593). 
 
22.7 
The Contractor shall use the Confidential Information solely for the purposes of 
the Contract.    The Contractor shall not, at any time whether during the Term or 
after the expiry or termination (howsoever occasioned) of the Contract, use (or 
allow to be used) the Confidential Information for any other purposes without the 
Government’s prior written consent. 
   
22.8 
The Contractor shall not and shall not permit any of its Relevant Employees from 
publishing or disclosing any Confidential Information.    The Contractor further 
agrees that it will not at any time whether by itself or through any subsidiary or 
agent use, sell, license, sub-license, create, develop or deal with any Confidential 
Information otherwise than in accordance with the Contract.    If the Contractor 
becomes aware of any breach of confidence by any of its employees, any of its 
sub-contractors or agents it shall promptly notify the Government and give the 
Government all reasonable assistance in connection with any proceedings which 
the Government may institute against any such persons. 
 
22.9 
The Contractor shall comply with any disclosure restrictions and conditions of 
use of the Confidential Information as may be stipulated by the Government from 
time to time. 
 
22.10 
The Contractor must ensure that the Relevant Employee, or any other employees, 
agents or contractors of the Contractor shall conform and abide by the 
Government normal codes of staff and security practice, as laid down in various 
government regulations and departmental circulars, to protect Government data 
from unauthorized disclosure or loss. 
 
22.11 
The provisions of this clause 22  shall survive the expiry or termination of the 
Contract and shall continue in full force and effect notwithstanding such expiry 
or termination. 
 
 
23 
Contractor’s Obligation to Inform Government of Relevant Facts 
 
23.1 
The Contractor shall keep itself informed and immediately inform the 
Government of any or all facts or matters incidental to or related to its obligations 
under the provision of this Contract with respect to prevention of bribery, conflict 
of interest and Contractor’s obligation not to disclose Confidential Information, 
including any such facts and matters affecting the Relevant Employees. The 
Contractor shall also keep itself informed and immediately inform the 
Government of any facts  and matters aforementioned affecting the Relevant 
Employees, including any previous conviction records before the commencement 
of and/or during the Period of Service (RE) of the Relevant Employees. 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 22 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
23.2 
The Contractor shall notify in writing the Government Representative 
immediately of any circumstances relating to the Contractor and/or the 
Government concerning the Service of which the Contractor is aware or which it 
anticipates may justify the Government taking action to protect its interests 
(including its reputation and standing). 
 
23.3 
The Contractor shall keep itself informed and immediately inform the 
Government of any unauthorized disclosure or loss of Government data by any 
of its employees, any of its sub-contractors or agents. 
 
 
24. 
Conflict of Interest   
 
24.1 
The Contractor shall, during the Term of the Contract, ensure that it (including its 
Associates and Associated Persons, each of the Relevant Employees and each 
sub-contractor and their Associates and Associated Persons) shall not undertake 
any service, task or job or do anything whatsoever for or on behalf of any third 
party (other than in the performance of this Contract) which conflicts or competes, 
or which may be seen to conflict or compete with the Contractor’s duties or 
obligations  to  the Government under this Contract  without the prior written 
approval of the Government. 
 
24.2 
The Contractor shall, during the Term of the Contract, immediately notify in 
writing the Government of all or any facts which may reasonably be considered 
to give rise to a situation where the financial, professional, commercial or other 
interests of the Contractor or its Associates or Associated Persons, or each and 
every Relevant Employee and his Associates or Associated Persons, or any one 
of the Contractor’s sub-contractors, or its Associates or Associated Persons, 
conflict or compete, or may be seen to conflict or compete, with the Contractor’s 
duties or obligations, as the case may be, to the Government under the Contract. 
 
24.3 
The Contractor must ensure that the Relevant Employees will observe  all 
Government rules and regulations on conflict of interest and related matters, as 
amended from time to time, which shall be circulated to the Relevant Employees 
by the Government  Representative, as if the references to Government and its 
officers, servants and employees were references to the Relevant Employees.     
 
24.4 
The Contractor must ensure that the Relevant Employees shall keep themselves 
informed and inform the Contractor and keep it informed regularly of all facts 
which may reasonably be considered to give rise to a situation in which the 
financial, professional, commercial, personal or other interests of  the Relevant 
Employees, conflict or compete, or may be seen to conflict or compete, with the 
Contractor’s duties or obligations to the Government under this Contract.   
 
 
 
 
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 23 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
25. 
Prevention of Bribery   
 
25.1 
The Contractor must inform the Relevant Employees in writing, and keep them 
informed in writing regularly and not less than once in every three (3) months, 
that soliciting or accepting of advantages, as defined in the Prevention of Bribery 
Ordinance (Cap. 201) is a serious crime and may also result in substantial civil 
liability.    Without limitation, the Contractor must inform the Relevant 
Employees that: 
 
(a) 
offering any advantage to a public servant, as defined in the Prevention 
of Bribery Ordinance (Cap. 201), as an inducement to or reward for or 
otherwise on account of that public servant’s performing or abstaining 
from performing any act in his capacity as a public servant, or 
expediting, delaying, hindering or preventing the performance of an 
act, or assisting, favouring, hindering or delaying any person in the 
transaction of any business with a public body, is an offence under 
section 4 of the Prevention of Bribery Ordinance (Cap. 201);   
 
(b) 
without the permission from the Contractor through the Supervisor, 
soliciting or accepting any advantage as an inducement to or reward for 
or otherwise on account of their doing or forbearing to do any act in 
relation to the Contractor’s affair or business, or showing favour or 
disfavour to any person in relation to the Contractor’s affairs or 
business is an offence under section 9 of the Prevention of Bribery 
Ordinance (Cap. 201); and 
 
(c) 
any person who, without lawful authority or reasonable excuse, while 
having dealings of any kind with the Government through any 
department, office or establishment of the Government, offers  any 
advantage to any prescribed officer employed in that department, office 
or establishment of the Government shall be guilty of an offence under 
section 8 of the Prevention of Bribery Ordinance (Cap. 201). 
 
25.2 
The Contractor must ensure that the Relevant Employees will observe all 
Government rules and regulations on prevention of bribery, acceptance of 
advantages and related matters, as amended from time to time, which shall  be 
circulated to the Relevant Employees by the Government Representative, as if the 
references to Government and its officers, servants and employees were 
references to the Relevant Employees.     
   
25.3 
If the Contractor or any of its employees, officers, agents or contractors shall be 
found to have offered or given any advantage, gratuity, bonus, discount, bribe or 
loan of any sort to any agent or employee of the Government, the Government 
shall be at liberty forthwith to terminate the Contract, and to hold the Contractor 
liable for any direct or consequential loss or damage which the Government may 
thereby sustain. 
 
 
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 24 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
26. 
Termination of Contract 
 
26.1 
Default of the Contractor 
 
 
The following shall be deemed a fundamental breach entitling the Government to 
terminate this Contract immediately and the rights and liabilities of the parties 
shall thereafter be determined in accordance with clause 27 of Part IV: 
   
(a) 
failure  on the part of the Contractor to  make available the Relevant 
Employees to perform the Service (RE) on the date as specified in the 
Notice of Service (RE) issued under clause 4.6 of Part VI;   
 
(b) 
the levying of any distress or execution against the Contractor or the 
making by him of any composition or arrangement with creditors or 
being a company if the Contractor shall pass a resolution, or the court 
shall make an order that the company be wound up otherwise then for 
the purposes of reconstruction or amalgamation, or if a receiver or 
manager on behalf of a creditor shall be appointed, or if circumstances 
shall arise which entitle a court or a creditor to appoint a receiver or 
manager or which entitle the court otherwise than for the purposes of 
amalgamation or reconstruction to make a winding up order;   
 
(c) 
the doing or permitting of any act on the part of the Contractor by which 
Government’s proprietary rights in the Materials may be prejudiced or 
put in jeopardy;   
 
(d) 
to offer or give any advantage, gratuity, commission, bonus, discount, 
bribe or loan of any sort or in any form whether directly or indirectly 
by the Contractor to any agent or employee of the Government; or 
 
(e) 
the Contractor having been issued an aggregate of three (3)  or more 
Notices of  Default  during the Term due to its  failure to rectify any 
unsatisfactory Service, or any breach or non-compliance with the 
warranty, undertaking, requirement or obligation under the Contract in 
accordance with clause 6.8 of Part IV. 
 
26.2 
Automatic Right of Termination by the Government 
 
The Government may at any time or times prior to the expiry of the Term at its 
option terminate without cause the Contract by giving the Contractor thirty (30) 
days’ written notice of such termination. 
 
