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政 務 司 司 長 辦 公 室 及 財 政 司 司 長 辦 公 室  
部 門 內 部 通 告 第 2 / 2 0 1 3 號  
部 門 檔 案 管 理 政 策  
目 的  
 
 
本 通 告 旨 在 公 布 部 門 檔 案 管 理 政 策 , 透 過 全 面 的 檔 案 管 理
計 劃 , 建 立 一 套 開 立 及 管 理 檔 案 的 主 導 架 構 , 以 應 付 政 務 司 司 長
辦 公 室 及 財 政 司 司 長 辦 公 室 ( 本 辦 公 室 )   的 公 務 需 要 , 並 符 合 問 責
政 府 的 要 求 和 各 持 份 者 的 期 望 。 本 份 關 於 部 門 檔 案 管 理 政 策 的 通 告
及 相 關 總 務 通 告 ( 包 括 總 務 通 告 第 5 / 2 0 0 6 、   及 第 2 / 2 0 0 9 及 第
5 / 2 0 1 2 號 ) 最 少 每 六 個 月 向 全 體 人 員 傳 閱 一 次 。  
政 策 聲 明  
2. 
 
檔 案 是 政 府 的 寶 貴 資 源 , 有 助 政 府 作 出 有 據 可 依 的 決 定 ,
應 付 運 作 和 規 管 需 要 , 是 開 放 和 接 受 問 責 的 政 府 所 必 須 存 備 的 。 本
辦 公 室 致 力 落 實 政 府 的 檔 案 管 理 政 策 , 透 過 建 立 和 推 行 一 套 全 面
的 檔 案 管 理 計 劃 , 以 便 有 效 地 管 理 政 府 檔 案 , 辨 識 和 保 存 歷 史 檔
案 。  
3. 
 
本 辦 公 室 的 檔 案 管 理 計 劃 旨 在 :  
(a) 
開 立 及 保 存 真 確 、 可 靠 、 完 整 及 可 使 用 的 檔 案 ;  
(b) 
提 高 運 作 的 成 效 和 效 率 ;  
(c) 
減 低 管 理 檔 案 的 成 本 ;  
(d) 
為 檔 案 使 用 者 提 供 優 質 服 務 ;  
                                                 
1  
檔案是指本辦公室在公事過程中開立或接收,包括以任何形態或載體記錄的資訊或數據,被保存下來
作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證。 
2  
就本部門檔案管理政策而言,本辦公室包括政務司司長私人辦公室、財政司司長私人辦公室、行政
署,以及前任行政長官辦公室。中央政策組、效率促進組及經濟分析及方便營商處會各自制定和公布
本身的政策。 
3  
政府的政策是實行良好的檔案管理措施,及保存有歷史價值的政府檔案以作香港的歷史文獻。 
 
 
 

( e )   為 政 府 資 料 提 供 所 需 的 保 安 措 施 ;  
( f )   方 便 市 民 取 閱 檔 案 和 資 料 , 以 鼓 勵 市 民 更 深 入 了 解 政 府 的
政 策 和 運 作 ; 以 及  
( g )   協 助 辨 別 及 保 存 具 永 久 價 值 的 檔 案 , 並 供 市 民 查 閱 作 研
究 、 教 育 、 文 化 及 其 他 相 關 用 途 。  
範 圍  
4 .  
 
本 檔 案 管 理 政 策 適 用 於 本 辦 公 室 所 有 人 員 , 以 管 理 在 公 務
活 動 過 程 中 開 立 / 收 存 的 任 何 形 式 檔 案 。 本 政 策 同 時 適 用 於 所 有 用
以 保 存 及 管 理 本 辦 公 室 檔 案 的 檔 案 保 管 系 統 , 包 括 以 紙 張 文 件 為 本
的 系 統 ( 紙 本 系 統 ) , 或 任 何 電 子 資 訊 系 統 。  
規 管 架 構  
5 .  
 
本 辦 公 室 的 檔 案 管 理 計 劃 , 需 切 合 下 列 法 例 及 政 府 政 策 /
規 例 :  
( a )   《 證 據 條 例 》 ( 第 8 章 )   —   例 如 妥 善 保 存 檔 案 , 確 保 其 在
法 律 上 作 為 證 據 的 可 接 納 性 ;  
( b )   《 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 》 ( 第 4 8 6 章 )   —   例 如 按 照 個 人 資
料 私 隱 專 員 公 署 的 《 人 力 資 源 管 理 實 務 守 則 》 適 時 銷 毀 個
人 資 料 ;  
( c )   《 時 效 條 例 》 ( 第 3 4 7 章 )   —   例 如 在 指 定 時 效 期 內 保 留 相
關 的 檔 案 , 以 便 在 可 能 進 行 的 法 律 程 序 中 用 作 證 據 ;  
( d )   《 電 子 交 易 條 例 》 (   第 5 5 3 章 )   —   例 如 電 子 記 錄 在 法 庭
上 作 為 證 據 的 可 接 納 性 ; 以 及  
( e )   《 公 開 資 料 守 則 》   —   例 如 妥 善 編 排 檔 案 以 方 便 檢 索 ,
適 時 回 應 公 眾 索 取 資 料 的 要 求 。  
6 .  
 
本 辦 公 室 的 檔 案 管 理 計 劃 , 是 根 據 上 述 規 管 架 構 及 其 他 適
用 於 本 辦 公 室 公 務 的 審 核 和 法 律 規 定 所 訂 明 的 責 任 而 訂 立 。  
 
 
 

 

職 能 和 責 任  
7 .  
 
檔 案 管 理 是 本 辦 公 室 的 所 有 人 員 均 有 的 責 任 。 行 政 署 長 肩
負 本 辦 公 室 檔 案 管 理 工 作 的 整 體 責 任 , 而 下 列 人 員 則 獲 委 派 特 定 的
職 能 和 責 任 :  
( a )   副 行 政 署 長 1 負 責 監 察 本 辦 公 室 的 檔 案 管 理 實 務 ;  
( b )   首 席 行 政 主 任 ( 行 政 ) 獲 委 任 為 本 辦 公 室 的 部 門 檔 案 經 理 ,
負 責 協 助 建 立 及 推 行 一 套 全 面 的 部 門 檔 案 管 理 計 劃 。 其 主
要 職 責 載 於 附 件 ;  
( c )   助 理 部 門 檔 案 經 理 ( 一 般 應 為 職 級 不 低 於 二 級 行 政 主 任 或
同 等 職 級 的 人 員 )   獲 委 派 協 助 部 門 檔 案 經 理 監 察 本 辦 公 室
轄 下 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 的 檔 案 管 理 工 作 。 助 理 部 門 檔
案 經 理 的 名 單 載 於 附 件 II(a), 而 其 主 要 職 責 亦 載 於 附 件I I ( b ) ;  
( d )   檔 案 經 理 ( 一 般 應 為 職 級 不 低 於 二 級 行 政 主 任 或 同 等 職 級
的 人 員 ) 獲 委 派 監 察 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 檔 案 室 的 檔 案
管 理 事 務 。 檔 案 經 理 的 名 單 載 於 附 件 I I ( a ) , 而 其 主 要 職
責 亦 載 於 附 件 I I ( c ) ;  
( e )   檔 案 室 人 員 負 責 所 屬 檔 案 室 的 日 常 檔 案 管 理 工 作 ; 以 及  
( f )   檔 案 使 用 者 ( 即 負 責 人 員 ) 負 責 其 日 常 公 務 的 檔 案 開 立 / 收
存 工 作 , 並 制 訂 有 關 檔 案 的 取 閱 管 制 。  
8 .  
 
