電子標書歸檔
檔案處：
根據立法會及審計署公開資料，各政府部門須按《管理電子訊息的指引》以「列印後歸檔」原則記錄電子訊息。 現時政府已設立多個系統以電子方式收取各類採購的標書（以下簡稱電子標書），包括政府資訊科技總監辦公室的電子採購系統、政府物流處的電子投標箱系統及發展局的電子投標系統。
我欲按公開資料守則查詢檔案處或政府物流服務署有否為上述電子採購系統及電子投標箱系統收取標書的歸檔另立指引，或重申「列印後歸檔」適用於電子標書？
如「列印後歸檔」安排適用上述電子標書，可否提供政府去年「列印後歸檔」新增存檔及銷毀按標書的總數。
市民
Victor Lam
Thank you very much for the message. The content has been noted. We shall
reply to you, where appropriate, as soon as possible. Note: This is an
automatic reply to acknowledge receipt of your message. If you have not
sent us an e-mail, please kindly let us know by e-mail and ignore this
acknowledgement. 多謝閣下的電子郵件，內容備悉。如有需要，我們會盡快作出回
覆。 (注意: 這是電腦自動發出的回覆信息。 如閣下未曾向我們寄發電子郵件， 請
以電郵通知我們，並不必理會以上的回覆。)
林先生：
各決策局／部門（局／部門）須按政府檔案處制定的檔案管理守則、標準、指引和程
序，各自制定及實施一套全面的檔案管理計劃，當中包括決定應開立的檔案、檔案內
應有的資料，以及它們所需的準確和保安程度；以及決定檔案開立和記錄的形式和結
構等。此外，各局／部門有責任備存完整及準確的檔案（不論其形態或載體）。根據
總務通告第2/2009號—《檔案管理的強制性規定》，除非獲得政府檔案處同意，否則
局／部門應以「列印後歸檔」的方式保存電郵檔案。就電郵檔案以外的電子訊息檔案
（例如：於短訊服務或其他即時通訊服務所產生的電子訊息），各局／部門應按其業
務規則並參考《管理電子訊息的指引》以「列印後歸檔」的方式或採用其他方案（例
如：以錄事形式將討論內容記錄），將電子訊息檔案收納到部門的檔案保管系統。至
於其他電子檔案，各局／部門須根據其部門檔案管理政策及業務規則，妥善管理和貯
存。
政府檔案處並沒有備存各局／部門關於標書檔案的資料和數據，請向相關局／部門查
詢。
行政署長
(葉詠欣 代行)
From: Katherine WY YIP/CSO
Sent: Monday, March 27, 2023 11:20 AM
To: '[FOI #1333 email]'
<[1][FOI #1333 email]>
Subject: Re: 公開資料 request - 電子標書歸檔
林先生：
你於本年3月18日致行政署的電郵收悉。本署會盡快回覆。
行政署長
(葉詠欣 代行)
葉女士：
政府檔案處可否提供
1）獲得檔案處同意無需「列印後歸檔」的方式保存電郵/其他電子檔案的局/部門名單。
2） 貴部門處理電子標書的部門檔案管理政策及業務規則
市民
Victor Lam
林先生：
就你於本年4月23日致行政署的電郵，本署的回覆如下：
(1) 根據總務通告第2/2009號—《檔案管理的強制性規定》，除非獲得政府檔案處同
意，否則局／部門應以「列印後歸檔」的方式保存電郵檔案。下列9個局／部門／辦
公室在推行電子檔案保管系統後，已獲得政府檔案處同意，免除以「列印後歸檔」的
方式管理電郵檔案：
1. 政務司司長辦公室轄下行政署
2. 政務司司長辦公室轄下政府檔案處
3. 創新科技及工業局轄下政府資訊科技總監辦公室
4. 知識產權署
5. 渠務署
6. 土木工程拓展署