 
27. 
Termination Consequences 
 
27.1 
On termination of the Contract for any reason, the Government is under no further 
obligation to the Contractor under the Contract without thereby releasing the 
Contractor from any of its liabilities under the Contract, or affecting any rights 
and powers conferred upon the Government by the Contract. 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 25 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
27.2 
The expiry or termination of the Contract shall not affect any accrued rights or 
liabilities of either party nor shall it affect the coming into force or the continuance 
in force of any provision of the Contract which is expressly or by implication 
intended to come into or continue in force on or after such expiry or termination. 
 
27.3 
If the Contract is terminated under clause 26.1 of Part IV and the Government 
makes other arrangements for the provision of any Service from any other source, 
the Government may recover from the Contractor: (a) any amount in excess of 
the amount payable by the Government to the Contractor under the Contract 
incurred by the Government in engaging another contractor to complete the 
uncompleted Service and all costs and expenses incurred in making the 
arrangements for the same including conducting tender for the uncompleted 
Service; and (b) any additional expenditure incurred by the Government in 
connection with a default by the Contractor referred to in clause 26.1 of Part IV.  
If the Contract is so terminated, until the Government has established the final 
cost of making other arrangements contemplated under this clause, no further 
payments shall be payable by the Government to the Contractor for the Service 
provided by the Contractor prior to termination and in accordance with the 
Contract for which payment has yet to be made by the Government.   
 
27.4 
On the expiry or termination of the Contract for any reason, the Contractor shall: 
 
(a) 
immediately return to the Government all documents containing 
confidential information, personal data and such other information, 
property and materials in the possession or under the control of the 
Contractor or any of its sub-contractors and agents, which was obtained 
or produced in the course of providing the Service; 
 
(b) 
assist and co-operate with the Government to ensure an orderly 
transition of the provision of the Service to such person specified by 
the Government Representative and/or the completion of any work-in-
progress; 
 
(c) 
within twenty-eight (28) days of the date of termination compile and 
submit to the Government a report of all relevant information, facts, 
data, findings and conclusions in respect of the Service which have 
been provided up to the effective date of termination; and 
 
(d) 
promptly provide all information concerning the provision of the 
Service which may reasonably be requested by the Government for the 
purposes of adequately understanding the manner in which the Service 
have been provided or the purpose of allowing the Government or a 
replacement contractor to conduct due diligence. 
 
27.5 
Save as otherwise expressly provided for in the Contract, no compensation 
whatsoever (including compensation for any loss or expense arising from any 
consequential loss or damage, or loss of opportunity, suffered or incurred by the 
Contractor) shall be payable by the Government to the Contractor as a result of 
any suspension or early termination of the Contract by the Government. 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 26 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
28. 
Set-off 
 
28.1 
Where the Contractor has incurred any liability to the Government, whether at 
law or in equity and whether such liability is liquidated or unliquidated, the 
Government may set off, whether at law or in equity, the amount of such liability 
against any sum then due or which at any time thereafter may become due from 
the Government to the Contractor under the Contract or any other contracts. 
 
 

29. 
Costs and Expenses 
 
29.1 
Save as otherwise expressly provided for in the Contract,  the Contractor shall 
comply with all provisions of the Contract and its obligations under the Contract 
at its own costs and expenses. 
 
 

30. 
Governing Law 
 
30.1 
The Contract shall be governed by and construed in accordance with the laws of 
Hong Kong and the parties hereby agree to submit to the exclusive jurisdiction of 
the courts of Hong Kong in relation to any matters arising out of the Contract. 
 
 
31. 
Change of Address 
 
31.1 
Each of the parties shall give notice to the other of any change or addition of any 
postal address, telephone, telex, fax, electronic mail or similar number at the 
earliest possible opportunity but in any event within forty-eight (48) hours of such 
change or addition. 
 
 
32. 
Notices 
 
32.1 
Any notice to be served by the parties hereto shall be sent by recorded delivery, 
registered post, telex, fax or electronic mail and shall be deemed to have been 
served to the addressee within seventy-two (72) hours of posting the notice or 
within twenty-four (24) hours of sending the notice to the correct number of the 
addressee by telex, fax or electronic mail as the case may be. 
 
 
33. 
Force Majeure 
   
33.1   
If the Contractor becomes aware of any matter likely to constitute a Force 
Majeure Event, the Contractor shall forthwith notify the Government in writing 
of that matter and all relevant particulars.   
 
33.2   
Within three (3) days after the occurrence of a Force Majeure Event, the 
Contractor shall notify the Government in writing of the full particulars of the 
Force Majeure Event including its nature, extent and likely duration of its effect 
on the Contractor’s ability to perform its obligation under the Contract.    In the 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 27 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
event of an occurrence of a Force Majeure Event, the Government may on its own 
issue a notice to the Contractor noting the occurrence of the Force Majeure Event 
and requiring the Contractor to suspend all or any of the obligations under the 
Contract.    A notice issued by the Contractor or the Government pursuant to this 
clause is hereinafter referred to as the “Suspension Notice”. 
 
33.3   
Following the issue of a Suspension Notice by the Contractor or the Government, 
the Contractor shall keep the Government informed at reasonable intervals, and 
upon the request of the Government, of: 
 
(a) 
the likely duration of the relevant Force Majeure Event and of its effect 
on the Contractor’s ability to perform its obligations under the 
Contract; 
 
(b) 
the actions taken or proposed to be taken by the Contractor to mitigate 
or minimise the effects of that Force Majeure Event; and 
 
(c) 
any other matters relevant to that Force Majeure Event or the 
Contractor’s performance affected by that Force Majeure Event. 
 
33.4   
To the extent that the performance of obligations by the Contractor under the 
Contract is prevented by a Force Majeure Event, the Contractor’s performance of 
such obligations will, subject to clause 33.5 below, be suspended to that extent 
from the date  the Contractor or the Government gives a Suspension Notice in 
respect of that Force Majeure Event until the Contractor ceases to be so prevented 
(“Cessation Date”).    Notwithstanding anything in the Contract to the contrary, 
as soon as the Government issues a Suspension Notice to the Contractor, the 
Contractor shall forthwith suspend the performance of the obligations to the 
extent specified in the Suspension Notice.   
 
33.5   
During the suspension of any obligations under clause 33.4 above: 
 
(a) 
the Contractor shall use its best endeavours (including incurring any 
reasonable expenses and re-deploying its manpower and resources) to 
remove or mitigate the effect of each Force Majeure Event on the 
Contractor’s performance of the obligations under the Contract; 
 
(b) 
the Government may make alternative arrangements for the 
performance of any suspended obligations, whether by another person 
or otherwise; and 
 
(c) 
the Contractor shall not be entitled to any cost, fee or charge or such 
pro rata portion thereof in respect of the suspended obligations for the 
suspended period. 
 
33.6   
As soon as the relevant Force Majeure Event has ended, the Contractor shall 
forthwith notify the Government of the Cessation Date, or the Government may 
on its own, after consultation with the Contractor, by notice in writing to the 
Contractor, determine the appropriate Cessation Date.    The Contractor shall 
immediately after the Cessation Date resume performance of the suspended 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 28 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
obligations in accordance with the terms and conditions of the Contract.    In the 
event of any disagreement between the Government and the Contractor on the 
appropriate Cessation Date, the Government’s decision shall be final in the 
absence of manifest error. 
 
33.7   
Should suspension of the performance by the Contractor of its obligations under 
the Contract persist or be likely to persist as a result of a Force Majeure Event, 
the Government shall be entitled to terminate the Contract pursuant to clause 26.2 
of Part IV. 
 
33.8 
The Contractor shall ensure that provisions similar to this clause  33  are 
incorporated in all its contracts with sub-contractors made pursuant to this 
Contract. 
 
 

34. 
Severability 
 
34.1 
If any provision of the Contract is found by any authority or court of competent 
jurisdiction to be illegal, invalid or unenforceable, such illegality, invalidity or 
unenforceability shall not affect the other provisions of the Contract, all of which 
shall remain in full force and effect. 
 
 
35. 
Waiver 
 
35.1 
No failure, delay, forbearance or indulgence by any party to the Contract to 
exercise any right, power or remedy available to it under the Contract or at law or 
in equity shall operate as a waiver thereof; nor shall any single or partial exercise 
of the same preclude any other or further exercise thereof or the exercise of any 
other right, power or remedy.    A right or a remedy of  each party under the 
Contract shall be cumulative and not exclusive of any other rights, power or 
remedies provided by the Contract, at law or in equity.    Without limiting the 
foregoing, no waiver by any party of any breach by the other party of any 
provision hereof shall be deemed to be a waiver of any subsequent breach of that 
or any other provision hereof. 
 