獲 委 派 指 定 檔 案 管 理 職 能 和 責 任 的 人 員 ( 特 別 是 與 上 文 第
7 ( a ) 至 ( e ) 段 相 關 者 ) , 其 職 責 說 明 應 清 楚 反 映 有 關 的 檔 案 管 理 職
務 , 以 便 進 行 評 核 。 個 別 人 員 固 然 可 能 須 負 責 多 於 一 項 職 能 , 上 述
名 單 以 外 的 人 員 在 履 行 職 責 時 , 亦 須 視 乎 情 況 遵 行 良 好 的 檔 案 管 理
措 施 。 如 載 於 附 件 I I ( a ) 的 助 理 部 門 檔 案 經 理 和 檔 案 經 理 名 單 出 現
人 事 變 動 , 該 名 單 應 予 更 新 。 檔 案 管 理 是 群 策 群 力 的 工 作 , 所 有 人
員 應 與 部 門 檔 案 經 理 、 助 理 部 門 檔 案 經 理 , 以 及 檔 案 經 理 通 力 合
作 , 遵 守 本 檔 案 管 理 政 策 的 規 定 。  
 
 
 
 

 

link to page 4 檔 案 保 管 系 統  
9 .  
 
檔 案 保 管 系 統 是 指 人 手 操 作 或 自 動 化 的 資 訊 系 統 , 用 以 收
存 及 編 排 本 辦 公 室 的 檔 案 , 並 加 以 分 類 , 方 便 日 後 檢 索 、 分 發 、 運
用 、 存 廢 或 保 存 。 本 辦 公 室 的 所 有 檔 案 均 需 收 納 入 正 式 的 檔 案 保 管
系 統 , 例 如 由 機 密 檔 案 室 、 總 務 室 及 私 人 秘 書 管 理 並 獲 認 可 的 紙 本
系 統 、 電 子 檔 案 保 管 系 統 , 以 及 具 備 足 夠 檔 案 管 理 功 能 的 電 腦 系
統 , 但 不 包 括 個 人 電 腦 存 檔 / 系 統 ( 例 如 私 人 文 件 夾 、 電 郵 收 件
匣 ) 。  
1 0 .    
檔 案 保 管 系 統 可 應 用 於 下 列 的 檔 案 管 理 程 序 :  
( a )   檔 案 的 開 立 / 收 存 及 收 納 ;  
( b )   檔 案 登 記 ;  
( c )   檔 案 分 類 ;  
( d )   檔 案 貯 存 及 保 存 ;  
( e )   檔 案 取 閱 ;  
( f )   檔 案 行 蹤 的 追 尋 ; 以 及  
( g )   檔 案 的 存 廢 。  
有 關 的 運 作 及 程 序 指 引 載 於 附 件 I I I 。  
極 重 要 檔 案 的 保 護  
1 1 .    
極 重 要 檔 案 所 記 錄 的 是 機 構 在 緊 急 情 況 或 災 難 時 及 其 後 ,
賴 以 持 續 和 有 效 運 作 所 必 需 的 資 料 。 本 辦 公 室 透 過 制 定 保 護 極 重 要
檔 案 計 劃 4, 致 力 保 護 有 關 檔 案 。 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 備 妥 的 極
重 要 檔 案 明 細 表 會 由 部 門 檔 案 經 理 中 央 貯 存 。  
                                                 
4  
完 備 的 極 重 要 檔 案 保 護 計 劃 可 達 至 以 下 的 成 效 :  
  確 定 本 辦 公 室 在 緊 急 情 況 或 災 難 時 及 其 後 必 須 執 行 的 最 重 要 公 務 活 動 ;  
  識 別 載 有 本 辦 公 室 在 緊 急 情 況 或 災 難 時 及 其 後 , 為 維 持 該 等 主 要 公 務 活 動 、 恢 復 正
常 運 作 及 保 護 本 辦 公 室 的 法 律 及 財 政 權 益 所 需 資 料 的 相 關 檔 案 ; 及  
  建 立 和 推 行 合 適 的 政 策 及 程 序 以 保 護 本 辦 公 室 的 極 重 要 檔 案 。  
 
 

 


監 察 及 審 核  
1 2 .    
本 辦 公 室 會 定 期 檢 討 部 門 檔 案 管 理 政 策 。 各 處 別 / 部 別 /
辦 事 處 須 經 常 監 察 檔 案 管 理 工 作 , 確 保 符 合 當 時 部 門 檔 案 管 理 的 政
策 、 程 序 、 指 引 及 有 關 總 務 通 告 及 行 政 署 通 函 載 述 的 其 他 檔 案 管 理
強 制 性 規 定 。 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 必 須 與 部 門 檔 案 經 理 及 政 府 檔
案 處 充 分 合 作 , 以 配 合 不 時 在 本 辦 公 室 進 行 的 檔 案 管 理 研 究 / 檢 討
工 作 , 如 發 現 違 規 情 況 , 須 立 即 通 知 部 門 檔 案 經 理 。  
培 訓  
1 3 .    
本 辦 公 室 會 確 保 轄 下 人 員 ( 特 別 是 工 作 上 負 責 檔 案 管 理 或
須 開 立 及 收 存 檔 案 的 同 事 )   具 備 足 夠 的 檔 案 管 理 知 識 和 能 力 。 為
此 , 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 應 提 名 相 關 人 員 參 加 政 府 檔 案 處 或 部 門
檔 案 經 理 舉 辦 的 檔 案 管 理 培 訓 課 程 及 研 討 會 。  
1 4 .    
各 助 理 部 門 檔 案 經 理 和 檔 案 經 理 應 向 檔 案 室 的 新 到 任 人 員
講 解 本 辦 公 室 現 行 的 檔 案 管 理 措 施 。 本 通 告 及 “ 給 政 府 僱 員 的 檔 案
管 理 小 錦 囊 ” 單 張 ( 可 於 h t t p : / / g r s . h o s t . c c g o . h k s a r g / r m t i p s . h t m 取
閱 ) , 亦 會 發 給 新 聘 人 員 及 新 加 入 本 辦 公 室 的 人 員 , 加 強 他 們 對 檔
案 管 理 的 重 視 , 以 及 對 此 方 面 的 職 能 和 責 任 的 認 識 。  
查 詢  
1 5 .    
如 對 本 通 告 有 任 何 查 詢 , 請 與 首 席 行 政 主 任 ( 行 政 ) ( 電 話 號
碼 : 2 8 1 0   3 2 2 8 ) 或 總 行 政 主 任 ( 行 政 ) ( 電 話 號 碼 : 2 8 1 0   3 2 7 3 ) 聯 絡 。  
 