7. 前商務及經濟發展局轄下的前通訊及創意產業科 (註1)
8. 差餉物業估價署 (註2)
9. 建築署轄下屋宇裝備處
註1： 不包括創意香港，前通訊及創意產業科的職能已由文化體育及旅遊局接掌。
註2： 差餉物業估價署的電子檔案保管系統只管理非機密檔案及包括約100名使用者
。
(2) 政府檔案處為政務司司長辦公室轄下行政署的一個辦公室。由於「電子標書」是
檔案的其中一種，載列於行政署部門內部通告第2/2013號的部門檔案管理政策亦適用
於行政署（包括政府檔案處）的「電子標書」。 此外，政府檔案處「與標書相關的
業務規則」亦適用於處理電子標書。
現附上上述內部通告及政府檔案處「與標書相關的業務規則（只有英文版）」，以供
備悉。
部門管理政策: [See attachment "02a. 部 門 檔 案 管 理 政
策 ( 包 括 附 件 I 及 III ).pdf"]
[See attachment "02b. 部 門 檔 案 管 理 政
策 - 附 件 II.pdf"]
與標書相關的業務規則 （只有英文 [See attachment "Business rule -
版）: tender.pdf"]
行政署長
(岑慧敏 代行)
From: Katherine WY YIP/CSO
Sent: Tuesday, May 2, 2023 11:00 AM
To: '[FOI #1333 email]'
<[1][FOI #1333 email]>
Subject: Re: 公開資料 request - 電子標書歸檔
林先生：
你於本年4月23日致行政署的電郵收悉。本署會盡快回覆。
行政署長
(葉詠欣 代行)
林先生：
就你於本年4月23日致行政署的電郵，本署的回覆如下：
(1) 根據總務通告第2/2009號—《檔案管理的強制性規定》，除非獲得政府檔案處同
意，否則局／部門應以「列印後歸檔」的方式保存電郵檔案。下列9個局／部門／辦
公室在推行電子檔案保管系統後，已獲得政府檔案處同意，免除以「列印後歸檔」的
方式管理電郵檔案：
1. 政務司司長辦公室轄下行政署
2. 政務司司長辦公室轄下政府檔案處
3. 創新科技及工業局轄下政府資訊科技總監辦公室
4. 知識產權署
5. 渠務署
6. 土木工程拓展署
7. 前商務及經濟發展局轄下的前通訊及創意產業科 (註1)
8. 差餉物業估價署 (註2)
9. 建築署轄下屋宇裝備處
註1： 不包括創意香港，前通訊及創意產業科的職能已由文化體育及旅遊局接掌。
註2： 差餉物業估價署的電子檔案保管系統只管理非機密檔案及包括約100名使用者
。
(2) 政府檔案處為政務司司長辦公室轄下行政署的一個辦公室。由於「電子標書」是
檔案的其中一種，載列於行政署部門內部通告第2/2013號的部門檔案管理政策亦適用
於行政署（包括政府檔案處）的「電子標書」。 此外，政府檔案處「與標書相關的
業務規則」亦適用於處理電子標書。
現附上上述內部通告及政府檔案處「與標書相關的業務規則（只有英文版）」，以供
備悉。
部門管理政策: [See attachment "02a. 部 門 檔 案 管 理 政
策 ( 包 括 附 件 I 及 III ).pdf"]
[See attachment "02b. 部 門 檔 案 管 理 政
策 - 附 件 II.pdf"]
與標書相關的業務規則 （只有英文 [See attachment "Business rule -
版）: tender.pdf"]
行政署長
(岑慧敏 代行)
From: Katherine WY YIP/CSO
Sent: Tuesday, May 2, 2023 11:00 AM
To: '[FOI #1333 email]'
<[1][FOI #1333 email]>
Subject: Re: 公開資料 request - 電子標書歸檔
林先生：
你於本年4月23日致行政署的電郵收悉。本署會盡快回覆。
行政署長
(葉詠欣 代行)