35.2 
Without prejudice to the generality of clause 35.1 above, any right of termination 
of the Contract or any other right, power or remedy of whatsoever nature 
conferred upon the Government under the Contract shall be exercisable by it in 
addition to and without prejudice to any other rights and remedies available to it 
under the Contract or at law (and, without prejudice to the generality of the 
foregoing, shall not extinguish any right to damages to which the Government 
may be entitled in respect of the breach of the Contract) and no exercise or failure 
to exercise a right of termination shall constitute a waiver by the Government of 
any other right, power or remedy. 
 
 
 
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 29 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
36. 
Entire Agreement 
 
 
36.1 
The Contract constitutes the whole agreement between the parties thereto and 
supersedes any previous agreements or arrangements between them relating to 
the subject matter hereof.    The Contractor acknowledges that in entering into the 
Contract, it has not relied on any statements, warranties or representations given 
or made by the Government.      No addition to or modification of any provision 
of this Contract shall be binding upon the parties unless made in writing and 
signed by duly authorized representative of each of the parties. 
 
36.2 
All of the provisions of the Contract shall remain in full force and effect 
notwithstanding the completion of the Service (except insofar as those obligations 
which have been fully performed). 
 
 
37. 
Assistance in Legal Proceedings 
 
37.1 
If and whenever requested to do so by the Government Representative, the 
Contractor shall provide to the Government all relevant information, documents 
(including documentation and statements from staff) and other assistance in 
connection with any inquiry, investigation, arbitration, tribunal hearings or court 
proceedings in which the Government may become involved or any internal 
disciplinary hearing of the Government that arises out of or in connection with 
the Contract or the Contractor’s presence at the Government’s premises.    If 
requested by the Government, the Contractor shall arrange for relevant staff to 
give evidence at such inquiries, investigations, arbitrations, hearings or 
proceedings. 
 
37.2 
Where the Contractor or any employees, agents or contractors of the Contractor 
become aware of an incident, accident or other matter which may give rise to a 
claim or legal proceedings by a third party against the Government or the 
Contractor or in respect of the Contract, it shall notify the Government 
Representative immediately in writing giving full details of such incident, 
accident or matter as the Government Representative may require. 
 
 

38. 
Order of Precedence 
 
38.1 
In the event of, and only to the extent of, any conflict or inconsistency between 
the clauses of the Contract, any documents referred to in those clause and the 
Contract Schedules in Part III, the following order of precedence shall be applied, 
but only in as far as is necessary to resolve that conflict or inconsistency: 
 
(a) 
Conditions of Contract in Part IV; 
 
(b) 
Contract Schedules in Part III; and 
 
(c) 
Specifications in Part VI.   
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 30 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
39. 
Contracts (Rights of Third Parties) Ordinance 
 
39.1 
The parties hereby declare that nothing in this Contract confers or purports to 
confer on any third party any benefit or any right to enforce any term of this 
Contract pursuant to the Contracts (Rights of Third Parties) Ordinance (Cap. 623). 
 
 
40. 
Retention of Records 
 
40.1 
The Contractor shall keep and maintain until six (6) years after the expiry of the 
Contract, or such longer period as may be agreed by the parties, full and accurate 
records of the Contract including the Service provided under it, all expenditure 
reimbursed by the Government, and all payments made by the Government.  If 
requested by the Government, the Contractor shall afford the Government or its 
representative access to the records as may be requested by the Government. 
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 31 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
Annex 1 
 
 
FORM OF CONTRACTOR’S PERFORMANCE BOND 
 
 
 
BY THIS BOND dated the _______________ day of _________________________2018   
 
________________________________________ whose registered office is at 
 
 
___________________________________________________ (“the Surety”) is 
 
irrevocably and unconditionally bound to the Government of the Hong Kong Special 
Administrative Region (together with its successors and assigns, “the Government”) in the sum 
of HK Dollars __________________________________________ 
                 
(HK$ _________________ )    (“the Bonded Sum”) for payment of which sum the Surety 
binds itself in accordance with the provisions of this bond. [ Note 1 ] 
 
WHEREAS 
 
(A) 
By a contract dated    _____________________    (“the Contract”) made between the 
Government and    __________________________________ (the “Contractor”), the 
Contractor has agreed to provide the Supply Services of Information Technology 
Contract Staff (“the Service”) upon the terms and conditions contained in the 
Contract. 
 
(B) 
Pursuant to the terms of the Contract, the Contractor agreed to procure the provision 
to the Government of a bond in the terms hereof. 
 
NOW THE TERMS AND CONDITIONS of this bond are: 
 
1. 
Where applicable, words and expressions used in this bond shall have the meaning 
assigned to them in the Contract. 
 
2. 
In the event of default by the Contractor in respect of any of its obligations under the 
Contract, the Surety shall upon demand made by the Government in writing at any 
time and from time to time and without proof or conditions satisfy and discharge any 
damages, losses, charges, costs or expenses sustained by the Government thereby in 
such amount or amounts as may be specified by the Government in any such demand 
up to an aggregate amount equal to the Bonded Sum. 
 
3. 
The liability of the Surety under this bond shall remain in full force and effect and 
shall not be affected or discharged in any way by and the Surety hereby waives notice 
of: 
 
(a) 
any suspension of, performance of, variation to or amendment of the Contract 
(including without limitation extension of time for performance or adjustment 
to the amount payable to the Contractor under the Contract) or any concession 
or waiver by the Government in respect of the Contractor’s obligations under 
the Contract;   
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 32 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(b) 
the termination of the Contract or of the employment of the Contractor under 
the Contract solely as a result of default by the Contractor under the Contract; 
 
(c) 
any right of action or remedy the Government may have against the Contractor 
under the Contract or otherwise for the time being or any forbearance or waiver 
of any such right or remedy or negligence by the Government in enforcing any 
such right of action or remedy; 
 
(d) 
any other bond, security or guarantee held or obtained by the Government for 
any of the obligations of the Contractor under the Contract or any release or 
waiver thereof; 
 
(e) 
any act or omission of the Contractor pursuant to any other arrangement with 
the Surety. 
 
4. 
This bond shall have immediate effect upon execution and is a continuing security.   
This bond shall cover all of the obligations and liabilities of the Contractor under the 
Contract and shall remain in full force and effect and irrevocable until: 
 
(a) 
the date falling six (6) months after the expiry of the Contract (including all 
extensions thereof); or   
 
(b) 
the date on which all the obligations and liabilities of the Contractor under the 
Contract have been duly carried out, completed and discharged in accordance 
with the Contract, 
 
whichever is the later. 
 
5. 
The Government shall be entitled to assign the benefit of this bond at any time without 
the consent of the Surety or the Contractor being required. 
 
6. 
All documents arising out of or in connection with this bond shall be served: 
 
(a)    upon the Government represented by the Government Chief Information 
Officer, at Office of Government Chief Information Officer, 19/F, West Wing, 
Central Government Offices, 2 Tim Mei Avenue, Tamar, Hong Kong, marked 
for the attention of Government Chief Information Officer; 
 
(b) 
upon the Surety, at  ______________________________________ 
 
 
____________________________________________ Hong Kong. [ Note 2 ] 
 
7. 
The Government and the Surety may change their respective nominated addresses for 
service of documents to another address in Hong Kong but only by prior written notice 
to each other.    All demands and notices must be in writing. 
 
8. 
This bond shall be governed by and construed according to the laws for the time being 
in force in the Hong Kong Special Administrative Region and the Surety agrees to 
submit to the exclusive jurisdiction of the  courts of the Hong Kong Special 
Administrative Region. 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 33 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
IN WITNESS whereof this bond has been executed as a deed on the date first above written. 
 
 
THE COMMON SEAL OF  [Note 3]   
 
 
 
 
 
_______________________________   
 
 
 
 
was affixed hereto in   
 
 
 
 
the presence of: 
   
 
 
 
 
 
or 
 
By ____________________________  [Note 4] 
acting through   
 
 
 
........................................................................................... 
Director   
 
 
 
 
........................................................................................... 
Director / Secretary   
 
 
 
 
  or 
 
SIGNED, SEALED AND     
 
 
 
 
 
DELIVERED [ Note 5 ] for     
 
 
 
and on behalf of and as   
 
 
 
 
lawful attorney of the   
 
 
 
 
 
Surety under power     
 
 
 
of attorney dated    ______________________________ 
 
 
 
by  __________________________________________    
 
in the presence of:     
 
 
 
 
 
 
........................................................................................... 
[ Name ] 
[ Occupation ] 
 
 
Notes :   (FOR PREPARATION OF BUT NOT INCLUSION IN THE ENGROSSMENT OF 
THIS PERFORMANCE BOND) 
 
1. 
The Contractor must execute the bond as well as the Surety 
 
2. 
The address for service shall be in Hong Kong. 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 34 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
3. 
For execution of the deed with the use of a common seal. 
 