 
 
 
行 政 署 長  
 
 
 
 
( 鄧 婉 雯         代 行 )  
 
 
 
 
 
 
 
 

 

分 發 名 單  
政 務 司 司 長 政 務 助 理  
財 政 司 司 長 政 務 助 理  
禮 賓 處 處 長  
政 府 檔 案 處 處 長  
行 政 署 本 部 所 有 職 員  
首 席 行 政 主 任 (行 政 ) 
總 行 政 主 任 (行 政 ) 
總 行 政 主 任 (總 務 ) 
總 行 政 主 任 ( 添 馬 艦 發 展 )  
高 級 系 統 經 理  
高 級 行 政 主 任 (總 務 )1 
高 級 行 政 主 任 (總 務 )2 
高 級 行 政 主 任 (常 務 ) 
高 級 行 政 主 任 (人 事 及 財 務 ) 
 
副 本 分 送 :  
效 率 促 進 組 專 員  
中 央 政 策 組 首 席 顧 問  
政 府 經 濟 顧 問   
 
 
二 零 一 三 年 五 月 十 六 日  
 
 

 

附 件 I  
部 門 檔 案 經 理 的 主 要 職 責  
( a )  
確 保 檔 案 保 管 系 統 設 計 、 選 取 設 備 、 資 源 和 空 間 的 運 用 皆 盡
可 能 具 效 率 並 符 合 成 本 效 益 ;  
( b )  
按 照 政 府 檔 案 處 的 指 引 和 指 示 , 訂 立 、 實 施 和 記 錄 部 門 檔 案
管 理 實 務 及 程 序 ;  
( c )  
按 本 辦 公 室 的 運 作 需 要 , 為 檔 案 管 理 人 員 提 供 適 當 的 培 訓 和
指 導 , 以 補 充 政 府 檔 案 處 提 供 的 培 訓 及 指 引 ;  
( d )  
如 有 需 要 , 可 委 任 一 名 或 多 名 助 理 部 門 檔 案 經 理 , 負 責 監 察
日 常 的 檔 案 管 理 工 作 ;  
( e )  
在 檔 案 管 理 的 各 個 範 疇 中 , 以 符 合 成 本 效 益 的 方 式 使 用 科
技 , 以 改 善 機 構 運 作 , 並 達 致 政 府 檔 案 管 理 政 策 的 目 標 ;  
( f )  
在 可 行 的 情 況 下 , 使 用 政 府 檔 案 處 的 檔 案 中 心 貯 存 、 處 理 和
處 置 非 經 常 使 用 的 檔 案 ;  
( g )  
協 助 政 府 檔 案 處 歷 史 檔 案 館 進 行 檔 案 鑑 定 和 查 閱 檔 案 申 請 的
覆 核 , 並 確 保 適 時 和 有 系 統 地 把 歷 史 檔 案 移 交 歷 史 檔 案 館 保
存 ;  
( h )  
識 別 和 保 護 極 重 要 檔 案 , 確 保 在 緊 急 或 災 難 的 情 況 下 可 取
用 ;  
( i )  
促 進 檔 案 管 理 人 員 和 其 他 人 員 之 間 的 相 互 合 作 , 務 求 使 部 門
檔 案 管 理 取 得 最 佳 成 效 ;  
( j )  
與 政 府 檔 案 處 合 作 , 定 期 評 估 及 改 善 檔 案 管 理 計 劃 的 成 效 ;  
( k )  
審 批 新 的 檔 案 分 類 表 , 並 每 兩 至 三 年 檢 討 檔 案 分 類 表 一 次 ;  
( l )  
調 查 遺 失 或 未 經 授 權 銷 毀 檔 案 的 個 案 , 採 取 適 當 的 跟 進 行
動 , 並 把 調 查 結 果 通 知 政 府 檔 案 處 ; 以 及  
( m )   在 需 要 時 向 政 府 檔 案 處 徵 詢 有 關 檔 案 管 理 方 面 的 意 見 。  

 
附 件 I I I  
檔 案 管 理 的  
運 作 和 程 序 指 引  
 
 
本 辦 公 室 轄 下 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 , 均 須 確 保 以 下 檔
案 管 理 程 序 妥 為 設 立 及 管 理 , 以 配 合 全 面 的 部 門 檔 案 管 理 計 劃 。  
開 立 / 收 存 及 收 納 檔 案  
2 .  
 
必 須 開 立 / 收 存 完 整 和 可 靠 的 檔 案 , 以 應 付 運 作 、 政
策 、 法 律 及 財 政 各 方 面 的 需 要 , 並 為 政 府 的 職 能 、 政 策 、 程 序 、
決 定 和 公 務 往 來 , 提 供 準 確 而 全 面 的 記 錄 , 作 為 可 靠 的 憑 證 。 以
下 是 一 些 應 開 立 或 收 存 的 檔 案 的 一 般 例 子 :  
( a )   與 外 界 人 士 和 團 體 就 直 接 與 本 辦 公 室 有 關 的 職 能 和 活 動
進 行 的 往 來 通 訊 ;  
( b )   因 公 務 產 生 或 收 到 的 電 郵 ;  
( c )   與 決 策 過 程 、 制 訂 政 策 和 程 序 或 公 務 往 來 有 關 的 會 議 記 錄 ,
及 其 他 會 面 、 諮 詢 及 磋 商 的 相 關 記 錄 ;  
( d )   重 要 的 口 頭 決 定 和 承 諾 ;  
( e )   對 本 辦 公 室 的 職 能 和 活 動 有 重 大 影 響 的 個 別 酌 情 決 定 ;  
( f )   記 錄 公 務 往 來 / 程 序 的 部 門 / 政 府 表 格 、 登 記 冊 及 資 訊
( 電 子 / 非 電 子 形 式 ) ; 以 及  
( g )   文 件 擬 稿 ( 例 如 : 會 議 記 錄 的 修 訂 本 )   , 以 便 適 當 地 將 有
關 事 宜 完 整 歸 檔 。  
3 .  
 
須 確 保 開 立 / 收 存 的 檔 案 足 夠 但 不 過 量 。 檔 案 應 盡 快 開
立 / 收 存 , 以 記 錄 所 採 取 的 行 動 和 所 作 的 決 定 , 以 免 檔 案 的 可 靠
性 和 完 整 性 因 時 間 過 去 而 受 損 。  
4 .  
 
開 立 / 收 存 的 檔 案 應 收 納 入 正 式 的 檔 案 保 管 系 統 。 應 保
存 何 種 檔 案 的 決 定 , 當 以 業 務 規 則 的 形 式 記 錄 在 案 , 供 員 工 在 日
常 工 作 上 運 用 。 此 等 決 定 可 作 為 本 辦 公 室 意 向 的 憑 證 。  

 
5 .  
 