4. 
For execution of the deed without the use of a common seal. 
   
5. 
For use where the Surety, whether a firm or limited company, executes through an 
attorney.   
 
 
 
Part IV – Conditions of Contract 
    
 
 
Page 35 of 35 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
PART V 
 
STANDING OFFER DEED 
 
 
THIS DEED made on the 
          day of                , 2018 
 
PARTIES: 
 
(1) 
THE GOVERNMENT OF THE HONG KONG SPECIAL ADMINISTRATIVE 
REGION (hereinafter referred  to as “the Government”) as represented by the 
Government Chief Information Officer of 19/F, West Wing, Central Government 
Offices, 2 Tim Mei Avenue, Tamar, Hong Kong. 
 
(2) 
[CONTRACTOR] (hereinafter referred to as “the Contractor”) whose registered address 
is at: 
 
 
 
 
    
 
 
 
 
 
   
 
 
 
   
 
 
   
 
 
 
 
 
 
RECITALS: 
 
(1) 
The Government has invited tenders for the provision of the Service as specified in 
the  Conditions of Contract, Specifications, Contract Schedules and any other 
documents which are incorporated by reference therein. 
 
(2) 
A tender was submitted by the Contractor which has been accepted by the 
Government. 
 
(3) 
The Government wishes to acquire the Service if so desires from different 
Contractors to serve various Government bureaux/departments in Hong Kong. 
 
(4) 
Service fee will be paid in accordance with clause 10 of Conditions of Contract. 
 
(5) 
The terms and conditions in this Deed shall have the same meaning as in the Tender 
Documents. 
 
Part V – Standing Offer Deed 
    
 
 
 
Page 1 of 2 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
THE CONTRACTOR HEREBY COVENANTS to provide the Service as and when required 
by Government on the terms and conditions referred to in the following documents: 
 
(i)   
Part IV - Conditions of Contract; 
 
(ii)   
Part III - Contract Schedules; and 
 
(iii)   
Part VI - Specifications. 
 
EXECUTED in three originals and delivered as a deed on the day and year first before written. 
 
 
[Note: The appropriate execution clause for the person signing the Deed will depend on 
whether it is an individual, a company incorporated in Hong Kong with a common seal 
which wishes to use such, a company incorporated in Hong Kong either with a common 
seal but it does not wish to use such or without a common seal, a company incorporated 
outside Hong Kong or a Partnership.  For example, the following executive clause would 
apply for a company incorporated in Hong Kong with and using a common seal.]   
 
 
EXECUTED and DELIVERED as a Deed and the 
COMMON SEAL  of  [name of company] was 
affixed in the presence of [name(s) of director(s)]
its director(s) / [name of director], its director and 
[name of company secretary], its company 
secretary in the presence of:   
 
 
 
[signature of witness] 
Name: [witness name] 
Address: [witness address]       
 
 
SIGNED, SEALED and DELIVERED   
by [name],Government Chief Information 
Officer,   
for and on behalf of the Government   
in the presence of:   
   
 
 
 
[signature
      
[name], Chief Executive Officer(Administration) 
   
Part V – Standing Offer Deed 
    
 
 
 
Page 2 of 2 
 
 

link to page 107 link to page 107 link to page 113 link to page 124 link to page 125 link to page 127 link to page 127 link to page 128 link to page 128 link to page 128  
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
 
PART VI 
 
SPECIFICATIONS 
 
TABLE OF CONTENTS 
 
   
 
1. 
SERVICES TO BE PROVIDED ............................................................................... 2 
2. 
QUALIFICATION AND EXPERIENCE REQUIREMENTS .................................. 2 
3. 
MAIN JOB RESPONSIBILITIES ............................................................................ 8 
4. 
SELECTION OF RELEVANT EMPLOYEE .......................................................... 19 
5. 
WORKING CONDITIONS OF RELEVANT EMPLOYEE ................................... 20 
6. 
WORK ARRANGEMENTS DURING SEVERE WEATHER CONDITIONS ..... 22 
7. 
TRAINING FOR RELEVANT EMPLOYEE ......................................................... 22 
8. 
HUMAN RESOURCES MANAGEMENT OF RELEVANT EMPLOYEE .......... 23 
9. 
ELECTRONIC INTERFACES BETWEEN THE GOVERNMENT AND THE 
CONTRACTOR ...................................................................................................... 23 
 
 
 
 
   
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 1 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
1. 
Services to be Provided   
 
1.1   
The Contractor is required to provide the supply  services of information 
technology contract staff (“Relevant Employees”) to the Government.    The 
Relevant Employees are employees of the Contractor and they will perform the 
Service  (RE)  at  Government bureaux/departments under the instruction of 
Government Representative.    Upon request by the Government in accordance 
with the procedure set out in clause 4 of Part VI, the Contractor is required: 
 
(a) 
to  propose  eligible candidates fulfilling  the  essential  qualification 
requirements as set out in clause 2.1.1 of Part VI, as well as any other 
essential  requirements specified by the Government  in the respective 
service requests,  for selection by the Government as Relevant 
Employees; and 
 
(b) 
if the Government makes the selection, the Contractor, as the employer 
of the Relevant Employees, is required to supervise and manage  the 
Relevant Employees to ensure that they perform the Service (RE) at the 
relevant Government  bureaux/departments to the satisfaction of the 
Government. 
 
1.2 
Before proposing eligible candidates to the Government, the Contractor is required 
to check and verify the qualifications, skills and experiences of the candidates to 
ensure that they fulfil all essential requirements as specified by the Government. 
 
 
2. 
Qualification and Experience Requirements   
 
2.1 
General Requirements 
 
The following general requirements apply to all staff categories of Relevant 
Employee. 
         
2.1.1    All Relevant Employees presented for selection must fulfil the following essential 
qualification requirements. 
 
I. 
Each Relevant Employee in staff categories 0 to 6 must have: 
 
(a) 
a Hong Kong degree, or equivalent; 
 
 
or an accredited associate degree from a Hong Kong tertiary institute, or 
a higher diploma from a Hong Kong polytechnic / polytechnic university 
/ Hong Kong Institute of Vocational Education / technical college, in 
information technology, or equivalent; 
             
       or 
 
(b) 
an accredited associate degree from a Hong Kong tertiary institute, or a 
higher diploma from a Hong Kong polytechnic / polytechnic university 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 2 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
/ Hong Kong Institute of Vocational Education / technical college,  in 
subjects other than information technology, or equivalent; 
 
or a diploma from a registered post-secondary college issued after the date 
of its registration, or equivalent; 
 
or  a diploma from a Hong Kong polytechnic  /  polytechnic  university / 
Hong Kong Institute of Vocational Education / technical college, or 
equivalent; 
 
or  Level 3 or equivalent or above in five subjects, including English 
Language, in the Hong Kong Diploma of Secondary Education 
Examination (HKDSEE), or equivalent;   
 
or Grade E or above in two subjects at Advanced Level in the Hong Kong 
Advanced Level Examination (HKALE) and Level 3 / Grade C or above 
in  three other subjects, including English Language (Syllabus B before 
2007), in the Hong Kong Certificate of Education Examination (HKCEE), 
or equivalent; 
 
and 
 
at least two (2) years’ relevant post-qualification experience in the 
computing field; 
 
 
II. 
Each Relevant Employee in staff categories A, B1 and B2 must have: 
 
(a)   
Level 2 or equivalent or above in five subjects, including Chinese 
Language and English Language, in the Hong Kong Diploma of 
Secondary Education Examination (HKDSEE), or equivalent; 
 
or  Level 2 / Grade E or above in five subjects, including Chinese 
Language and English Language (Syllabus B before 2007), in the Hong 
Kong Certificate of Education Examination (HKCEE), or equivalent; 
 
or 
 
(b)   
any one of the academic qualifications as mentioned in (a) and (b) under 
section I of clause 2.1.1 above; 
 
2.1.2    In addition to the essential qualification requirements under clause 2.1.1 above, it 
is desirable for each Relevant  Employee  of all staff categories to fulfil the 
following requirements: 
 
(a) 
Level 2 / Grade E or above in Chinese Language and Level 3 / Grade C 
or above in English Language (Syllabus B before 2007) in the Hong 
Kong Diploma of Secondary Education Examination (HKDSEE) or the 
Hong Kong Certificate of Education Examination  (HKCEE), or 
equivalent; and 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 3 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
(b) 
fluency in spoken English, Cantonese and Putonghua and in written 
English and Chinese.   
 
 
It is also desirable for each Relevant Employee of staff categories 3 to 6 to possess 
experience and/or obtain relevant certification in project management, systems 
development/support using PRINCE, FPA, SSADM, RAD and OOAD. 
 
 
2.2 
Specific Requirements 
 
 
The experience requirements specified under different staff categories in clauses 
2.2.1 to 2.2.9 below are those demanded on top of  the essential qualification 
requirements specified in clause 2.1.1  above.    The Government at the time of 
requesting the Service will specify the experience of working in a particular 
hardware and software environment as specific requirements.    Specific 
requirements such as Information Technology Specialist, Information Technology 
Security, Web Development, Data Administration, Networking and Quality 
Assurance experience will  also be specified when needed.    The requirements 
specified in clauses 2.2.1 to 2.2.9 below are not exhaustive and the Government 
may  specify other skill  and/or experience  requirements as appropriate  in the 
service requests. 
 
2.2.1 
Staff Category 6 
 
Senior Project Manager should have: 
 
(a) 
at least eleven (11)  years’ post-qualification information technology 
experience of which three (3) years must be in a similar post and in a 
comparable capacity. He should be proficient in one or more of the 
following fields -  project management, feasibility/technical studies, 
systems analysis and design, application programming, operations 
management, systems programming and specialized technical support, 
which must be in a leading or consultancy role; and 
 
(b) 
experience in supervising a team of five (5) members or more. 
 
 
2.2.2 
Staff Category 5 
 
Project Manager should have: 
 
(a) 
at least eight (8)  years’ post-qualification information technology 
experience of which two (2)  years must be in a similar post and in a 
comparable capacity. He should be proficient in one or more of the 
following fields -  project management, feasibility/technical studies, 
systems analysis and design, application programming, operations 
management, systems programming and specialized technical support; 
 
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 4 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(b) 
experience in project management or technical consultancy; and 
 
(c) 
experience in supervising a team of two (2) members or more. 
 
 
2.2.3 
Staff Category 4   
   
 
Senior Systems Analyst should have: 
 
(a) 
at least six (6)  years’  post-qualification information technology 
experience of which two (2)  years must be in a similar post and in a 
comparable capacity. He should be proficient in mobile/wireless 
technologies, knowledge management, collaborative tools,  application 
development, implementation or maintenance using programming 
languages and various support/development tools/environments such as 
JAVA, J2EE, WEBSPHERE, XML, C++, C#, COBOL, NATURAL, 
SQL, VISUAL BASIC, ORACLE tools, WEB SERVICES, .NET or 
OSS, and operating systems/platforms such as WINDOWS, UNIX, 
LINUX, MVS, VMWARE or NETWARE; 
 
(b) 
knowledge and experience in systems analysis and design;   
 
and with experience in feasibility/technical studies and team leading/supervision. 
 
or 
 
(a) 
at least six (6)  years’  post-qualification information technology 
experience of which two (2)  years must be in similar post and in 
comparable capacity. He should be proficient in systems programming 
or technical support of systems software; 
 
(b) 
knowledge and experience in systems programming; 
 
and with experience in feasibility/technical studies and team leading/supervision. 
 
 
2.2.4 
Staff Category 3 
 
Systems Analyst should have: 
 
(a) 
at least four (4)  years’  post-qualification information technology 
experience of which one (1)  year must be in a similar post and in a 
comparable capacity. He should be proficient in mobile/wireless 
technologies, knowledge management, collaborative tools,  application 
development, implementation or maintenance using programming 
languages and various support/development tools/environments such as 
JAVA, J2EE, WEBSPHERE, XML, C++, C#, COBOL, NATURAL, 
SQL, VISUAL BASIC, ORACLE tools, WEB SERVICES, .NET or 
OSS, and operating systems/platforms such as WINDOWS, UNIX, 
LINUX, MVS, VMWARE or NETWARE; 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 5 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
(b) 
knowledge and experience in systems analysis and design; 
 
and preferably with experience in feasibility/technical studies and team 
leading/supervision. 
 
or 
 
(a) 
at least four (4)  years’  post-qualification information technology 
experience of which one (1)  year  must be in similar post and in 
comparable capacity. He should be proficient in systems programming 
or technical support of systems software; 
 
(b) 
knowledge and experience in systems programming; 
 
and  preferably with experience in feasibility/technical studies and team 
leading/supervision. 
 
 
2.2.5 
Staff Category 2   
 
An Analyst/Programmer should have: 
 
(a) 
at least three (3)  years’ post-qualification information technology 
experience of which one (1)  year must be in a similar post and in a 
comparable capacity. He should be proficient in mobile/wireless 
technologies, knowledge management, collaborative tools, application 
development, implementation or maintenance using programming 
languages and various support/development tools/environments such as 
JAVA, J2EE, WEBSPHERE, XML, C++, C#, COBOL, NATURAL, 
SQL, VISUAL BASIC, ORACLE tools, WEB SERVICES, .NET or 
OSS, and operating systems/platforms such as WINDOWS, UNIX, 
LINUX, MVS,    VMWARE or NETWARE; 
 
or 
 
(b) 
at least three (3)  years’ post-qualification information technology 
experience of which one (1) year must be in a similar post and in a 
comparable capacity. He should be proficient in systems programming 
or technical support of systems software. 
 
 
2.2.6 
Staff Category 1 
 
Programmer should have: 
 
 
At least two (2)  years’ post-qualification information technology experience of 
which one (1) year must be in a similar post and in a comparable capacity.    He 
should be proficient in mobile/wireless technologies, knowledge management, 
collaborative tools, system support or application development using programming 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 6 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
languages and various support/development tools/environments such as JAVA, 
J2EE, WEBSPHERE, XML, C++, C#, COBOL, NATURAL, SQL, VISUAL 
BASIC, ORACLE tools, WEB SERVICES, .NET or OSS, and operating 
systems/platforms such as WINDOWS, UNIX, LINUX, MVS,    VMWARE or 
NETWARE. 
 
 
2.2.7 
Staff Category 0   
 
Junior Programmer should have: 
 
 
Knowledge and/or experience in mobile/wireless technologies, knowledge 
management, collaborative tools, system support or application development using 
programming languages and various support/development tools/environments 
such as JAVA, J2EE, WEBSPHERE, XML, C++, C#, COBOL, NATURAL, SQL, 
VISUAL BASIC, ORACLE tools, WEB SERVICES, .NET or OSS, and operating 
systems/platforms such as WINDOWS, UNIX, LINUX, MVS, VMWARE or 
NETWARE. 
 
 
   
  
 
2.2.8 
Staff Category A 
 
Senior Information Technology Assistant should have: 
 
 
At least five (5) years’ experience in the control and operation of computer systems 
such as MVS, VME, UNIX, LINUX, WINDOWS, NETWARE or 
helpdesk/computer network operation, or writing MS WINDOWS application 
system, or LAN administration, or PC/LAN support services. 
 
 

2.2.9 
Staff Categories B1 and B2 
 
An Information Technology Assistant should have: 
 
 
At least two (2) years’ experience in the control and operation of computer systems 
such as MVS, VME, UNIX, LINUX, WINDOWS, NETWARE or 
helpdesk/computer network operation, or writing MS WINDOWS application 
system, or LAN administration, or PC/LAN support services. 
 
 
2.3 
Other Function/Specialty 
 
The Relevant Employees of staff categories 0 to 6 may be required to perform 
and/or be conversant with the following function/specialty: 
 
2.3.1 
Staff Category 6   
 

Information Technology Consultant 

Information Technology Specialist 

Information Technology Security Specialist 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 7 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
2.3.2 
Staff Category 5 
 

Information Technology Consultant 

Information Technology Specialist 

Information Technology Security Specialist 

Web Manager 
 
2.3.3 
Staff Category 4 
 

Database Administrator/Designer 

Security Consultant 

Senior Network System Designer/Engineer 

Web Designer 
 
2.3.4 
Staff Category 3   
 

Database Administrator/Designer 

Security Consultant 

Senior Network System Designer/Engineer 

Web Designer 
 
2.3.5 
Staff Category 2   
 

Network System Engineer 

Security Engineer 

Web Master 
 
2.3.6 
Staff Category 1 
 

Network System Engineer 

Security Engineer 

Web Programmer 
 
2.3.7 
Staff Category 0 
 

Network System Engineer 

Security Engineer 

Web Programmer 
 
 

3. 
Main Job Responsibilities 
 
3.1 
The main job responsibilities for each of the different staff categories as mentioned 
in clauses 2.2.1 to 2.2.9 above are specified below: 
 
 
 
 
 
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 8 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
3.1.1 
Staff Category 6 
 
Senior Project Manager 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of staff category 5 as stated in 
clause 3.1.2 in addition to any of the following: 
 
(a) 
to plan and perform information system strategy study; 
 
(b) 
to advise and liaise with users on project development initiation and on 
computer-related activities; and 
 
(c) 
to provide specialist advice in specific business areas, business process 
re-engineering, information technologies, etc. 
 