如 無 電 子 檔 案 保 管 系 統 , 電 郵 函 件 及 夾 附 檔 案 ( 如 有 ) 須
按 照 政 府 檔 案 處 發 出 的 《 管 理 電 子 郵 件 的 指 引 》 ( 可 於
http://grs.host.ccgo.hksarg/doc/emailguideline.pdf取 閱 ), “ 列 印 後 歸 檔 ” ,
以 作 記 錄 。 倘 若 負 責 人 員 是 電 郵 的 副 本 收 件 人 而 非 發 件 人 / 直 接
收 件 人 ( 例 如 電 郵 直 接 由 其 上 司 發 出 或 以 其 上 司 為 收 件 人 ) , 亦 須
確 保 有 關 電 郵 函 件 存 入 檔 案 記 錄 中 妥 為 保 存 。 如 有 疑 問 , 應 向 其
上 司 查 詢 。  
6 .  
 
依 賴 秘 書 或 其 他 支 援 員 工 安 排 “ 列 印 後 歸 檔 ” 工 作 的 人
員 , 須 確 保 已 向 相 關 員 工 發 出 清 晰 而 詳 盡 的 指 示 , 以 便 他 們 妥 善
跟 進 歸 檔 的 工 作 。 有 關 人 員 或 其 代 行 人 須 查 核 及 確 保 電 郵 函 件 的
上 下 文 和 內 容 已 列 印 全 文 並 歸 檔 。 同 時 , 如 電 郵 函 件 包 含 過 往 一
連 串 的 電 郵 通 訊 而 後 者 已 存 入 檔 案 , 則 應 避 免 重 覆 歸 檔 。 就 此 而
言 , 檔 案 室 人 員 應 擔 當 把 關 角 色 , 確 保 已 歸 檔 的 檔 案 皆 為 完 整 而
無 需 另 作 闡 明 , 並 加 上 適 當 的 相 互 參 照 , 方 便 日 後 檢 索 檔 案 及 搜
尋 案 卷 。  
檔 案 登 記  
7 .  
 
檔 案 收 納 於 檔 案 保 管 系 統 時 , 須 予 登 記 , 證 明 該 檔 案 已
予 開 立 / 收 存 。 在 紙 本 存 檔 系 統 中 , 檔 案 收 納 歸 檔 時 , 須 按 照 政
府 檔 案 處 檔 案 管 理 叢 書 第 2 號 《 常 用 檔 案 管 理 : 案 卷 管 理 》 第 1 2
章 的 做 法 ( 可 於 h t t p : / / g r s . h o s t . c c g o . h k s a r g / p u b 2 . h t m 取 閱 ) , 在 案 卷
中 登 記 該 檔 案 的 相 關 資 料 , 包 括 檔 案 的 種 類 ( 例 如 便 箋 ) 、 日 期 及
發 件 人 / 收 件 人 的 姓 名 。  
檔 案 分 類  
編 訂 檔 案 分 類 表  
8 .  
 
為 方 便 處 理 不 同 種 類 的 檔 案 管 理 工 作 , 包 括 : 識 別 、 收
納 和 檢 索 檔 案 、 檔 案 保 安 和 取 閱 管 制 , 檔 案 須 按 檔 案 分 類 表 ( 又
名 案 卷 列 表 ) 有 系 統 地 編 排 。 檔 案 分 類 表 是 按 以 下 一 個 或 多 個 項
 


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目 , 即 公 務 職 能 、 活 動 和 檔 案 內 容 , 以 合 理 方 式 編 排 行 政 檔 案 1 
和 業 務 檔 案 2  的 列 表 。  
9 .  
 
本 辦 公 室 會 繼 續 沿 用 政 府 檔 案 處 檔 案 管 理 叢 書 第 3 號
《 主 題 歸 檔 》 ( 可 於 h t t p : / / g r s . h o s t . c c g o . h k s a r g / p u b 3 . h t m 取 閱 )   所
載 的 行 政 檔 案 標 準 主 題 分 類 表 , 為 行 政 檔 案 分 類 。  
1 0 .    
所 有 業 務 檔 案 亦 應 予 以 分 類 。 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 應
根 據 《 主 題 歸 檔 》 和 《 常 用 檔 案 管 理 : 案 卷 管 理 》 第 3 至 第 5 章
所 載 的 程 序 , 為 新 開 立 的 業 務 檔 案 制 訂 分 類 表 。  
1 1 .    
各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 應 確 保 所 屬 檔 案 室 遵 從 《 常 用 檔
案 管 理 : 案 卷 管 理 》 第 8 至 第 1 6 章 所 載 的 程 序 , 為 檔 案 作 適 當
的 歸 檔 。  
1 2 .    
檔 案 經 理 或 檔 案 室 主 管 應 監 管 新 檔 案 的 開 立 、 命 名 和 編
碼 , 以 便 準 確 收 納 和 方 便 查 閱 檔 案 。  
1 3 .    
本 辦 公 室 新 編 訂 的 檔 案 分 類 表 , 例 如 因 改 組 而 訂 立 的 分
類 表 , 均 須 由 部 門 檔 案 經 理 負 責 審 批 , 以 確 保 質 量 。 新 設 的 工 作
單 位 所 採 用 的 檔 案 分 類 表 無 論 是 新 編 訂 或 是 現 有 分 類 表 的 續 編 ,
部 門 檔 案 經 理 亦 須 負 責 其 審 批 工 作 。 部 門 檔 案 經 理 在 審 批 分 類 表
時 , 須 考 慮 總 務 通 告 第 2 / 2 0 0 9 號 附 錄 I I 所 載 的 原 則 。  
檢 討 檔 案 分 類 表  
1 4 .    
為 確 保 各 檔 案 分 類 表 在 因 應 時 間 而 變 動 的 情 況 下 仍 然 適
用 , 同 時 力 臻 完 善 , 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 按 照 總 務 通 告 第
2 / 2 0 0 9 號 附 錄 I I 所 載 的 原 則 , 每 兩 至 三 年 3檢 討 行 政 檔 案 和 業 務
檔 案 的 檔 案 分 類 表 一 次 , 並 呈 交 部 門 檔 案 經 理 簽 批 。  
1 5 .    
部 門 檔 案 經 理 會 負 責 定 期 檢 討 的 整 體 協 調 工 作 及 成 效 ,
並 可 指 派 職 級 不 低 於 高 級 行 政 主 任 或 同 等 職 級 的 人 員 , 協 助 進 行 檢
                                                 
1  行 政 檔 案 是 因 應 處 理 有 關 財 政 、 辦 公 樓 房 、 採 購 與 物 料 供 應 、 編 制 、 人 事 和 其 他 一
般 行 政 事 務 , 於 日 常 行 政 工 作 中 開 立 或 收 存 的 檔 案 。  
2  業 務 檔 案 是 指 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 在 執 行 與 其 成 立 目 的 有 關 的 主 要 職 能 、 活 動 或
使 命 時 , 所 開 立 或 接 收 的 檔 案 。 業 務 檔 案 按 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 本 身 的 情 況 開
立 。  
3    上 次 由 部 門 檔 案 經 理 統 籌 的 檢 討 工 作 , 已 於 二 零 一 一 年 四 月 完 成 。  
 


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討 。 每 次 檢 討 均 須 定 下 清 晰 的 目 標 完 成 日 期 , 並 須 在 合 理 時 間 內
完 成 ( 例 如 三 至 六 個 月 )   。 檢 討 結 果 及 任 何 跟 進 行 動 , 均 須 記 錄 在
案 。  
檔 案 貯 存 及 保 存    
適 當 貯 存 檔 案  
1 6 .    
檔 案 應 以 方 便 使 用 者 取 閱 的 方 式 貯 存 , 並 受 到 適 當 保
護 , 防 止 未 經 授 權 被 取 閱 、 使 用 、 披 露 、 移 走 、 損 壞 、 遺 失 或 受
到 破 壞 。 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 嚴 格 遵 從 《 保 安 規 例 》 ( 可 於
h t t p : / / s b . h o s t . c c g o . h k s a r g / s r / s r . p d f 取 閱 )   的 規 定 , 以 處 理 及 貯 存
機 密 檔 案 和 資 料 。 為 確 保 貯 存 於 電 腦 系 統 ( 例 如 電 子 檔 案 保 管 系
統 或 其 他 系 統 ) 的 電 子 檔 案 及 資 料 的 安 全 , 各 處 別 / 部 別 / 辦 事
處 亦 須 遵 從 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦 公 室 不 時 頒 布 的 資 訊 科 技 保 安 政
策 及 指 引 的 規 定 。  
1 7 .    
為 妥 善 保 存 檔 案 , 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 確 保 紙 本 檔
案 不 在 高 溫 度 和 高 濕 度 的 環 境 下 貯 存 , 檔 案 亦 不 應 放 於 極 有 可 能
被 水 損 毀 的 位 置 ( 例 如 敞 開 的 窗 戶 附 近 、 水 管 / 污 水 管 、 排 水
渠 、 沙 井 、 滲 水 的 牆 壁 或 天 花 板 、 水 箱 之 下 或 附 近 ) 。 檔 案 亦 應
存 放 在 適 當 的 貯 存 設 施 ( 例 如 檔 案 櫃 和 檔 案 架 ) 內 , 而 不 應 堆 疊 於
地 面 或 座 椅 上 。  
1 8 .    
具 有 長 期 ( 即 3 0 年 或 以 上 ) 保 留 價 值 的 紙 本 檔 案 , 須 貯 存
在 潔 淨 的 環 境 , 溫 度 及 相 對 濕 度 應 受 到 2 4 小 時 監 控 , 長 期 保 持
於 攝 氏 2 0 度 + / – 2 度 及 5 0 %   + / – 5 % , 以 確 保 檔 案 的 保 存 符 合 運 作
上 的 需 要 , 並 在 可 行 的 情 況 下 , 盡 量 減 低 紙 張 發 霉 對 健 康 帶 來 的
風 險 。 此 外 , 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 亦 應 審 慎 檢 討 及 縮 短 這 些 檔 案
的 保 存 期 , 或 使 用 政 府 檔 案 處 轄 下 政 府 縮 微 服 務 中 心 的 服 務 , 將
檔 案 攝 製 成 縮 微 膠 卷 保 存 。  
1 9 .    
至 於 如 何 保 存 以 其 他 媒 介 儲 存 的 檔 案 , 則 須 徵 詢 適 當 的
專 業 意 見 4( 例 如 , 如 以 光 碟 或 其 他 電 子 形 式 作 為 貯 存 媒 介 , 則 須
向 資 訊 科 技 管 理 部 或 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦 公 室 徵 詢 意 見 ) 。  
 
                                                 
4    政 府 檔 案 處 及 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦 公 室 現 正 編 寫 手 冊 , 就 如 何 保 存 電 子 檔 案 向 政 策
局 和 部 門 提 供 指 引 。 待 該 手 冊 發 出 後 ( 暫 定 於 二 零 一 三 年 六 月 發 出 ) , 處 別 / 部 別 /
辦 事 處 應 參 考 該 手 冊 , 以 獲 取 有 關 保 存 電 子 檔 案 的 意 見 。  
 


 
極 重 要 檔 案 的 保 護  
2 0 .    
極 重 要 檔 案 是 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 在 緊 急 情 況 或 災 難 時
及 其 後 , 賴 以 持 續 和 有 效 地 運 作 所 必 需 的 資 料 。 這 些 檔 案 應 予 識
別 及 妥 為 保 護 , 蓋 因 其 載 有 上 述 資 料 及 / 或 作 為 個 別 職 能 / 公 務
往 來 的 憑 證 。 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 參 考 《 保 護 極 重 要 檔 案 手
冊 》 ( 可 於 h t t p : / / g r s . h o s t . c c g o . h k s a r g / p u b 6 . h t m 取 閱 ) , 與 部 門 檔 案
經 理 攜 手 合 作 , 以 實 施 保 護 極 重 要 檔 案 計 劃 ; 並 須 就 維 持 該 計 劃
制 定 妥 善 的 程 序 , 以 確 保 日 後 其 整 體 效 率 與 效 能 兼 備 。  
2 1 .    
一 如 其 他 檔 案 , 極 重 要 檔 案 或 會 因 過 時 而 失 效 。 為 確 保
極 重 要 檔 案 所 載 的 資 料 仍 屬 有 效 , 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 制 訂 程
序 , 更 新 極 重 要 檔 案 的 資 料 , 或 在 有 需 要 時 刪 除 過 時 資 料 及 以 最
新 版 本 取 代 , 並 安 排 傳 閱 更 新 的 文 本 。  
2 2 .    
在 處 理 極 重 要 檔 案 時 , 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 遵 從 下 述
程 序 :  
( a )   指 派 人 員 負 責 監 察 極 重 要 檔 案 的 使 用 、 處 理 和 保 存 事
宜 ;  
( b )   極 重 要 檔 案 只 限 獲 授 權 人 員 取 閱 及 傳 送 ;  
( c )   極 重 要 檔 案 應 盡 可 能 與 其 他 檔 案 分 開 存 放 , 並 妥 為 加 上
記 號 或 蓋 印 , 以 便 識 別 ;  
( d )   極 重 要 檔 案 不 應 堆 放 在 使 用 者 的 桌 上 或 地 面 。 使 用 者 須
在 工 作 天 完 結 前 或 使 用 完 畢 後 , 立 即 把 檔 案 交 還 指 定 貯
存 地 點 ; 以 及  
( e )   如 極 重 要 檔 案 在 平 常 公 務 過 程 中 因 運 作 需 要 而 須 暫 借 予
其 他 政 策 局 / 部 門 或 機 構 , 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 備 妥
該 等 檔 案 的 副 本 , 以 便 分 發 及 使 用 。  
檔 案 貯 存 的 檢 討  
2 3 .    
部 門 檔 案 經 理 會 定 期 統 籌 及 進 行 有 關 檔 案 貯 存 的 檢 討 ( 大
概 每 兩 至 三 年 一 次 ) , 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 必 須 配 合 參 與 。 當
遇 到 颱 風 或 暴 雨 等 事 件 後 , 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 亦 應 自 行 檢 討
 