 
3.1.2 
Staff Category 5   
 
Project Manager   
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to plan and control all phases of computer projects including feasibility 
study, systems analysis and design, procurement and installation of 
computer systems, programming, implementation, system nursing and 
maintenance; 
 
(b) 
to provide technical consultancy services on operating system, data 
communication, database, application software and languages; 
 
(c) 
to manage the operation of computer centre and data preparation 
installations; 
 
(d) 
to evaluate and select appropriate computer products for the 
development and maintenance of computer systems; and 
 
(e) 
to monitor the performance of his subordinates. 
 
 
3.1.3 
Staff Category 4   
 
Senior Systems Analyst 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of staff category 3 as stated in 
clause 3.1.4 plus any of the following: 
 
(a) 
to carry out quality control and quality assurance, and project 
management duties as designated by the project manager; 
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 9 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
(b) 
to monitor all phases of computer projects including feasibility study, 
systems analysis and design, procurement and installation of computer 
systems, programming, implementation, system nursing and 
maintenance; 
 
(c) 
to monitor analyze, design and specify program  components of 
computer systems; 
 
(d) 
to monitor and report system testing and user acceptance; 
 
(e) 
to scrutinize project reports and specifications; and 
 
(f) 
to monitor the performance of his subordinates. 
   
 
3.1.4 
Staff Category 3 
   
 
Systems Analyst 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to take part in all phases of computer projects including feasibility study, 
systems analysis and design, procurement and installation of computer 
systems, programming, implementation, system nursing and 
maintenance; 
 
(b) 
to analyze, design and specify program components of computer 
systems; 
 
(c) 
to prepare and conduct system testing and user acceptance; 
 
(d) 
to produce project reports and specifications; 
 
(e) 
to devise system and installation standards; 
 
(f) 
to devise and maintain operating procedures in line with these standards; 
 
(g) 
to monitor and report system usage and to recommend and control the 
allocation of computer resources; 
 
(h) 
to develop housekeeping jobs for security control, job  accounting, 
system and data backup, and media management purposes; and 
 
(i) 
to monitor the performance of his subordinates. 
 
 
 
 
 
 

Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 10 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
3.1.5 
Staff Category 2   
 
An Analyst/Programmer 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to write programs and enhance/maintain existing programs; 
 
(b) 
to conduct program testing, system testing and user acceptance; 
 
(c) 
to prepare and maintain program documentation;   
 
(d) 
to prepare job control procedures for trial runs and production runs; 
 
(e) 
to assist in the systems design of computer applications; and 
 
(f) 
to assist in preparing project reports and specifications. 
 
 
3.1.6 
Staff Categories 1 and 0   
 
Programmer and Junior Programmer 
 
is mainly deployed to perform the following duties: 
 
(a) 
to install software on new or existing computer systems; 
 
(b) 
to provide end-user computing support services including product         
evaluation, trouble shooting and help-desk functions; 
 
(c) 
to set up and maintain computer networks and data communication 
environment; 
 
(d) 
to write programs and enhance/maintain existing programs; 
 
(e) 
to conduct program testing, system testing and user acceptance; 
 
(f) 
to prepare and maintain program documentation; and 
 
(g) 
to prepare job control procedures for trial runs and production runs. 
   
 
3.1.7 
Staff Category A 
 
Senior Information Technology Assistant 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of staff categories B1 or B2 as 
stated in clauses 3.1.8 and 3.1.9 below in addition to any of the following: 
 
(a) 
to control or operate computer systems or network; 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 11 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
(b) 
to install hardware and software, helpdesk and network support, 
automation tools; and 
 
(c) 
to assist in system administration or information technology security. 
 
 

3.1.8 
Staff Category B1 
 
An Information Technology Assistant (Shift Duty) 
 
is mainly deployed to perform the following duties, work on shift system 
(including overnight shift) and may be required to work on Saturdays, Sundays and 
public holidays: 
 
(a) 
to  operate computer and associated equipment/facilities according to 
prescribed standards and procedures, monitor their performance and 
perform routine operator maintenance; 
 
(b) 
to prepare jobs according to prescribed procedures and ensure their 
successful  completion and check completeness and qualities of the 
computer output; 
 
(c) 
to provide first line help service to terminal network users and perform 
associated help desk activities using tools provided, if any and carry out 
on-site inspection and take recovery action according to prescribed 
procedures; 
 
(d) 
to assist in setting up workstation or networked equipment, scheduling 
and monitoring computer equipment installation/relocation and perform 
site preparation work; 
 
(e) 
to fulfil logging and administrative reporting requirements and assist in 
preparing statistics and reports; 
 
(f) 
to keep stock and monitor stock level of computer supplies and assist in 
their procurement and payment; and 
 
(g) 
to update and maintain inventory records of computer hardware, perform 
physical checks and maintain procedure manuals and documentation. 
 
 
3.1.9 
Staff Category B2 
 
An Information Technology Assistant (Non-shift Duty) 
 
is mainly deployed to perform the duties of staff category B1 as stated in clause 
3.1.8 above during office hours normally.    May be required to work outside 
normal office hours including Saturdays, Sundays and public holidays as and when 
required. 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 12 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
3.2 
Job Responsibilities for Other Function/Specialty 
 
In addition to the main job responsibilities set out in clauses 3.1.1 to 3.1.9 above, 
the Relevant Employees of staff categories 0 to 6 may be required to perform the 
following job responsibilities for each function/specialty: 
 
3.2.1    Staff Category 6 
 
An Information Technology Consultant 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty 
of staff category 5 as stated in clause 3.2.2 in a senior management role. 
 
An Information Technology Specialist   
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty 
of staff category 5 as stated in clause 3.2.2 in a senior management role.   
 
An Information Technology Security Specialist 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty 
of staff category 5 as stated in clause 3.2.2 in a senior management role. 
 
 
3.2.2    Staff Category 5 
 
An Information Technology Consultant 
 
is mainly deployed to perform the following duties: 
 
(a) 
to provide specialist advice and consultation in specific business areas, 
information technology strategic planning, business process re-
engineering, specific information technologies, etc.; 
 
(b) 
to prepare business and information technology strategy plans and re-
engineering plans to satisfy corporate and business objectives, identify 
critical success factors and conduct organizational and structure 
analysis; 
 
(c) 
to provide consultancy services in adoption and application of specific 
information technologies in the Government; and 
 
(d) 
to assist the Government in selecting tools and/or developing procedures 
for planning, controlling and tracking program activities and assessing 
goals and objectives. 
 
 
 
 
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 13 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
An Information Technology Specialist 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to provide specialist advice and consultation in information technology 
areas such as data analysis and modeling, network, methodologies, 
quality, disaster recovery planning, etc.; 
 
(b) 
to design and implement quality procedures and processes for an 
organization including workflow and document management; 
 
(c) 
to undertake quality audit work; and 
 
(d) 
to provide data analysis and data modeling techniques. 
 
 
An Information Technology Security Specialist 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to provide specialist advice and consultation in information technology 
security; and 
 
(b) 
to provide consultancy services in formulating security strategy and 
designing security framework and architecture with regard to corporate 
and business requirements, environment and constraints. 
 
Web Manager 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to plan and manage multiple project teams and technologies; 
 
(b) 
to establish procedures and automated performance measurement 
capability to monitor the technical accomplishment and progress of 
projects; 
 
(c) 
to maintain cross-platform and cross-browser compatibility of web sites; 
 
(d) 
to develop project management plans and quality control parameters for 
each work assignment; and 
 
(e) 
to schedule and assign duties to subordinates. 
 
 
3.2.3    Staff Category 4 
 
A Database Administrator/Designer 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty of 
staff category 3 as stated in clause 3.2.4 in a supervisory role. 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 14 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
Security Consultant 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty of 
staff category 3 as stated in clause 3.2.4 in a supervisory role. 
   