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其 檔 案 的 貯 存 情 況 。 每 次 檢 討 須 定 下 清 晰 的 目 標 完 成 日 期 5, 並
在 合 理 時 間 內 ( 例 如 兩 至 三 個 月 ) 完 成 。 檢 討 結 果 及 任 何 跟 進 行
動 , 均 須 記 錄 在 案 。  
取 閱 檔 案  
2 4 .    
獲 授 權 的 使 用 者 應 可 適 時 獲 得 所 需 檔 案 , 以 進 行 公 務 或
其 他 核 准 用 途 。  
2 5 .    
取 閱 載 有 個 人 資 料 的 檔 案 時 , 必 須 根 據 《 個 人 資 料 ( 私 隱 )
條 例 》 ( 第 4 8 6 章 ) 處 理 。  
2 6 .    
若 市 民 要 求 查 閱 本 辦 公 室 的 檔 案 , 則 須 根 據 《 公 開 資 料
守 則 》 處 理 。  
2 7 .    
處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 確 保 檔 案 已 按 當 時 的 機 密 程 度 妥
為 分 類 , 但 須 注 意 檔 案 分 類 不 應 高 於 所 需 的 保 密 程 度 。 在 處 理 機
密 檔 案 時 , 務 須 遵 守 《 保 安 規 例 》 的 規 定 。  
追 查 檔 案 行 蹤  
準 確 及 不 時 更 新 的 檔 案 清 單  
2 8 .    
所 有 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 保 存 準 確 和 不 時 更 新 的 檔 案 清
單 , 當 中 收 納 各 類 重 要 資 料 , 包 括 ( i ) 案 卷 名 稱 ; ( i i ) 案 卷 編 號 ;
( i i i ) 案 卷 開 立 日 期 與 結 束 日 期 ; 以 及 ( i v ) 案 卷 存 放 地 點 ( 例 如 : 存
放 的 房 間 / 樓 層 ) 。 檔 案 清 單 的 樣 本 載 於 附 錄 。  
2 9 .    
檔 案 行 蹤 須 透 過 電 腦 條 碼 檔 案 管 理 系 統 、 檔 案 行 蹤 卡 ( 通
用 表 格 第 4 4 8 號 ) 或 其 他 有 效 方 法 登 記 。 案 卷 必 須 經 由 各 總 務 組
或 負 責 人 員 處 理 , 以 便 能 緊 貼 其 行 蹤 。  
3 0 .    
檔 案 管 理 人 員 ( 個 別 檔 案 經 理 / 檔 案 室 主 管 或 其 助 理 人 員 )
應 每 隔 半 年 進 行 案 卷 盤 點 , 並 定 期 查 核 案 卷 位 置 , 以 減 低 案 卷 誤
置 或 遺 失 的 情 況 。 檔 案 經 理 亦 須 不 時 進 行 隨 機 / 抽 樣 查 核 。 當 處
別 / 部 別 / 辦 事 處 遇 有 人 事 變 動 時 , 助 理 部 門 檔 案 經 理 則 須 安 排 進
行 特 別 盤 點 。  
                                                 
5    上 次 由 部 門 檔 案 經 理 統 籌 的 檢 討 , 已 於 二 零 一 一 年 十 二 月 完 成 。  
 


 
檔 案 移 送 及 大 批 轉 移  
3 1 .    
為 確 保 檔 案 在 移 送 途 中 得 到 安 全 保 管 , 所 有 處 別 / 部 別
/ 辦 事 處 須 採 取 有 效 措 施 ( 例 如 登 記 檔 案 、 把 檔 案 存 放 在 上 鎖 / 適
當 密 封 的 容 器 內 、 移 送 前 後 點 算 檔 案 ) 。 如 轉 移 大 批 檔 案 , 必 須
採 取 下 述 安 排 : ( i ) 指 派 職 級 不 低 於 二 級 行 政 主 任 或 同 等 職 級 的 人
員 ( 即 其 職 級 的 頂 薪 點 不 低 於 總 薪 級 表 第 2 7 點 或 同 等 薪 級 點 的 人
員 ) , 監 察 整 項 工 作 ; ( i i ) 先 盤 點 後 轉 移 ; ( i i i ) 轉 移 後 再 點 算 ; ( i v )
記 錄 點 算 資 料 ; 以 及 ( v ) 隨 即 更 新 案 卷 貯 存 地 點 。  
遺 失 或 未 經 授 權 銷 毀 檔 案  
3 2 .    
遇 有 遺 失 或 未 經 授 權 銷 毀 檔 案 的 事 故 , 有 關 處 別 / 部 別
/ 辦 事 處 所 屬 的 檔 案 經 理 須 立 即 向 部 門 檔 案 經 理 報 告 , 並 同 時 把
報 告 的 副 本 送 交 政 府 檔 案 處 。 部 門 檔 案 經 理 在 接 獲 報 告 後 , 在 有
關 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 的 協 助 下 , 須 ( i ) 查 明 事 實 並 找 出 引 致 遺 失
或 未 經 授 權 銷 毀 檔 案 的 詳 情 ; ( i i ) 如 有 必 要 , 重 建 有 關 檔 案 ; ( i i i )
採 取 措 施 , 避 免 再 次 發 生 同 類 事 件 ; ( i v ) 考 慮 是 否 需 要 採 取 紀 律
處 分 或 其 他 行 政 措 施 ; 以 及 ( v ) 在 三 個 月 內 向 政 府 檔 案 處 報 告 上 述
( i ) 至 ( i v ) 項 的 調 查 結 果 和 行 動 。  
3 3 .    
遺 失 的 檔 案 如 載 有 機 密 資 料 或 個 人 資 料 , 必 須 遵 從 載 於
其 他 守 則 和 規 例 ( 例 如 《 保 安 規 例 》 ) 的 申 報 規 定 。  
檔 案 的 存 廢  
編 訂 檔 案 存 廢 期 限 表  
3 4 .    
不 論 任 何 形 式 , 所 有 檔 案 應 依 循 已 批 核 的 存 廢 期 限 表 作
存 廢 。 該 期 限 表 訂 明 有 關 檔 案 的 保 管 ( 例 如 由 本 辦 公 室 或 政 府 檔
案 處 的 檔 案 中 心 保 管 ) 、 保 存 期 ( 例 如 三 年 ) 和 存 廢 安 排 ( 例 如 予 以
銷 毀 或 把 具 有 歷 史 價 值 的 檔 案 移 交 政 府 檔 案 處 歷 史 檔 案 館 作 永 久
保 存 ) , 以 便 有 系 統 地 進 行 檔 案 存 廢 工 作 。  
3 5 .    
有 關 行 政 檔 案 的 存 廢 , 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 應 採 用 政 府
檔 案 處 編 訂 的 存 廢 期 限 表 。 有 關 內 容 詳 見 檔 案 管 理 叢 書 第 4 號 :













(


h t t p : / / g r s . h o s t . c c g o . h k s a r g / p u b 4 . h t m 取 閱 ) 。  
3 6 .    
業 務 檔 案 應 按 本 辦 公 室 編 訂 並 經 政 府 檔 案 處 批 核 的 存 廢
期 限 表 予 以 存 廢 。 為 免 在 沒 有 確 實 公 務 需 要 的 情 況 下 把 檔 案 保 存
 