A Senior Network System Designer/Engineer 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty of 
staff category 3 as stated in clause 3.2.4 in a supervisory role. 
 
A Web Designer 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty of 
staff category 3 as stated in clause 3.2.4 in a supervisory role. 
 
 

3.2.4   Staff Category 3 
 
Database Administrator/Designer 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to design, implement, and support databases and database programs to 
meet user requirements; 
 
(b) 
to provide technical database support on data analysis and modeling, 
database definitions and design, monitoring and advice to the 
development team; 
 
(c) 
to evaluate and recommend available DBMS products after matching 
user requirements with system capabilities; and 
 
(d) 
to prepare and deliver presentations on DBMS concepts. 
 
Security Consultant 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to perform security risk assessment, security audit, and penetration 
testing; 
 
(b) 
to identify and recommend security safeguards and solutions, and 
provide general and technical security consultation and advice to user; 
 
(c) 
to develop and review security policies, standards, guidelines and 
procedures; 
 
(d) 
to define the approach, methodology and tools used in various security 
services; 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 15 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
 
(e) 
to prepare deliverables such as security requirement report, security risk 
assessment report, security policies, standards, guidelines and 
procedures etc., and deliver presentations; 
 
(f) 
to develop course materials and conduct training and education on 
information technology security awareness and information technology 
security skills; 
 
(g) 
to perform network and host intrusion monitoring and detection; and 
 
(h) 
to provide on-site investigation, containment, eradication and recovery 
for information security incident response support. 
 
A Senior Network System Designer/Engineer 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to analyze and interpret user requirements on networking and office 
systems to provide viable solutions and produce the respective proposals 
and specifications; 
 
(b) 
to liaise with other hardware and software vendors on product selection, 
development, evaluation and conformance leading to recommendations 
on cost effective network solutions; 
 
(c) 
to perform quality control and quality assurance in network 
implementation and to perform studies on the optimization of network 
availability; 
 
(d) 
to provide high level and detailed networking advice to system 
developer; 
 
(e) 
to implement and provide support for resolving network troubles, 
tracking network performance and managing growth; 
 
(f) 
to prepare and conduct system test and user acceptance test for the office 
systems; 
 
(g) 
to provide pre-installation and post-installation support to computer 
networks; and 
 
(h) 
to supervise and lead the work of network engineers working in the same 
team. 
 
 
 
 
 
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 16 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
A Web Designer 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to participate in the design of web sites using web development tools and 
software; 
 
(b) 
to  provide creative direction and design web templates for personal 
performing the design and implementation tasks; 
 
(c) 
to create graphics, multimedia assets for the web sites; 
 
(d) 
to produce and maintain documentation; and 
 
(e) 
to prepare and deliver presentations on the design of web sites to 
colleagues and Government Representatives. 
 
 

3.2.5   Staff Category 2 
 
A Network System Engineer 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty of 
staff categories 1 and 0 as stated in clause 3.2.6 in a supervisory role. 
 
A Security Engineer 
 
is mainly deployed to perform any of the duties of the same function/specialty of 
staff categories 1 and 0 as stated in clause 3.2.6 in a supervisory role. 
 
A Web Master 
 
is mainly deployed to perform any of the following duties: 
 
(a) 
to manage the content of web sites; 
 
(b) 
to integrate multimedia assets and applications into the web sites; 
 
(c) 
to organize, maintain and enhance the web sites; 
 
(d) 
to maintain cross-platform and cross-browser compatibility of the web 
sites; 
 
(e) 
to provide daily support services for the web sites; and 
 
(f) 
to capture and provide statistics on web site usage and workload. 
 
 
 
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 17 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
3.2.6 
Staff Categories 1 and 0   
   
 
 
 
A Network System Engineer 
 
is mainly deployed to perform the following duties: 
 
(a) 
to  participate in the configuration and installation of popular office 
automation application, network operating systems, network equipment 
and networking software; 
 
(b) 
to diagnose and resolve problems encountered during network 
implementation; 
 
(c) 
to prepare guidelines and procedures for the daily operations of installed 
WAN/LAN; 
 
(d) 
to develop programs and ensure program testing meets user 
requirements for office systems; 
 
(e) 
to produce and maintain documentation of office systems; and 
 
(f) 
to develop course materials and conduct user training of the developed 
office systems. 
   
 
A Security Engineer 
 
is mainly deployed to perform the following duties: 
 
(a) 
to perform network and host intrusion monitoring and detection; 
 
(b) 
to  assist in performing security risk assessment, security audit, and 
penetration testing; and 
 
(c) 
to assist in on-site investigation, containment, eradication and recovery 
for information security incident response support. 
 
 
A Web Programmer 
 
is mainly deployed to perform the following duties: 
 
(a) 
to participate in the development of programs using web development 
tools and software and ensure program testing meets user requirements; 
 
(b) 
to produce and maintain well documented programs that adhere to 
standards and satisfy user requirements; 
 
(c) 
to provide daily support services for the web sites; and 
 
(d) 
to produce and maintain documentation. 
   
 
 
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 18 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
The responsibility listed above for each staff category is for illustrative purpose 
only and is not exhaustive.    Relevant Employees are required to carry out other 
duties as directed by the Supervisor and the Government Representative.  
Relevant Employees shall work in office premises designated by the Government 
Representative.   

 
 

4. 
Selection of Relevant Employee   
 
4.1 
This Contract adopts a competitive bidding approach to service engagement by 
requiring the Contractors to propose Individual Rates for Relevant Employees and 
bid for every service request instead of adopting a pre-determined service rate. 
 
4.2 
Under the competitive bidding approach, (i) Contract Ceiling Rates and (ii) 
Individual Rates are introduced. 
 
4.3 
As and when the Service is required, the Government shall request the Contractor 
to propose eligible Relevant Employee for selection by the Government 
Representatives.    On the request, the Government shall specify the Period of 
Service (RE) of a Relevant Employee or period for extension of service of the 
Relevant Employee.    The Government is not under any obligation to make any 
request.    The Government may or may not make any request under the Contract.   
Alternatively, the Government, where applicable, shall deploy the serving 
Relevant Employee and/or extend the Period of Service (RE) of the serving 
Relevant Employee in accordance with clause 5.5 of Part IV, in order to render the 
Service (RE). 
 
4.4 
In the event that the Service is required, the Government shall notify the Contractor 
of relevant details such as the required staff category, number, skills and 
experience of Relevant Employee and the anticipated Period of Service (RE) and 
invite the Contractor to propose by the specific time as indicated in the service 
request  and make available eligible Relevant Employee for selection by the 
Government Representatives accordingly.    Under normal circumstances, the 
Contractor shall be given no less than one  (1) week to respond to the  service 
request.    In proposing eligible Relevant Employee for selection by the 
Government Representatives, the Contractor shall also quote the Individual Rate 
for the proposed Relevant Employee.    Unless otherwise specified by the 
Government Representatives, the validity of the proposal by the Contractor shall 
be no less than ninety (90) calendar days.    Upon the deadline of submission of 
proposal, the Government Representatives will verify the information submitted 
and only qualified bids will be accepted. 
 
4.5 
Selection of Relevant Employee as stipulated in clause 4.4 above is on an 
individual person basis and will be conducted by a selection board appointed by 
the Government. The Relevant Employee proposed by the Contractor may be 
invited to selection interviews and is required to produce evidence on his 
qualifications, past performance, skills and experience.    In shortlisting the 
eligible Relevant Employees for consideration or selection interviews, the 
Individual Rate will be taken into account.    Priority will be given to eligible 
candidates with lowest Individual Rates for selection interviews.    Nevertheless, 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 19 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
the Government is not bound to select the proposed Relevant Employee with the 
lowest Individual Rate or any Relevant Employee. 
 
4.6 
Notice of Service (RE) will be issued upon successful selection of Relevant 
Employee who will then be deployed to provide the Service (RE) under the 
instruction of the Government Representative.   
 
4.7 
The Contractor shall ensure that Relevant Employees deployed to provide the 
Service (RE) to the Government are lawfully employable in Hong Kong. 
 
4.8 
The Contractor will arrange the Relevant Employees to make declaration on their 
previous criminal records and to give consent for the Government  to conduct 
checking on their  previous criminal conviction records  if required by the 
Government.  A  Relevant Employee who refuses to make declaration or give 
consent if required by the Government may not be accepted by the Government 
pursuant to clause 4.3 of Part IV. 
 