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過 久 , 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 在 編 訂 存 廢 期 限 表 時 , 如 把 檔 案 的 保
存 期 限 訂 為 七 年 或 以 上 , 應 審 慎 檢 討 是 否 確 有 公 務 需 要 。 經 批 核
的 存 廢 期 限 表 副 本 應 提 交 部 門 檔 案 經 理 。  
3 7 .    
在 二 零 一 二 年 四 月 之 後 開 立 且 尚 未 包 括 在 存 廢 期 限 表 內
的 新 業 務 檔 案 類 別 , 有 關 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 按 檔 案 管 理 叢 書
第 1 號 : 《 編 訂 檔 案 存 廢 期 限 表 及 檔 案 存 廢 實 用 指 南 》 ( 可 於
http://grs.host.ccgo.hksarg/sch_disp.htm 取 閱 )   編 訂 暫 擬 存 廢 期 限 表 , 並 在
有 關 的 檔 案 類 別 開 立 後 兩 年 內 , 把 暫 擬 存 廢 期 限 表 送 交 政 府 檔 案
處 , 以 徵 求 同 意 。 暫 擬 的 存 廢 期 限 表 及 其 定 稿 應 由 一 名 職 級 不 低
於 高 級 行 政 主 任 或 同 等 職 級 的 人 員 批 核 及 簽 署 。  
定 期 處 置 過 期 檔 案  
3 8 .    
定 期 處 置 檔 案 存 廢 , 可 以 方 便 檢 索 常 用 檔 案 , 並 可 減 省
保 管 和 貯 存 檔 案 的 支 出 。 因 此 , 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 應 至 少 每
兩 年 檢 討 如 何 處 置 過 期 檔 案 一 次 ; 行 政 檔 案 應 根 據 《 一 般 行 政 檔
案 存 廢 期 限 表 》 處 置 ; 而 業 務 檔 案 則 應 根 據 已 批 核 的 存 廢 期 限 表
處 置 。 過 期 檔 案 保 存 及 存 廢 的 檢 討 結 果 , 應 由 一 名 職 級 不 低 於 高
級 行 政 主 任 或 同 等 職 級 的 人 員 予 以 考 慮 及 以 書 面 簽 批 , 並 妥 為 記
錄 在 案 。 每 次 檢 討 須 定 下 清 晰 的 目 標 完 成 日 期 , 並 須 於 合 理 時
間 ( 例 如 一 兩 個 月 ) 內 完 成 。 檢 討 結 果 和 任 何 跟 進 行 動 , 均 須 記 錄
在 案 。  
3 9 .    
具 有 歷 史 價 值 的 檔 案 , 須 根 據 相 關 的 存 廢 期 限 表 , 移 交
政 府 檔 案 處 的 歷 史 檔 案 館 。 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 如 欲 保 留 具 有 歷
史 價 值 或 潛 在 歷 史 價 值 的 過 期 檔 案 , 延 遲 移 送 歷 史 檔 案 館 作 保 存
或 鑑 定 逹 兩 年 以 上 , 必 須 具 有 充 分 理 據 , 及 取 得 一 名 首 長 級 人 員
的 書 面 批 准 , 並 就 延 遲 移 交 有 關 檔 案 一 事 通 知 部 門 檔 案 經 理 。 在
下 一 次 處 置 過 期 檔 案 時 , 有 關 的 個 案 必 須 提 交 相 關 的 首 長 級 人 員
作 出 批 示 。 延 遲 移 交 過 期 並 具 有 歷 史 價 值 的 檔 案 , 應 屬 例 外 情
況 , 不 應 視 為 常 規 , 有 關 要 求 須 具 有 充 分 理 據 , 方 可 獲 得 批 核 。  
4 0 .    
在 進 行 檔 案 存 廢 工 作 時 , 須 特 別 注 意 已 開 立 逾 3 0 年 但
仍 未 結 檔 的 案 卷 , 並 考 慮 應 否 把 有 關 案 卷 結 檔 , 然 後 根 據 《 一 般
行 政 檔 案 存 廢 期 限 表 》 或 經 批 核 的 存 廢 期 限 表 處 置 。  
                                                 
6  
上 次 由 部 門 檔 案 經 理 統 籌 的 檢 討 工 作 , 已 於 二 零 一 二 年 四 月 完 成 。  
 


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4 1 .    
各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 處 置 或 銷 毀 任 何 檔 案 前 , 必 須 使









便



(


http://grs.host.ccgo.hksarg/sch_disp.htm取 閱 ) , 事 先 徵 得 政 府 檔 案 處 處
長 的 同 意 。  
4 2 .    
為 盡 量 減 少 因 未 經 授 權 而 銷 毀 檔 案 的 情 況 , 各 處 別 / 部
別 / 辦 事 處 須 按 照 總 務 通 告 第 2 / 2 0 0 9 號 附 錄 I V 所 載 的 檔 案 存 廢
程 序 , 處 理 可 予 處 置 的 檔 案 。  
4 3 .    
各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 須 永 久 保 存 所 有 與 檔 案 存 廢 相 關
的 記 錄 , 包 括 內 部 簽 批 、 政 府 檔 案 處 處 長 的 同 意 書 , 以 及 獲 批 核
處 置 的 檔 案 清 單 , 以 供 日 後 參 考 。    
移 交 檔 案 予 非 政 府 機 構  
4 4 .    
除 非 事 先 徵 得 政 府 檔 案 處 處 長 的 同 意 , 否 則 不 得 把 政 府
檔 案 轉 移 至 政 府 以 外 的 機 構 。 如 需 要 把 檔 案 移 送 至 非 政 府 機 構 ,
有 關 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 應 事 先 向 部 門 檔 案 經 理 送 交 有 待 轉 移 的
檔 案 清 單 , 以 便 徵 求 政 府 檔 案 處 處 長 同 意 , 使 具 有 歷 史 價 值 的 檔
案 得 以 妥 善 處 理 。  
4 5 .    
有 待 轉 移 的 檔 案 應 按 存 廢 期 限 表 分 類 , 並 在 檔 案 清 單 中
列 出 下 述 資 料 : ( i ) 案 卷 名 稱 ; ( i i ) 案 卷 編 號 ; 以 及 ( i i i ) 案 卷 的 開 立
日 期 與 結 束 日 期 。  
檢 討 存 廢 期 限 表  
4 6 .    
為 配 合 環 境 的 轉 變 , 各 部 別 / 組 別 / 辦 事 處 應 參 照 政 府









(


http://grs.host.ccgo.hksarg/doc/Checklist_v1R.pdf 取 閱 ) , 最 少 每 五 年 檢
討 有 關 其 已 批 核 的 檔 案 存 廢 期 限 表 一 次 。 有 關 的 檢 討 和 任 何 修
訂 , 均 須 由 一 名 職 級 不 低 於 高 級 行 政 主 任 或 同 等 職 級 的 人 員 簽
批 。 檔 案 存 廢 期 限 表 的 任 何 擬 議 修 訂 , 亦 應 提 交 政 府 檔 案 處 審
批 。  
4 7 .    
每 次 的 檢 討 均 須 定 下 清 晰 的 完 成 日 期 目 標 , 並 於 合 理
時 間 ( 約 兩 至 三 個 月 ) 內 完 成 。 檢 討 結 果 和 任 何 跟 進 行 動 , 均 須 記
錄 在 案 。  
                                                 