4.9 
The Government has the absolute discretion to accept/reject any candidates 
proposed by the Contractor. 
 
 
5. 
Working Conditions of Relevant Employee 
 
5.1 
The Contractor shall ensure that each Relevant Employee: 
 
(a) 
shall follow instructions issued by the Government Representative for 
the proper performance of the Service (RE); 
 
(b) 
shall work at such locations in Hong Kong as deemed necessary by the 
Government Representative and as may be designated from time to time.   
On occasions, a Relevant Employee may be required to work at locations 
in Guangdong Province, including Shenzhen, on same day return 
journey as deemed necessary and as may be designated by the 
Government Representative.    Such occasions, however, will be rare 
and in any case will not be more than five (5) times in a year for each 
Relevant Employee; 
 
(c) 
shall upon request by the Government Representative provide on-call 
service and carry any mobile telephone/pager provided by the 
Government;   
 
(d) 
shall devote fully to providing Service  (RE)  to the Government 
Representative during the conditioned hours of work as well as outside 
the same under clause 5.1(e) below.    The conditioned hours of work of 
Relevant Employee are  forty-four (44) hours gross per week  (i.e. 
including meal breaks).    The Contractor shall specify the normal office 
hours of each Relevant Employee in his contract of employment; 
   
(e) 
shall upon request by the Government Representative provide   
Service (RE) (i) on any day or days including Saturdays, Sundays and 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 20 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
public holidays; (ii) in shift arrangement drawn up by Government 
Representative; and (iii) on an hourly basis; and 
 
(f) 
shall  immediately  report  to  the Contractor about his/her criminal 
conviction record during the Period of Service (RE).   
 
5.2 
In the event that the Relevant Employee works overtime to provide Service (RE) 
at the request of the Government Representative, the Contractor shall provide the 
Relevant Employee time-off equivalent to the said period.    Subject to clause 
10.2(c) of Part IV, the time and date for the Relevant Employee to have the time-
off shall be at the Government Representative’s absolute discretion. 
 
5.3 
The Contractor shall take notice of clause 5 of Part IV and make available the 
Relevant Employee to provide Service (RE) for the whole Period of Service (RE).   
If the Contractor permits the Relevant Employee to take leave during the Period of 
Service (RE), the Contractor must consult the Government Representative and the 
time and length of any leave to be taken by the Relevant Employee shall only be 
with the prior agreement of the Government Representative.     
 
5.4 
Throughout the Period of Service (RE), the Relevant Employee may be deployed 
to perform any other duties as deemed necessary by the Government 
Representative. 
 
5.5 
The Relevant Employee shall observe all Government rules and regulations on 
conduct and related matters as applied to civil servants.    Government rules and 
regulations on conduct and related matters cover a wide field, and it is the 
responsibility of the Relevant Employee to acquaint himself with all such rules and 
regulations including Civil Service Regulations, memoranda and circulars issued 
and updated by the Government from time to time.  Relevant Employees will be, 
however, excluded from any fringe benefits normally applicable to a civil servant.
   
5.6 
The Contractor shall cover all Relevant Employees by valid insurance pursuant to 
the Employees’ Compensation Ordinance (Cap. 282). 
 
5.7 
The Government shall not be responsible for any expenses that may be incurred by 
the Relevant Employee during the Period of Service (RE) (e.g. meal allowance, 
sick leave allowance, on-call allowance, subsistence allowance.)    In special 
circumstances where the Relevant Employee is, with the prior authorization and 
certification of the Government Representative, (i) required to take journey(s) in 
Hong Kong other than normal home-office journey; or (ii) on rare occasions 
required to work in Guangdong Province on same day return journeys as stipulated 
in clause 5.1(b)  above, the Government will reimburse the Contractor for the 
traveling expenses spent by the Relevant Employee on such journey(s) which is/are 
made by means of public land  transport  and the Contractor shall reimburse the 
same to the Relevant Employee.    The rules of reimbursement will be based on the 
principles as laid down in the relevant regulations of the Government.   
   
 
 
 
 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 21 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
6. 
Work Arrangements during Severe Weather Conditions 
 
6.1 
Unless otherwise  specified by the Government, the Relevant Employees will  be 
released from work under the following circumstances: 
 
(a)   
When a Pre-No. 8 Tropical Cyclone Warning Signal (“No. 8 Warning 
Signal”) Special Announcement, or the No. 8 or higher Warning Signal, 
or Black Rainstorm Warning  is issued outside of office  hours, the 
Relevant Employee need not report for duty while the Announcement or 
the Signal/Warning remains in effect; or 
 
(b) 
When a Pre-No. 8 Special Announcement, or the No. 8 or higher 
Warning Signal is issued during office hours, the Relevant Employees 
will  be released having regard to operational requirements  and the 
circumstances of the Relevant Employees. 
 
6.2 
The number of release hours granted by the Government stipulated in clause 6.1 
above will not be deducted from the number of chargeable hours of services.  The 
Contractor shall pay the Relevant Employee for the total duration of such release 
in the same manner as he has performed the Service (RE) as required by the 
Contract such that the pay of the Relevant Employee shall not be reduced due to 
the release.     
 
 
7. 
Training for Relevant Employee 
 
7.1 
Relevant Employees are expected to have completed all training covering the 
knowledge and skill required and be competent in their jobs. 
 
7.2 
At the request of the Government, the Contractor shall provide and/or arrange job-
related training for the Relevant Employees during the Period of Service (RE), for 
which the costs shall be borne by the Contractor. 
 
7.3 
Subject to the prior agreement of the Government  Representative  to release the 
Relevant Employees to attend training during office hours, the Contractor may 
initiate  to  provide and/or arrange training to the Relevant Employees at the 
Contractor’s own cost during the Period of Service (RE).       
 
7.4 
The Government may, at the Government’s own cost, arrange any job-related 
training for the Relevant Employees during the Period of Service (RE). 
 
7.5 
Time spent on training referred in clauses 7.2 and 7.3 above shall not be counted 
as chargeable hours of services by the Contractor against the Government.    Time 
spent on training referred in clause 7.4 above shall be counted as chargeable hours 
of services by the Contractor against the Government.    During the periods of the 
Relevant Employee attending the training courses referred in clauses 7.2, 7.3 and 
7.4 above, the Contractor shall pay the Relevant Employee for the total duration of 
such attendance in the same manner as he has performed the Service (RE) as 
required by the Contract such that the pay of the Relevant Employee shall not be 
reduced after attendance of the training. 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 22 of 23 
 
 

 
                                                                                                                      
Tender Ref: GCIO 5/2 (T25) 
8. 
Human Resources Management of Relevant Employee   
 
8.1 
The Contractor shall be responsible for the human resources management over the 
Relevant Employee.    The Contractor must demonstrate that it is fully capable and 
is ready to acquire in a timely manner fully qualified staff of the requisite staff 
category; to update and upgrade the skills of its staff; to maintain their stability and 
to review their performance.    The Contractor shall report on the above aspects on 
a regular basis or as and when required by the Government Representative. 
 
8.2 
The Contractor shall implement the Service Assurance Plan and Staff Management 
Plan (referred hereunder as “the Plans”) in managing the Relevant Employees as 
proposed in Contract Schedule 8 of Part III, subject to any amendments prescribed 
in the Plans by the Government Representative in accordance with clauses 8.1 and 
8.2 of Part IV. 
 
8.3 
The Contractor shall take actions to enhance the Relevant Employees’ awareness 
of labour protection and benefits they are entitled to under the laws and 
employment contracts. 
 
 
9. 
Electronic Interfaces between the Government and the Contractor 
 
9.1 
To enable effective electronic interactions and communications as well as to 
facilitate the interoperability of information systems between the Government and 
the Contractor throughout the Term of the Contract: 
 
(a) 
The Contractor must equip itself with and maintain at its own cost no less 
than the minimum information technology facilities/resources as stated in 
Contract Schedule 10 of Part III; and   
 
(b) 
The Contractor undertakes to comply with the prevailing 
  
Government’s Interoperability Framework when exchanging 
information/data electronically with the Government.    Reference 
materials and details about the prevailing Government’s 
 
Interoperability Framework can be found in the website of the     
Office of the 
Government Chief Information Officer at                                                                                 
https://www.ogcio.gov.hk/en/our_work/infrastructure/e_government/if/i
nteroperability_framework.html.  
  In the event that the Government 
elects to offer any PC-based and/or internet-based application programs 
for use by the Contractor, the Contractor shall provide support and render 
all assistance to the Government and follow the guidelines and procedures 
as given by the Government for installation, upgrade, testing and 
operation of the electronic interfaces. 
Part VI – Specifications 
 
    
 
 
Page 23 of 23 
 
 

Document Outline