7  
上 次 由 部 門 檔 案 經 理 統 籌 的 檢 討 工 作 , 已 於 二 零 一 二 年 十 二 月 完 成 。  
 


 
記 錄 檔 案 管 理 過 程  
4 8 .    
有 關 檔 案 管 理 的 政 策 、 過 程 及 檔 案 保 管 系 統 的 記 錄 , 須
符 合 法 律 、 規 管 、 運 作 及 相 關 技 術 的 要 求 。 檔 案 管 理 工 作 的 記
錄 , 應 包 括 :  
( a )   檔 案 管 理 政 策 、 程 序 及 指 引 的 制 定 和 檢 討 ;  
( b )   檔 案 管 理 職 能 及 責 任 的 指 定 安 排 ;  
( c )   檔 案 開 立 / 收 存 的 決 定 ;  
( d )   檔 案 清 單 ;  
( e )   檔 案 分 類 表 的 編 訂 、 採 用 及 檢 討 ;  
( f )   檔 案 貯 存 的 檢 討 ;  
( g )   檔 案 取 閱 的 安 排 ;  
( h )   檔 案 的 行 蹤 ;  
( i )   檔 案 存 廢 期 限 表 的 編 訂 及 檢 討 ;  
( j )   檔 案 存 廢 的 內 部 審 批 及 政 府 檔 案 處 的 批 准 ;  
( k )   延 遲 把 具 有 歷 史 價 值 或 潛 在 歷 史 價 值 的 檔 案 移 送 政 府 檔
案 處 的 歷 史 檔 案 館 ;  
( l )   檔 案 存 廢 程 序 ;  
( m )   大 批 轉 移 檔 案 的 程 序 ;  
( n )   移 送 檔 案 至 本 辦 公 室 其 他 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 、 其 他 決
策 局 / 部 門 或 政 府 以 外 的 機 構 ;  
 
 
 
10 

 
( o )   對 檔 案 遺 失 或 未 經 授 權 銷 毀 的 事 故 採 取 的 調 查 及 跟 進 行
動 ;  
( p )   保 護 極 重 要 檔 案 計 劃 ; 以 及  
( q )   檔 案 管 理 的 監 察 。  
4 9 .    
各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 亦 須 因 應 情 況 , 把 上 文 沒 有 列 出
的 其 他 檔 案 管 理 工 作 記 錄 在 案 。  
因 應 行 政 變 動 的 檔 案 管 理  
5 0 .    
由 於 行 政 安 排 會 不 時 有 所 變 動 , 例 如 重 組 公 務 職 能 及 工
作 等 , 以 致 檔 案 須 在 本 辦 公 室 內 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 之 間 移
交 , 或 移 交 予 其 他 政 策 局 / 部 門 , 又 或 從 其 他 政 策 局 / 部 門 接 受
檔 案 。 該 等 移 交 須 根 據 《 檔 案 管 理 守 則 》 第 8 章 所 載 的 程 序 ( 可
於 http://grs.host.ccgo.hksarg/doc/RM_Manual.pdf 取 閱 ) 妥 為 處 理 , 當 中
包 括 擬 備 準 確 的 待 移 交 檔 案 清 單 , 更 新 檔 案 清 單 / 分 類 表 / 存 廢
期 限 表 , 根 據 程 序 安 排 轉 移 大 批 檔 案 等 。 為 確 保 統 籌 工 作 有 效 進
行 , 凡 與 其 他 政 策 局 / 部 門 有 檔 案 移 交 , 各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處
均 須 通 知 部 門 檔 案 經 理 。  
檢 討 檔 案 管 理 措 施  
5 1 .    
為 確 保 本 辦 公 室 的 檔 案 管 理 計 劃 能 有 效 運 作 , 並 符 合 政
府 檔 案 處 的 檔 案 管 理 強 制 性 規 定 , 部 門 檔 案 經 理 會 定 期 就 各 處 別
/ 部 別 / 辦 事 處 的 檔 案 管 理 實 務 進 行 和 協 調 檢 討 工 作 , 並 不 時 就
此 收 集 報 表 , 而 檢 討 範 疇 將 包 括 但 不 限 於 檔 案 分 類 表 、 檔 案 貯
存 、 檔 案 清 單 、 檔 案 存 廢 計 劃 等 。  
5 2 .    
各 處 別 / 部 別 / 辦 事 處 主 管 亦 有 責 任 向 非 公 務 員 合 約 僱
員 和 擔 任 短 期 職 務 和 工 作 的 人 員 , 講 解 本 辦 公 室 的 檔 案 管 理 政 策
和 上 述 的 運 作 和 程 序 指 引 。  
 
 
政 務 司 司 長 辦 公 室 及 財 政 司 司 長 辦 公 室  
行 政 署  
二 零 一 三 年 五 月  
 
11 


To : General Section, Departmental Administration Unit
附錄
(Attn. SEO(G))
List of Records - 
Administrative Records (position as at 1.3.2013)
Division / Section : 
ABC Section
Name / Post / Tel no. of responsible officer : Mr AB CHAN, EO - Tel. 2810 9999
Covering Period
Date opened
Date closed
File Reference
Part No.
File Title
Location
Disposal schedule
(dd/mm/yyyy) (dd/mm/yyyy)
e.g.
CSO/AW/1-50/3
2
CIRCULARS AND DIRECTIVES - Circular Memorandum
22/10/2009
31/08/2011
Rm 2551, CGOWW
1-50 Routine 2 Y D
CSO/AW/1-50/3
3
CIRCULARS AND DIRECTIVES - Circular Memorandum
31/08/2011
-
Rm 2551, CGOWW
1-50 Routine 2 Y D
Y = Year
D = Destroy after action completed
P = Refer to PRO for evaluation


To : General Section, Departmental Administration Unit
(Attn. SEO(G))

List of Records - 
Programme Records (position as at 1.3.2013)
Division / Section : 
ABC Section
Name / Post / Tel no. of responsible officer : Mr AB CHAN, EO - Tel. 2810 9999
Covering Period
Date opened
Date closed
File Reference
Part No.
File Title
Location
Disposal schedule
(dd/mm/yyyy) (dd/mm/yyyy)
e.g.
CSO/AW/JP/3
1
JP Matters - JP Newsletter
02/01/2008
-
Rm 2551, CGOWW RMO1 sent to GRS on 28.2.2013
CSO/AW/JP/33/3
1
Chi Ma Wan Correctional Institution
02/01/2001
31/12/2005
Tuen Mun RMO
RMO2 DA No. 1234
CSO/AW/JP/33/4
1
Green Island Reception Centre
02/01/2001
-
Rm 2551, CGOWW
RMO2 DA No. 1234
RMO1 = Records Inventory Form prepared by Bureau/Department/Office
RMO2 = Records Retention and Disposal Authority issued by GRS
-2-

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